[Tribune] Analyse des dépenses et Purchasing Intelligence: le tandem gagnant des achats

"On ne peut pas gérer ce que l'on ne sait pas mesurer", nous dit Peter Drucker, pape du management. Une affirmation qui résonne avec beaucoup de pertinence quand on parle de digital procurement. Si la traçabilité du processus procure to pay est un atout, elle n'est pas une fin en soi. Les solutions de digital procurement doivent aujourd'hui apporter à la direction achat la capacité d'analyser leur activité, de mutualiser leurs informations avec les autres centres stratégiques de l'entreprise et de mettre en place des stratégies et des plans d'actions efficients.

Après l'effervescence du big data, voici que les entreprises doivent s'engager dans l'ère du smart data. Un outil de digital procurement performant doit permettre de mener des analyses précises et pertinentes afin d'augmenter la qualité et la finesse de la gestion de l'entreprise.

Purchasing intelligence : transformer la quantité en qualité

Certaines entreprises concentrent jusqu'à 70% de leur activité sur les achats. Les solutions de digital procurement couvrent aujourd'hui toute la chaîne de valeur procure-to-pay, et permettent de collecter un volume de données aussi précieux que considérable. Ces données sont complétées par des données externes, afin d'assurer aux acheteurs toutes les informations utiles au sourcing, à la gestion et au suivi de la relation fournisseur d'un bout à l'autre de la chaîne. L'interconnexion de ces solutions au SI de l'entreprise permet dans le même temps d'instaurer une dynamique collaborative et transversale avec les collaborateurs concernés par le processus procure-to-pay.

L'approche est similaire avec des fournisseurs qui, grâce aux plateformes de digital procurement, sont également actifs dans le partage et l'enrichissement des données. La direction achats est dès lors stratégique dans l'entreprise par le volume de data qu'elle génère depuis ces différentes sources. Le big data prend tout son sens dans la digitalisation des achats. On peut mettre ceci en miroir de ce que les départements ventes et marketing ont pu vivre avec les effets des technologies du web et l'émergence de solutions de CRM adaptées.

Mais de tels volumes de données ne permettent de créer qu'une valeur limitée si on ne passe pas de l'observation à l'analyse. Autrement dit : le SI achats doit permettre aux managers de mesurer l'activité achats, de l'analyser, et d'en tirer les bonnes conclusions. Il s'agit de faire passer la direction achats du big data au smart data. L'idée est de mettre en oeuvre une véritable démarche de purchasing intelligence au service de la performance de l'entreprise.

Mesurer, oui, mais mesurer quoi ?

Le SI achats doit permettre à la direction achats d'obtenir de façon simple et intuitive la réponse aux questions essentielles à son activité, selon le plan d'achats qu'elle a construit en accord avec la stratégie de l'entreprise. C'est là une clé fondamentale pour passer de l'outil de gestion à l'outil de pilotage. Ces questions sont principalement les suivantes :

- Comment puis-je savoir que mes RFX / eAuctions sont efficaces ?
- Comment puis-je suivre le taux d'observance des contrats ?
- Comment savoir que les conditions de mes contrats sont honorées par mes fournisseurs ?
- Puis-je bénéficier de conditions de paiement anticipé ? Quels sont mes termes de paiement ?
- Puis-je comparer mes données avec le marché ?

Ces questions, vous l'aurez compris, découlent directement des objectifs que la direction achats se fixe pour l'année, et seront adaptées selon la réalité de l'entreprise. Cela suggère que l'outil puisse être assez flexible ou modulaire pour s'adapter à l'environnement de l'entreprise, et qu'il puisse évoluer pour être toujours en phase avec les besoins des utilisateurs.

La purchasing intelligence, au service de l'entreprise agile

Au fil de nos tribunes, nous revenons aussi régulièrement sur l'importance de pouvoir disposer d'interfaces claires, d'utiliser des applications les plus simples à l'usage et d'automatiser toutes les tâches répétitives et chronophages pour permettre aux acheteurs de produire toute leur valeur ajoutée réelle. L'outil doit nécessairement permettre de répondre à ces différentes questions très rapidement, et dans des formats clairs, simples à comprendre et à commenter.

La finalité de la mesure est d'identifier les points de blocage de l'activité afin d'être capable d'apporter des correctifs adaptés de façon éclairée. Après avoir défini ce que l'on doit mesurer, construit les bons supports de reporting, il faut se demander comment résoudre les problématiques et encore une fois, se poser les bonnes questions:

- Si je constate une mauvaise évaluation sur un ou plusieurs fournisseurs : quelles actions puis-je mettre en place pour améliorer la situation ?
- Si je constate un pic de dépense inhabituel : quelle en est l'origine, la cause ? Comment le diminuer ?
- Mon taux d'utilisation de l'outil peut encore être amélioré : quelles évolutions dois-je apporter ? Comment inciter les collaborateurs ou les fournisseurs à renseigner leurs données ?

Les réponses à ces différentes questions permettront la mise en oeuvre de plans d'action pertinents et forcément productifs, dans une dynamique d'amélioration constante.

La purchasing intelligence, au service du management agile

L'analyse de données permet à la direction achats de prendre des décisions rapidement, sur les bons items, et de devenir fondamentalement agile. Cette agilité se répercutera en dehors des murs du département achats.

Un outil de digital procurement orienté business intelligence dote les achats d'informations précieuses pour les autres directions. On pense immédiatement à la direction financière, qui pourra s'appuyer sur les achats pour vérifier la pertinence de son suivi budgétaire. Mais d'autres directions, comme la R&D peuvent aussi bénéficier des analyses issues des achats de façon à faire évoluer les produits, ou encore les services marketing/ventes pour organiser des opérations promotionnelles sur un produit donné en fonction du prix de revient.

Les achats deviennent les partenaires privilégiés des autres directions et peuvent influer positivement sur les plans d'actions et les performances globales de l'entreprise. Le SI achats doit donc également s'envisager comme un outil au service de l'agilité de l'entreprise et de sa compétitivité. Il permet aux achats d'entraîner tout le management dans un processus décisionnel plus éclairé et plus confortable.

Passer de l'ère du big data à celle du smart data est essentiel pour les champions de l'économie de demain. Cela nécessite que les directions achats puissent s'appuyer sur des outils de digital procurement orientés business intelligence, pour tirer tout le parti d'une analyse de données pertinente, constante et évolutive. Les achats impulsent de plus en plus souvent la dynamique de digitalisation dans les entreprises, mais bien plus encore, ils sont en première ligne pour utiliser tout le potentiel des technologies numériques au service de la performance globale de l'entreprise. Voilà une belle réponse apportée à la problématique posée par Drucker au début de cette tribune, et des horizons managériaux prometteurs à explorer pour toute direction achats.

Par Vishal Chouhan, VP North America de SynerTrade