DossierExternaliser la prestation de paie

2 - Bien connaître pour bien choisir

Pour choisir le prestataire qui se chargera de la paie, il est impératif de connaître le coût de chaque ligne d'un bulletin de salaire et ensuite d'évaluer les ressources qui seront mises à disposition et le temps de traitement. Autre point important : la mesure de l'engagement du prestataire.

Fabrice Ménelot, cofondateur et directeur associé de Crop and Co, spécialiste de la transformation achats, estime qu'il ne faut externaliser que ce que l'on connaît bien. " Si vous n'êtes pas en mesure d'identifier clairement vos besoins, si vous ne pouvez pas évaluer les compétences des prestataires, vous ne pourrez réaliser une opération profitable. " C'est l'une des raisons du peu d'implication de la fonction achats dans le processus de sélection des prestataires RH. " C'est d'autant plus regrettable, poursuit Fabrice Ménelot, que les acheteurs peuvent apporter une valeur intéressante au processus. "

Analyser le coût de la génération du bulletin de salaire

La connaissance du coût de chaque ligne d'un bulletin salaire constitue un premier élément important pour comparer les offres des prestataires. Selon Walter Zanoni, responsable du département Saphyr pour Hardis, " la définition de la grille d'évaluation des prestataires passe d'abord par une analyse fine du coût de la génération du bulletin de salaire puis par la mesure de l'engagement du ­prestataire. Et c'est le critère différenciant. "

Aussi est-il capital de savoir quelles seront les ressources dédiées à l'entreprise, combien de collaborateurs le prestataire mettra à disposition, combien d'interlocuteurs seront en mesure de répondre aux demandes, en combien de temps, etc. " Il s'agit là de critères objectifs, que les acheteurs, même s'ils n'ont pas la connaissance technique associée à la génération de bulletins de salaire, peuvent aisément comparer dans un référentiel initial ", confie le spécialiste.

Il est même possible d'impliquer davantage le fournisseur en prévoyant, dans le cahier des charges, des clauses de responsabilité en cas d'erreur sur les bulletins de salaire. " Un prestataire compétent et sûr de lui n'hésitera pas à prendre à sa charge les erreurs éventuelles et leurs conséquences, soit auprès des salariés, soit auprès de l'administration ", conclut Walter Zanoni.