DossierExternaliser la prestation de paie

1 - Réduire les coûts : un impératif... secondaire

Veille permanente, fiabilité totale ou encore visibilité sur les coûts administratifs... Tels sont, en substance, les trois principaux avantages de l'externalisation de la paie. Pour répondre au mieux aux attentes de chacun, les directions achats doivent être associées dès la phase initiale du projet.

La paie et l'administration du personnel occupent encore près de 30 % du temps de la fonction RH, révèle une étude réalisée par Markess International, publiée en mars 2013. Autant de travail qui rend impossible la poursuite de missions plus stratégiques, comme la gestion des talents ou des performances. Les décideurs RH et leurs équipes ne peuvent ainsi y consacrer que 13 % de leur activité globale, ce qui leur semble insuffisant. Il faut donc trouver des moyens de simplifier les processus courants, soit par l'informatisation, soit par l'externalisation.

Or, pour que l'achat d'externalisation de la paie soit réellement profitable à l'entreprise, il faut encore que l'ensemble des intérêts de tous les services, y compris ceux de la fonction achats, soient pris en compte. Pour cela, les acheteurs doivent s'impliquer dans les phases initiales du projet afin de synthétiser les attentes de chacun dans un cahier des charges précis. Les bonnes raisons ­d'externaliser la gestion de la paie sont nombreuses, mais contrairement aux idées reçues, ce n'est sans doute pas la réduction des coûts qui doit constituer la motivation première du projet.

Une veille permanente

Générer des bulletins de salaire exige tout d'abord une veille permanente, car la législation est très mouvante. Elle nécessite une fiabilité totale, car une gestion approximative de la paie peut conduire à un climat social délétère au sein de l'entreprise. En externalisant sa gestion à des spécialistes, constamment informés des évolutions en matière de droit social, l'entreprise limite les risques de conflits et d'erreurs. " On pourrait supposer qu'il suffit de presser un bouton, observe Christine Clérin, directrice de la division paie et gestion administrative du personnel pour Primexis. Nous sommes malheureusement loin du compte ! "

L'externalisation de la paie permet aussi d'obtenir une véritable visibilité sur les coûts administratifs. Cette prévisibilité des tarifs des prestataires, et leur évolution linéaire, contribue à maîtriser le budget dans le temps, ce qui, à terme, donne la possibilité de réaliser des économies d'échelle. Par ailleurs, l'externalisation ouvre la voie à une montée en compétence des personnes en charge de cette activité au sein du service RH. Elles s'occuperont de piloter les interactions avec le prestataire, puis s'acquitteront de missions plus complexes comme la gestion des carrières, par exemple.