DossierPanorama de la fonction achats

7 - Les outils achats

L'informatisation des services achats est en marche depuis de nombreuses années. Cependant, nombre de direction achats n'ont pas encore recours à des logiciels de pilotage dédiés. Le point sur les solutions existantes.

Les logiciels de pilotage

Le logiciel de pilotage le plus en vogue dans les achats est... Excel! En effet, plus de 82% des acheteurs recourent quotidiennement à la célèbre application de Microsoft pour concevoir des tableaux de bord et autres comptes rendus d'activité (source: enquête Demos / Décision Achats 2015). Principal avantage: la relative simplicité d'utilisation d'un tableur.

En revanche, une telle solution ne répond pas aux besoins parfois complexes d'une direction achats, notamment en termes de saisie, de partage et d'actualisation des informations De même, les ERP et les logiciels de Business Intelligence permettent d'extraire un certain nombre de données et d'analyser les dépenses de l'entreprise. Cependant, les informations restituées, principalement d'ordre comptable, ne sont pas directement exploitables par les acheteurs et leur interprétation se révèle compliquée. Pour surmonter ces difficultés, il existe néanmoins des logiciels dédiés à la fonction achats.

• Les logiciels de consolidation des données achats

Qui achète quoi et à quel prix? Les logiciels de consolidation des données permettent à une direction achats de connaître avec précision la nature et le montant des dépenses de l'entreprise. Cela paraît évident pour un néophyte et pourtant, dans les faits, les acheteurs ont souvent bien du mal à déterminer les volumes d'achats par famille, par structure ou par zone géographique Autant de données indispensables pour déployer toute stratégie achats.

L'utilisation d'un logiciel de consolidation des données ("Spend Analysis") permet de résoudre ce problème récurrent. En quelques clics, l'entreprise connaît, à partir des factures fournisseurs, le montant des achats selon la classification qu'elle aura définie Les données sont consolidées dans des tableaux qui pourront être ensuite analysés par les acheteurs. Attention, toutefois, les logiciels de Spend Analysis ne détectent pas les erreurs de facturation et possèdent une marge d'erreur importante, en particulier dans le domaine du hors production où les petites factures erronées sont nombreuses.

• Les logiciels de pilotage achats

Environ 32% des entreprises déclarent utiliser un logiciel de pilotage dédié à la fonction achats (source étude Demos / Décision Achats 2010). Ces applications permettent de centraliser les données, de partager les informations et d'analyser les dépenses de l'entreprise. Ils fournissent toute une batterie d'indicateurs et de statistiques par famille d'achats ou par collaborateur (nombre d'appels d'offres, historique des contacts, etc.). Ils permettent ainsi d'analyser la performance de chaque acheteur (économies générées, respect des plannings, etc.) et d'apporter des correctifs si nécessaire. Le déploiement d'un logiciel de pilotage est donc le signe d'une professionnalisation accrue de la fonction achats dans l'entreprise.

L'e-achat

Comme son nom l'indique, l'e-achat revient à utiliser un certain nombre d'applications et de technologies liées à Internet. Il recouvre le processus achats en lui-même (e-sourcing) mais également le processus d'approvisionnement (e-procurement).

• L'e-sourcing

Les logiciels d'e-sourcing sont composés de plusieurs modules qui suivent, peu ou prou, toutes les étapes d'un processus achats traditionnel. Par exemple, un module paramétré par l'entreprise permettra à tout acheteur de définir son besoin selon une méthodologie prédéfinie par la direction achats.

On distingue également les modules d'e-RFI (Request for Information), qui permettent à un acheteur de demander des informations à leurs fournisseurs, des modules d'e-RFQ (Request for Quotation), autrement dit des modules d'appel d'offres en ligne.

Mais les applications les plus connues de l'e-sourcing restent les modules d'enchères en ligne, plus couramment appelées enchères inversées. D'une efficacité redoutable, ces modules permettent de mettre en compétition, en direct et dans un temps limité, des fournisseurs. À charge pour ces derniers de proposer l'offre, basée sur un indice et pas nécessairement sur un prix, la plus basse.

• L'e-procurement
  

Les plateformes d'e-procurement permettent d'automatiser la gestion des approvisionnements. Toutes les demandes d'achats, qui émanent des collaborateurs, sont ainsi formalisées via un module dédié. Les prescripteurs choisissent les produits et les services qu'ils souhaitent acheter dans les catalogues de l'entreprise. Des systèmes d'autorisation et de validation peuvent être mis en place, en particulier s'il s'agit de produits ou de services non référencés par la direction achats. Des logiciels de rapprochement et de contrôle des factures permettent de prévenir tout problème de paiement.

La conduite du changement

Quelle que soit la solution déployée, la conduite du changement est une étape incontournable pour assurer la réussite de tout projet, en particulier dans l'univers des achats. Une erreur courante est de souhaiter implémenter une suite logicielle complète, sans se préoccuper de la maturité achats de l'entreprise, des connaissances et de l'état d'esprit de ses acheteurs. La première règle consiste donc à partir de l'existant et des processus-clés de l'entreprise, et non de l'offre du marché. Il faut toutefois veiller à fixer des objectifs réalistes car la résistance au changement est toujours très présente lors de l'adoption d'un nouveau logiciel.

Informatiser ses achats revient à définir une nouvelle méthodologie, standard et partagée par tous les acheteurs de l'entreprise. Au-delà de l'aspect purement technologique, les SI achats représentent donc une véritable révolution d'un point de vue organisationnel et managérial. Pour réussir un tel projet, il est donc nécessaire d'établir un plan de déploiement et surtout d'adoption du logiciel achats. Celui-ci doit être progressif. Dans un premier temps, l'objectif est de faire adopter par le plus grand nombre les modules de base du SI achats. Dans un deuxième temps, des acheteurs plus expérimentés et volontaires testent des fonctionnalités plus avancées, par exemple les enchères inversées si l'entreprise ne les pratiquait pas jusqu'à alors. Enfin, dans un troisième temps, ce plan peut prévoir l'utilisation de la plupart des modules du logiciel par l'ensemble des acheteurs.

Le déploiement d'un SI achats est généralement confié à une équipe projet dont le rôle est d'informer, d'impliquer et de former, au final, les acheteurs. Sans oublier les fournisseurs, qui seront amenés à utiliser certaines fonctionnalités. En effet, si les fournisseurs ne sont pas bien préparés, le déploiement du projet et l'adoption du logiciel ont toutes les chances de ne pas aboutir. Par ailleurs, l'implication du top management ou du management intermédiaire est un facteur de succès souvent sous-estimé. L'implication d'un membre du comité de direction est indéniablement un plus, à condition que celle-ci soit constante.

Enfin, une bonne communication est la clé de voûte d'un projet réussi. L'enjeu est ici d'acheter mieux, pas nécessairement moins cher. Et pourtant, la réduction des coûts est souvent l'unique discours délivré aux acheteurs. Pour ce faire, il est utile de constituer un tableau de bord dont les indicateurs (nombre de personnes formées, familles d'achats traitées, fonctionnalités utilisées, etc.) suivent le déploiement du logiciel et son adoption par les utilisateurs. Réunions mensuelles, puis trimestrielles, débriefs après l'utilisation de certaines fonctionnalités, piqûre de rappel lors d'une formation semestrielle ou annuelle, compte rendu, newsletters, etc. Les moyens de communication à la disposition des directions achats ne manquent pas. Reste à trouver ceux qui conviendront le mieux à chaque entreprise.