[Tribune] Analyse des dépenses : les 4 indicateurs clés à ne pas négliger

Quels sont les indicateurs à mettre en place pour une meilleur analyse des dépenses. Réponses en 4 temps.

Le "Tail Spend" : concentrer les achats et gagner sur les volumes

Il est observé que 80 % des fournisseurs représentent généralement 20 % des commandes. Par manque de temps et de données fiables, les directions achats ont eu tendance à négliger ce ratio et à se concentrer sur leurs fournisseurs principaux, considérant le "Tail Spend" comme non stratégique. Pourtant, dans le contexte actuel, chaque point de résultat compte et cette part des dépenses mérite que l'on s'y attache. En massifiant les achats, c'est-à-dire en achetant des volumes identiques chez moins de fournisseurs, la direction achat peut négocier les prix à la baisse : c'est l'effet direct. Mais cette baisse intervient également indirectement au niveau des coûts de gestion des fournisseurs, puisqu'ils sont moins nombreux, et au niveau des process administratifs et de la logistique. Autant de raisons pour s'attacher au "Tail Spend" dans l'analyse des dépenses.

Le rapprochement factures/contrats : payer le prix juste

La plupart des solutions eAchats permettent de croiser et de rapprocher les données achats. C'est le cas pour les contrats et les factures. La " non-observance " des contrats pesait lourdement dans la performance financière, mais la digitalisation et la pertinence des outils qui existent aujourd'hui, facilitent le contrôle du respect des conditions fournisseurs par tous les collaborateurs concernés. Les solutions collaboratives permettent un partage des données contractuelles et sécurisent le respect de ce contrat tout au long du processus achats : il s'agit de réduire les achats hors contrat avec des fournisseurs non identifiés et non validés par la direction achats, de permettre la bonne application des conditions de ces contrats et de veiller au respect du processus achats-factures. Là encore, l'impact direct se situe au niveau de la maîtrise des dépenses, mais aussi au niveau du respect des prévisions financières et des délais de paiement.

Le suivi des remises de fin d'année : anticiper les gains

La maîtrise des données fournisseurs permet de suivre avec précision le volume des commandes et de négocier les Remises de Fin d'Année (RFA) sur des bases solides. Ces remises sont prévues au contrat et se matérialisent sous forme d'avoir émis par le fournisseur. Leur montant est estimé selon des données historiques connues ou sur des faits importants de l'exercice en cours. Ces conditions de remises seront idéalement injectées dans le SRM, permettant ainsi à la direction achats d'évaluer leur montant et sa progression. La direction achats peut ainsi alimenter la direction financière avec ces données et faciliter l'établissement ou le suivi des prévisions budgétaires.

Le suivi des délais de paiement : traquer la réduction des dépenses

Suivre les délais de paiement permet d'identifier les règlements anticipés et de les faire valoir auprès du fournisseur avec lequel des conditions ont été négociées. De même, ces données peuvent être injectées dans le SRM et être pilotées selon l'évolution des paiements auprès d'un même fournisseur. Un acheteur constatant des règlements anticipés peut également agir et ouvrir la discussion avec le fournisseur correspondant.

À la lecture de ces indicateurs stratégiques, on réalise combien le management des données fournisseur et leur analyse se révèlent précieux pour l'entreprise. Au-delà du simple contrôle des dépenses, il s'agit de mettre en place un tableau de bord permettant le suivi de ces dernières au plus fin, et de générer des économies tout au long du processus achats. Collecter, manager et piloter les données achats permet des réductions de coûts à plusieurs niveaux, et c'est toute l'entreprise qui en bénéficie.

Par Sébastien Dumas - Directeur Avant-vente chez SynerTrade