L'agilité dans les achats publics c'est possible!

Vaste sujet que l'agilité, qui plus est dans la commande publique. Les réflexions et les retours d'expérience mis en lumière lors du dernier forum des achats public, organisé par le CNA au coeur du ministère des Armées, ont pourtant démontré que les achats publics n'étaient pas dépourvus d'agilité. Il suffit parfois simplement d'utiliser au mieux l'éventail des possibilités offertes.

Le problème avec la notion d'agilité est que d'un interlocuteur à l'autre elle n'a pas toujours la même définition. Ainsi, loin de la méthode agile développée en informatique, l'agilité est pour certains avant tout un état d'esprit. De même, agilité et achat public peuvent sembler de prime abord deux notions paradoxales, sans doute parce que comme le souligne François Pintart, directeur des opérations à la DGA "traditionnellement l'achat public commence par l'expression d'un besoin alors que faire preuve d'agilité sous-entend être capable d'avancer même si le besoin n'est pas clairement définit ou en tous cas pouvoir s'adapter à un besoin évolutif". Arriver à adapter les processus achat et se montrer innovants tant dans les méthodes achats que dans l'approche juridique, voilà l'objectif à atteindre pour David Bonneau, DGS de la Région Ile-de-France. Un avis partagé par Michael Cohen de l'APHP qui prône une approche plus concrète de l'achat. Certes mais comme le souligne Denis Losfelt, DSI groupe SNCF "toute la difficulté sera donc d'arriver à passer d'une logique de résultat, plus facile à mettre en oeuvre pour l'acheteur, à une logique de moyens avec en ligne de mire la performance achat". Alors comment s'y prendre?

Les outils de l'agilité

L'agilité est affaire d'outils et d'organisation interne. L'enjeu pour les directions achats du secteur public est d'aider leurs collaborateurs et leurs prescripteurs métiers à penser différemment. "90% des achats restent prévisibles et peuvent être traités avec la méthodologie classique en 7 étapes, mais pour les 10% restant il importe d'ouvrir ses chakras", insiste Fabien Krawczyk, directeur des achats tertiaire du groupe La Poste. Si l'on veut anticiper, il faut en effet que les acheteurs soient intégrés le plus en amont possible et pour cela il faut changer les cultures. "Nous avons un gros travail de valorisation du métier d'acheteur en interne pour arriver à installer un binôme prescripteur/acheteur efficace", estime Franck Léna, directeur achats et partenariats stratégiques au CEA. Cela sous-entend travailler les processus achat. Etre capable de les simplifier dans certains cas, de réduire les délais de prise de décision en utilisant des méthodes de lean management pour les achats locaux ou les achats courants de faibles montants et en pensant aux outils déjà disponibles. Claire Legras, directrice des affaires juridiques du ministère des Armées rappelle à juste titre que d'autres outils que l'appel offre existent et peuvent être exploités au sein de la commande publique : "Sécurité juridique et souplesse d'acquisition ne s'opposent pas. Ne restons pas sur une vision du droit stérilisante. Outre l'appel d'offre, il existe la PCN, le partenariat d'innovation ou encore le dialogue compétitif."

Oser innover

Les acheteurs publiques doivent s'approprier l'outil juridique et l'éventail contractuel. Tout comme benchmark et sourcing doivent devenir des réflexes. L'enjeu est donc de redonner le pouvoir à l'équipe par le développement ou la promotion de compétences fortes. Certains acheteurs publics le font déjà. Ils étaient d'ailleurs plusieurs à profiter du forum pour partager leur expérience. C'est le cas notamment de Franck Barrailler à la mairie de Clamart qui a utilisé la PCN pour un marché de service. mais aussi de Gwennaëlle Costa le Vaillant, opérationnel métier, et Medhi Necib, acheteur, de la Région Ile-de-France venus expliquer comment ils avaient utilisé le dialogue compétitif dans le cadre du projet de smart plateforme 2030. Ou encore Marc Rousseaux de Pôle Emploi qui applique une méthode lean management pour fluidifier et simplifier le processus de production de petits marchés régionaux.

"Acculturer les organisations à l'achat public agile par le management est un axe majeur qui permettra à nos acheteurs d'être ambassadeurs du processus achat en interne pour un vrai travail en profondeur auprès des métiers", juge Bertrand Pouilloux, directeur des achats chez Enedis. De quoi valoriser le métier d'acheteur tout en disséminant les bonnes pratiques et en faisant émerger les poches d'agilité qui existent dans les organisations. Car comme le soulignait la ministre des Armées, Florence Parly, en introduction de cette journée qui a redit l'importance d'innover, de décloisonner en interne et de s'ouvrir vers l'extérieur en intégrant mieux le benchmarking et le sourcing dans les pratiques achats: "Acheter est une science complexe qui demande de la rigueur et de l'inventivité et qui parfois s'apparente à un sport de combat. Nous devons expérimenter, prendre des risques raisonnés mais assumés."

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