Prise de fonction d'un directeur achats : 100 jours pour convaincre

A l'instar du mandat d'un président de la République, les 100 premiers jours de prise de fonction d'un poste de directeur achats sont déterminants pour imposer son style et ses objectifs.

Les directeurs achats et directrices achats de Veolia, SFR, Sofiprotéol et Scopelec ont fait le point sur les premiers jours de leur prise de poste à l'occasion d'une matinée Electronic Business Group (EBG) le 6 mars dernier.

"Ces premiers mois sont une opportunité pour articuler sa vision et les objectifs associés et insuffler son style de leadership. Mais c'est aussi une période cruciale qui présente également d'importants risques et pièges. Suivant la rapidité avec laquelle il prendra ses décisions, il sera vu comme pressé, tiré par les objectifs et indécis", énumère Xavier Nougues, partner au sein du cabinet de conseil en stratégie Oliver Wyman et animateur de la table-ronde.

Mettre en place sa feuille de route...

La prise de fonction d'un directeur achats peut s'avérer complexe dans un environnement en pleine restructuration pour des raisons économiques ou encore incertain mais plein de promesses avec une page blanche à écrire. Autant de situations qu'ont rencontrées les directeurs (-trices) achats témoins.

Christophe Delaye, directeur achats de SFR a pris son poste le 1^er juillet 2013 dans un contexte particulièrement ardu entre le plan de transformation de l'entreprise et un plan de départs volontaires. "J'ai alors été embauché pour redéfinir la stratégie de SFR afin de rendre son process plus efficace en l'alliant à la recherche d'économies". Cela passait notamment par la transformation du fonctionnement des centres d'appels de SFR et la simplification des relations fournisseurs. Sa première mission : transformer la fonction achats (négociation, etc) en l'associant à une démarche d'accompagnement des métiers. Le directeur achats a rencontré les grands prescripteurs afin d'établir des axes d'amélioration afin que chacun y apporte son point de vue et des éléments de feuilles de route afin de les intégrer au plan de transformation. "Il fallait redonner du sens aux équipes achats car près de 30% de l'effectif achats était parti", résume Christophe Delaye.

Privilégier le terrain

A l'inverse, Elvire Regnier-Lussier a pris ses fonctions en juillet 2013 chez Sofiprotéol, acteur financier et industriel de la filière française des huiles et protéines végétales, dans un contexte de création de poste. "Une période estivale plus calme et donc idéale pour prendre le temps de connaître les dossiers", affirme-t-elle. Sofiprotéol s'est formée en rachetant diverses sociétés qui possédaient alors leurs propres équipes achats en interne. Il a donc fallu "identifier les profils des leaderbuyers", explique Elvire Regnier-Lussier.

Sa première action ? Le terrain. Elle cumule les rencontres et visite les usines pour "s'imprégner de la technologie". Après 3 semaines de terrain, elle présente sa feuille de route au Comex. "Une situation confortable car l'actuel directeur général est lui-même issu du monde des achats", explique Elvire Regnier - Lussier. "J'ai eu la chance d'avoir carte blanche". De plus, juste avant sa prise de fonction, un plan stratégique " cap 2018 " avait été dressé avec 100 millions d'euros d'économies à réaliser dont 60 millions dans les achats.

Chez Scopelec, la directrice achats, Ilde Puglisi a pris ses fonctions en février 2013. A l'origine, il n'y avait que des approvisionneurs au sein du groupe Scopelec, la nouvelle directrice achats issue d'une direction achats rachetée, avoue avoir du "gagner la confiance de la direction". Elle a alors réalisé un tableau de bord avec les achats réalisés par famille avec des pistes d'économies claires. Sur les 2 premiers mois, elle s'est attaquée aux familles comme l'interim qui représente 16 millions d'euros. Ce qui lui a valu la reconnaissance de la direction générale.

et bien connaître son écosystème

Concernant la gestion de l'écosystème (clients internes, fournisseurs, etc), chaque directeur (-trice) achats a testé sa méthode. La plupart d'entre eux comme Elvire Regnier-Lussier de chez Sofiprotéol ont commencé par prendre le pouls des clients internes avant de se lancer à la rencontre des fournisseurs. Au contraire, chez SFR, le directeur achats a voulu rencontré assez rapidement ses fournisseurs. Au bout de 6 mois, il fait connaissance avec le top 100 des fournisseurs. Le but : leur demander leur vision des achats avec les points forts et les points faibles et des messages simples pour aller au-delà avec des critères différenciant.

Une fois l'écosystème cerné, comment mettre en place son équipe achats et l'organiser au mieux pour monter en compétence. Chez SFR, le défi était de se placer en amont des projets pour définir au mieux les besoins des clients internes. De plus, partant du postulat qu' "on achète ce qu'on connaît bien", le directeur achats a mélangé les métiers achats et les équipes opérationnelles afin que les acheteurs aillent davantage sur l'opérationnel. La règle : un mapping de l'écosystème interne et des rôles à jouer en fonction des sujets.

Elvire Régnier-Lussier de Sofiproteol a retenu de son expérience professionnelle aux Etats-Unis le fait de "valoriser la contribution unique en trouvant ce que chaque collaborateur peut apporter". Elle a redéfinit les postes des acheteurs et repositionné 2 acheteurs auparavant centrés sur l'animal et le végétal en créant 4 nouvelles familles d'achats comme le packaging , etc.

Enfin, engendrer ces changements doit se faire dans un contexte de transparence avec un accent fort mis sur la communication.

Conseils des directeurs (-trices) achats

• "Ne soyez pas dogmatique, soyez pragmatique" - Elvire Regnier-Lussier (Sofiprotéol).
• "Identifiez 1 ou 2 sujets pour montrer la valeur ajoutée des achats. Ayez toujours une double vision : celle d'un oeil sur le microscope pour traiter des détails et avec une longue vue pour avoir un coup d'avance" - Christophe Delaye (SFR).
• "Déplacez-vous pour gagner la confiance des équipes" - Ilde Puglisi (Groupe Scopelec).