[Tribune] Les nouveaux défis économiques et opérationnels des achats

Après avoir gagné en maturité, la fonction achats est aujourd'hui plus que jamais sous pression, confrontée à une croissance anémique durable et une situation de crise persistante, associées à une complexification des conditions de marché. Elle doit faire face à de nouveaux défis, d'abord d'ordre économique et opérationnel.

Dans un contexte économique qui reste difficile, l'entreprise attend des achats des gains de plus en plus importants, à court terme et surtout perceptibles dans le compte de résultat. Elle compte aussi sur les achats pour identifier et mettre les risques sous contrôle, et plus globalement pour contribuer à sa compétitivité et générer une valeur ajoutée croissante, en ligne avec les objectifs et la stratégie de l'organisation. Les achats deviennent incontournables mais, partant, doivent se mettre en position de relever les multiples défis qui se présentent à eux.

Une conjoncture fortement dégradée

La concurrence exacerbée et la financiarisation de l'économie contraignent à davantage de réactivité et d'agilité, poussant parfois les achats à agir sans visibilité et souvent à travailler dans l'urgence. En plus de ses tâches opérationnelles, l'acheteur doit fournir davantage de rapports d'activité et répondre à des objectifs de performance ambitieux, engendrant une charge de travail supplémentaire et réduisant la disponibilité des équipes. De même, la globalisation des échanges et l'internationalisation des grands acteurs économiques conduisent les acheteurs à appréhender différemment leur métier, en particulier dans leur façon de sélectionner les fournisseurs et de maîtriser les différents niveaux de risque.

Des règles toujours plus nombreuses

L'accumulation des contraintes réglementaires impacte fortement le travail des acheteurs, principalement dans la gestion de la relation fournisseurs. Les politiques environnementales et sociétales imposent aux achats un vrai challenge pour trouver les bons fournisseurs, et la notion d'achats responsables conduit à la mise en place de nouvelles clauses et à l'intensification d'actions de communication interne. Plus largement, face à la montée des problématiques juridiques, le rôle des contrats devient prépondérant pour anticiper et minimiser les risques. Enfin, les certifications et les normes qui se multiplient dans tous les domaines, imposent de solliciter les fournisseurs pour obtenir les documents de certification et réaliser des audits avancés et réguliers.

Des clients internes à accompagner

Autre enjeu pour la direction des achats, l'identification des besoins et leur prise en compte doivent pouvoir se faire le plus en amont possible, afin d'éviter que le client interne n'impose ses choix, notamment concernant les fournisseurs à retenir ou à consulter. Cette problématique suppose que les achats soient en mesure de qualifier les attentes et de connaître les conditions d'utilisation des produits et des services pour n'acheter que ce qui est réellement nécessaire. L'objectif est d'accompagner le client interne en amont de sa demande d'achat, voire avant que le besoin ne soit totalement défini, pour l'aider à formaliser le cahier des charges et à définir des critères d'analyse technique des offres.

Des risques fournisseurs accrus

La situation économique conduit les acheteurs à revoir leur approche de la gestion des risques fournisseurs afin de les mettre sous contrôle. Si les risques globaux, liés par exemple à des catastrophes naturelles ou à des événements géopolitiques, ont toujours existé et sont relativement imprévisibles, les achats font face à un accroissement des autres formes de défaillances qui peuvent avoir des conséquences désastreuses. Au-delà des risques traditionnels de rupture d'approvisionnement ou de défauts de qualité, la direction des achats doit désormais connaître son niveau de dépendance à l'égard de ses fournisseurs, et anticiper les défaillances financières à travers de multiples indicateurs.

Une performance à démontrer

Sachant que la performance achats varie en fonction de chaque entreprise (stratégie, objectifs, contraintes, etc.) et des attentes des parties prenantes (direction générale, finances, responsable de site, etc.), sa mesure constitue un réel défi. La plupart des entreprises ne se focalisent plus uniquement sur la seule réduction des coûts, et tiennent compte d'autres critères permettant de qualifier la création de valeur plus globale des achats, issue par exemple de la valeur ajoutée du fournisseur (capacité d'innovation, rapidité d'exécution, etc.), et des charges associées à l'exploitation du produit ou du service. Ainsi, la notion de TCO (Total Cost of Ownership) ou coût de possession fait aujourd'hui référence dans les organisations achats matures.

Un périmètre en expansion

L'augmentation de leur couverture fait partie des principaux objectifs fixés aux directions des achats : en termes de familles gérées, de taux de contractualisation, de mise sous contrôle des dépenses ou de périmètre géographique. Pour élargir leur rayon d'action, les achats doivent gagner en légitimité et donc acquérir les compétences nécessaires. Cette expansion passe par une structuration des processus et de l'information qu'ils véhiculent, de façon à la collecter et à la diffuser facilement et rapidement auprès des interlocuteurs internes mais aussi des fournisseurs, ainsi que par une harmonisation et une sécurisation des pratiques. Les achats doivent aussi davantage communiquer sur leur rôle, leur politique, leurs objectifs et, surtout, leurs résultats.