Le digital, super assistant de l'acheteur

Comment manager et piloter efficacement la fonction? C'est le casse-tête quotidien des responsables achats. Les principes fondateurs de la performance achat sont : simplicité, rapidité et économie. Or, établir des tableaux de bord toujours plus précis et plus complexes et envoyer des reporting différenciés selon les destinataires est une tâche particulièrement chronophage pour l'acheteur. Avec le développement de la technologie, l'évolution des outils, toujours plus rapides et intelligents, il est peut-être temps de s'affranchir de ces étapes contraignantes pour atteindre une vraie performance métier.

Les Salons Solutions, qui se sont déroulées fin septembre Porte de Versailles, à Paris, ont accueilli nombre de conférences et ateliers autour de l'impact du digital dans la transformation de l'entreprise et des différentes fonctions qui la compose. Plusieurs acteurs et experts se sont succédé en plateau pour apporter éléments de réponses et retours d'expériences. Voici l'essentiel de ce qui concernait la fonction achats.

S'ouvrir à la performance

"Les problématiques de pilotage sont les mêmes quelle que soit l'activité. Arrêtons d'envoyer les reporting c'est une perte de temps quand on peut faire du reporting ouvert et partagé", estime Fabrice Ménelot, co-fondateur de Crop & Co, société de conseil en stratégie et organisation achats qui vient de lancer Okaveo, une application de pilotage achats favorisant l'autonomie des utilisateurs et l'interopérabilité. Les reporting sont en accès libre pour tous les prescripteurs qui viennent ainsi "piocher" ce qui les intéresse. "Cela a l'avantage de faire gagner du temps et de rendre visible la performance achat!" souligne Fabrice Ménelot.

Car la performance achat qu'est-ce que c'est en réalité? Cela ne se réduit pas à une simple économie réalisée, à la seule finalité de l'objectif mais aussi à la conduite du projet d'achat pour atteindre cette finalité. "Il est nécessaire de rapprocher le gain économique et le temps passé pour obtenir ce gain, explique Franck Perrin, responsable des achats médicaux et non médicaux au CHRU de Nancy. La performance globale comprend la performance budgétaire, la performance chronologique dans le suivi et la tenue des calendriers prévisionnels par exemple, et la performance humaine notamment en termes de communication. C'est tout cela la performance de l'acheteur." Vitesse et visibilité sont donc devenus des paramètres clés. Pour répondre à ce besoin, l'acheteur a besoin d'outils ouverts et dynamiques. "Une cartographie des achats figée ne m'intéresse pas. J'ai besoin d'une cartographie dynamique qui permettra de dégager les tendances en temps réel pour avoir une visibilité rapide de l'équipe achats en termes de charge de travail et de l'activité en termes de programmation des achats, détaille Franck Perrin. C'est ce qui va permettre de faire les bons arbitrages pour le meilleur impact," précise-t-il.

Une aide précieuse à la décision

Si aujourd'hui l'automatisation des process d'approvisionnement est assez largement installée, sans doute parce c'était la brique la plus facile à outiller, cela ne concerne qu'une partie du métier de l'acheteur. D'ailleurs, l'approvisionnement n'est plus dédié uniquement aux acheteurs qui interviennent beaucoup plus en amont dans la stratégie achats. "C'est là l'intérêt de l'intelligence artificielle, juge Julien Nadaud, CPO chez Determine. Cela permet d'éviter de mobiliser un expert à chaque étape de la chaîne d'approvisionnement." Mais outre l'approvisionnement on peut aller beaucoup plus loin avec les nouvelles technologies. "Il est désormais possible de donner une véritable intelligence au SI achat en faisant fusionner le transactionnel et l'analytique", déclare Jacques Gorre de SAP qui vante les mérites de l'ERP cloud connecté à tous les autres outils de l'entreprise (CRM-SRM-RH, etc.) comme peut le faire S/4 HANA de SAP. La vitesse de traitement des tâches s'en trouverait révolutionnée et permettrait d'agir sur des données en temps réel. "Ouverts, partagés, connectés, les outils sont maintenant capables de mettre en perspective les indicateurs précis d'un utilisateur avec la stratégie de l'entreprise, d'identifier les points sensibles et même d'analyser et de proposer différentes solutions à un problème donné", s'enthousiasme Jacques Gorre.

Et à ceux qui annoncent déjà la fin du métier d'acheteur au prétexte que l'expertise sera détenue par l'outil, Fabrice Ménelot et Driss Rachdi, directeur R&D d'Axiscope répondent faux! Cette mise à disposition des informations clés à l'intérieur des processus donne de la valeur et de l'efficacité à l'action de l'utilisateur. L'action de l'acheteur prend ainsi tout son sens. Mieux! Elle apparaît de façon concrète sur l'activité globale de l'entreprise. "Accroître les capacités du SI achats en intégrant par exemple un simulateur de calcul du TCO qui permet de prendre en compte à la fois l'ensemble des coûts de la conception jusqu'à la fin de vie d'un produit et en même temps de considérer la valeur apportée par le fournisseur va grandement faciliter la réflexion et le choix stratégique. Cela permet de développer la maturité dans le cycle de décision", souligne Driss Rachdi d'Axiscope. Si le SI achat devient plus intelligent c'est pour servir la performance de l'acheteur. "L'intelligence de l'acheteur reste centrale pour définir la meilleure stratégie achats", conclut Fabrice Ménelot.