Mettre en place des procédures d'achats formalisées

La mise en place d'une procédure formalisée est une étape essentielle de la professionnalisation des achats dans l'entreprise. Une telle démarche permet non seulement d'harmoniser les processus au sein d'une organisation, mais surtout de diffuser les bonnes pratiques achats auprès des clients internes. Dans un premier temps, il convient de dresser un état des lieux des pratiques en cours.

Étudier l'existant avant de définir des règles

Une erreur fréquente est, en effet, d'ignorer les procédures en vigueur dans l'entreprise - qui ne sont pas nécessairement mauvaises - et d'imposer un nouveau processus. L'analyse de l'existant permet ainsi d'identifier les collaborateurs concernés, de constater si les règles sont suivies (ou non, et dans ce cas de comprendre pourquoi) et de réfléchir à des pistes d'amélioration.

Dans un second temps, il est nécessaire de définir le périmètre - au sens large - des processus d'achats qui peuvent varier en fonction de critères géographiques (procédure mondiale, nationale voire locale) et des directions concernées. Ainsi, selon les procédures, les règles peuvent être plus ou moins souples et rédigées dans un langage plus ou moins technique. Cela dit, s'il n'existe pas de procédure-type, on doit retrouver les principales étapes de tout acte d'achat : la demande, le sourcing, l'appel d'offres, la négociation, la contractualisation et la commande. Les règles concernant la livraison, la facturation, voire la gestion des litiges peuvent être également définies.