Le groupe La Poste assure sa conformité fournisseurs avec un nouvel outil digital

Près de 63% des directions achats reconnaissent la gestion des risques comme une priorité dans une feuille de route digitale achats, rapporte Ingrid Ulivieri, directrice conseil au sein du cabinet de conseil achats Jicap, selon un sondage réalisé par ledit cabinet. Dans cette optique, comment mettre en place un projet digital efficace de gestion de la conformité fournisseurs et éviter au maximum les faux positifs tout en s'assurant de la qualité des données?

Avec 32 000 fournisseurs actifs, le groupe La Poste a retenu le cabinet de conseil en achats Jicap après un appel d'offres lancé en 2021 pour la mise en place d'une solution digitale sur la gestion des risques de tiers. Un retour d'expérience partagé par les concernés lors des rencontres de la matinale Adra (Association des directeurs et responsables achats) le 23 avril dernier au siège de LVMH.

Indicateurs de risques et monitoring

Les premiers workshops du projet ont été réalisés en avril/mai 2022, et le pilote a été lancé en mars 2023. "Il fallait couvrir différents champs de conformité pour nos fournisseurs : conformité réglementaire, santé administrative et financière, maturité RSE et conformité documentaire et pouvoir ensuite établir un score par champ de conformité contrôlé", explique Quentin Saintot, chargé de conformité (réglementaire) achats au sein du groupe La Poste. Concrètement, un agrégateur de données (en l'occurrence ici Synapse) récupère les différentes données de conformité (réglementaire, documentaire,...) des différents éditeurs (comme par exemple des e-attestations d'Ecovadis pour la maturité RSE ou d'Altares en ce qui concerne la sécurité financière et administrative) et élabore des plans d'actions, un tableau de bord, des points d'alerte, des scores et une boucle de rétroactivité. Le cabinet Jicap coordonne tout cela et travaille sur la conduite du changement.

Un besoin d'harmonisation des évaluations fournisseurs

Concrètement, un portail unifié permet aux acheteurs de piloter la gestion des risques et de les monitorer grâce à la mise en place d'indicateurs de risques. "Nous avions besoin de points d'alerte ciblés par les utilisateurs, mais aussi de pouvoir suivre les plans d'action au sein de l'outil et le monitorer au quotidien (comme par exemple si un pays passe sous embargo)", explique Quentin Saintot du groupe La Poste. Point important : une seule évaluation est réalisée par fournisseur même s'il est partagé entre différentes filiales. "Il y a un vrai besoin d'harmonisation et d'évaluation des fournisseurs", souligne Quentin Saintot.

Un objectif de 10 000 fournisseurs évalués fin 2024

Le projet a concerné 60 contributeurs lors de la phase de conception et 10 filiales. Selon la directrice conseil de chez Jicap, les clés du succès pour mener un bien un tel projet sont : "un bon niveau de sponsorship avec des instances décisionnaires pour arbitrer sur les sujets (entre direction juridique, direction des risques, les achats, ..., mais aussi de savoir faire évoluer l'outil et les données dans le temps au même rythme que la réglementation". A terme l'ensemble des types de fournisseurs (sous contrat, à bons de commande ou à facture directe ou encore simples prospects candidats à une consultation) seront évalués sur l'ensemble de leurs points de conformité, et le groupe La Poste espère ainsi avoir fait évaluer "10 000 fournisseurs à fin 2024", conclut Quentin Saintot.