Les principaux indicateurs achats

La définition d'une stratégie n'est pas suffisante pour obtenir des résultats. Il faut également piloter ses ressources pour atteindre les objectifs fixés. Le pilote d'avion a son altimètre et sa radio, le directeur achats doit lui disposer d'indicateurs. Le choix des bons indicateurs est essentiel et spécifique à chaque cas. Selon les objectifs fixés au service achats, différents types d'indicateurs seront mis en place.

Mesure de l'efficacité VS mesure de l'efficience

Un indicateur, s'il est associé à un objectif, est un outil de mesure de la performance. La performance permet de mobiliser les équipes ainsi que les ressources et donne du sens aux actions.

Il existe deux grands types d'indicateurs de performance : les indicateurs d'efficacité et les indicateurs d'efficience.

Les indicateurs d'efficacité comparent les résultats atteints aux objectifs fixés, en d'autres termes nous comparerons ici une performance réalisée à une performance ciblée. Comme par exemple, le montant réel des dépenses par rapport au budget ou la rationalisation du panel fournisseurs en comparant le nombre de fournisseurs actifs sur une période donnée. Ils permettent d'optimiser la gestion et le pilotage à court et à moyen terme.

Les indicateurs d'efficience. L'autre façon de regarder la performance est de s'intéresser à l'efficience, c'est-à-dire les résultats obtenus par rapport aux moyens engagés. Une organisation est efficiente si elle atteint les objectifs fixés en optimisant les ressources utilisées. Dans certains cas, ce deuxième type d'indicateur est beaucoup plus puissant puisqu'il met en évidence le ROI de la fonction achats et permet de mesurer sa contribution à la stratégie globale de l'entreprise. Il est cependant également beaucoup plus complexe à mettre en oeuvre.

Le responsable achats doit recevoir le soutien des équipes de contrôle de gestion pour mettre en place une méthode de calcul des gains et des coûts qui doit être incontestable ou au moins incontestée.

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Piloter avec un tableau de bord

Choisir des indicateurs pertinents n'est pas toujours une tâche aisée. Les indicateurs doivent découler de la stratégie et être associés à des objectifs clairement définis. Un bon objectif est un objectif quantifiable et mesurable. Par exemple : effectuer 20% des achats en LCC dans les trois ans à venir. L'indicateur qui lui est associé doit alors être simple, compréhensible, fiable et accompagné de leviers d'action. Il doit également être suivi et mis à jour de manière régulière. En fonction de ses besoins, la mise à jour peut être hebdomadaire, mensuelle, annuelle. L'ensemble de ces indicateurs sont regroupés pour former le tableau de bord achats.

C'est un outil précieux qui permet aux acheteurs ainsi qu'aux managers de disposer d'informations permanentes et claires sur les résultats obtenus et ce, par rapport aux objectifs fixés. C'est aussi un outil de communication auprès des clients internes, de la direction mais aussi des fournisseurs. Ce tableau doit être suffisamment simple pour permettre un pilotage opérationnel au jour le jour. Il doit également être complet pour permettre une analyse stratégique fine.

Avant de mettre en place un tableau de bord de suivi de la performance, il est nécessaire de le définir avec précision afin que les indicateurs soient en cohérence avec les objectifs du service achats mais aussi de la stratégie globale de l'entreprise. En effet, la stratégie achat est avant tout au service de celle de l'entreprise. Le tableau de bord s'inscrit dans une démarche d'amélioration continue et est orienté vers la performance de la fonction achat mais aussi de la compétitivité de l'entreprise.

Les indicateurs servent à identifier les actions prioritaires et l'allocation des ressources pour une bonne gestion notamment à travers la mise en place d'actions anticipatives et non curatives. Les indicateurs les plus souvent utilisés sont ceux qui décrivent les économies générées. Il ne faut toutefois pas se contenter uniquement de données quantitatives. Le service achats doit montrer sa capacité à créer de la valeur à travers des indicateurs qualitatifs mesurant son aptitude à optimiser et adapter les dépenses aux besoins de l'entreprise. Ces indicateurs permettent également de montrer la capacité du service achats à répondre aux besoins de ses clients internes ainsi que sa capacité à manager ses fournisseurs. Pourront être utilisés des indicateurs reflétant la prise en considération du TCO, ou encore la capacité à introduire des solutions innovantes, mais aussi montrant la gestion du risque fournisseur.

Le tableau de bord recense un nombre restreint d'indicateurs pertinents et favorisant la cohésion et l'action tout en étant un outil de partage d'informations. C'est un outil d'aide à la décision, qui se doit d'être dynamique et capable d'évoluer selon le contexte et les changements dans l'organisation.

Nous connaissons tous le risque majeur des indicateurs achat : que les acheteurs passent plus de temps en reporting qu'en actions face à leurs clients internes ou fournisseurs. Mais n'oubliez pas, quoi qu'il arrive, on ne pilote que ce que l'on mesure.

Par Olivier Wajnsztok, directeur associé de AgileBuyer.

Les principaux indicateurs d'efficacité utiles aux achats

Un des rôles importants des indicateurs est de décrire un service achats. Les indicateurs d'activité permettent de mesurer les aspects quantitatifs relatifs à l'activité du service. Ils décrivent les moyens mis en oeuvre comme par exemple le nombre d'ETP, le nombre d'heures de formation effectués, le taux de rotation des effectifs. Ils peuvent aussi mettre en évidence l'activité même du service : nombre de contrats signés, pourcentage d'achats en LCC, nombre de fournisseurs, spend total ou gains achats. Ces indicateurs sont importants car ils permettent de dresser une véritable carte d'identité du service achats puis de piloter son évolution dans le temps en fonction des orientations stratégiques.

L'autre axe important est le suivi de la qualité. Ce suivi nécessite des indicateurs spécifiques à chaque métier mais qui doivent être compréhensible par tous. Les indicateurs les plus classiques sont les taux de rebut, les taux de panne ou les taux de retard de livraison. En tant qu'acheteur il est également indispensable de s'intéresser à la perception des clients internes. Pour cela nous utiliserons des indices de satisfaction. Il est nécessaire de pouvoir suivre ces indicateurs pour chaque fournisseur afin de donner aux acheteurs de nouveaux leviers de négociation et de mieux piloter l'amélioration de la performance des fournisseurs. Voici quelques exemples pour illustrer ce point : les indicateurs liés au niveau de qualité tel que le nombre de pièces non conformes par million de pièces produites, le délai de traitement d'une commande par les fournisseurs.

Parmi les indicateurs classiques achats, nous retrouvons les indicateurs quantitatifs liés aux réductions des coûts tels que les productivités techniques liées à une modification du produit, les productivités logistiques liées à la mise en place de praticables permettant de réduire le budget packaging, ou encore les productivités économiques liées aux négociations menées avec les fournisseurs.