Logiciel Achats : Pourquoi s'en équiper ? Comment faire le bon choix ?

Publié par La Rédaction le 21 juin 2023 | Mis à jour le 23 juin 2023 à 10:55

Les logiciels achats sont des outils informatiques qui permettent de gérer le processus d'achat d'une entreprise. Pourquoi votre société devrait-elle s'équiper de ces logiciels ? Quelles sont les questions à se poser lors du choix d'un logiciel d'achat ?

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Les différents types de logiciels achats : avantages et exemples

Il existe différents types de logiciels d'achat, qui peuvent répondre à tout ou partie de vos besoins. Par exemple :

Les solutions en ligne (cloud) : elles prennent en charge toutes les tâches et fonctions liées aux achats, telles que les demandes d'achat, les commandes, la gestion des factures et des contrats, la gestion des fournisseurs, etc. Elles ont l'avantage d'être faciles à installer et à mettre à jour, de réduire les coûts d'infrastructure et de maintenance, et d'offrir flexibilité et évolutivité. Exemples : Coupa Procurement, Ivalua, SAP Ariba, etc.
Les ERP (Enterprise Resource Planning) : ils comprennent généralement un « module achats », mais sont souvent moins riches en fonctionnalités et moins ergonomiques que les solutions dédiées. Ils ont l'avantage de fournir une solution intégrée qui couvre tous les aspects de la gestion de l'entreprise, s'intègre avec d'autres outils informatiques et assure une plus grande sécurité et confidentialité. Exemples : Microsoft Dynamics, Sage, Oracle, etc.
Les solutions spécialisées (BofB) : elles couvrent une partie du processus achats, comme la gestion du budget, la gestion des engagements, la gestion des appels d'offres, etc. Elles ont l'avantage d'offrir des fonctions très sophistiquées et spécifiques adaptées à votre secteur d'activité et à vos enjeux d'entreprise. Exemples : ShippingEasy, Proactis, Precoro, etc.

Pourquoi s'équiper de logiciels achats ?

S'équiper de logiciels achats peut vous apporter de nombreux avantages, comme :

L'optimisation des dépenses

Un logiciel d'achat vous permet de centraliser et de gérer toutes les informations relatives à vos achats : catalogues de produits, prix négociés, contrats signés, budgets alloués, etc. Vous pouvez ainsi comparer les offres des fournisseurs, négocier les meilleures conditions, contrôler les coûts induits et éviter les achats hors contrat ou hors budget. Vous réduisez ainsi vos coûts et optimisez votre rentabilité.

Le gain de temps et de productivité

Les logiciels d'achat vous permettent également d'automatiser et de simplifier le processus d'achat, tels que la création et l'envoi de demandes d'achat, la génération et la validation de bons de commande, le rapprochement et le paiement des factures, etc. Vous évitez ainsi les erreurs de saisie, les documents perdus, les retards de livraison ou de paiement, etc.

Le renforcement de la coopération entre les acteurs

Les logiciels d'achats permettent de faciliter la communication et le partage d'informations entre les différents acteurs impliqués dans les achats, tels que les demandeurs, les approbateurs, les acheteurs, les fournisseurs, etc. Vous pouvez ainsi harmoniser les pratiques, gérer plus efficacement les litiges ou les réclamations, etc.

L'amélioration de la performance globale

Un logiciel d'achat vous permet d'analyser et d'exploiter vos données d'achat, telles que le volume des dépenses, le nombre de fournisseurs, le respect des contrats ou des budgets, etc. Il vous permet ainsi d'identifier les leviers d'optimisation, d'évaluer l'efficacité de vos actions et de mesurer l'impact de vos achats sur la performance globale de votre entreprise.

Comment choisir un logiciel achats pour votre entreprise ?

Pour choisir le logiciel achats qui convient à votre organisation, vous devez tenir compte de plusieurs critères, tels que :

Le périmètre fonctionnel : Quel est le périmètre fonctionnel du logiciel achats ? Couvre-t-il toutes les étapes du processus source-to-pay ou seulement une partie ? Quelles sont les fonctionnalités indispensables et celles qui sont optionnelles ?
Le mode de déploiement : Quel est le mode de déploiement du logiciel achats ? Est-il en ligne (cloud) ou installé localement dans votre entreprise ? Quels sont les avantages et les inconvénients de chaque option ?
L'interopérabilité : Quelle est l'interopérabilité du logiciel achats ? Comment s'intègre-t-il avec les autres outils informatiques que vous utilisez déjà, comme votre ERP, votre comptabilité, votre CRM, etc. ? Quels sont les formats et les protocoles compatibles ? Quelles sont les interfaces ou les API disponibles ?
L'ergonomie : Est-ce que le logiciel achats est simple, intuitif, personnalisable ? Est-ce qu'il offre une expérience utilisateur adaptée aux besoins et aux préférences des utilisateurs ? Est-ce qu'il est facile à utiliser, à comprendre et à apprendre ? Est-ce qu'il propose des guides, des tutoriels ou un support technique pour aider les utilisateurs ? Est-ce qu'il est compatible avec les normes d'accessibilité pour les personnes en situation de handicap ?
Le coût : Quel est le coût du logiciel achats ? Quel est le budget que vous pouvez allouer ? Quels sont les coûts directs et indirects ? Quel est le retour sur investissement attendu du logiciel achats ?