L'importance de la gestion des données dans les décisions d'achat

Collecter et organiser les données pour une gestion optimisée des décisions d'achat

La première étape de la gestion consiste à collecter un maximum de données pertinentes. Il s'agit de données internes sur les besoins de l'entreprise, les processus existants, l'historique des achats. Mais aussi de données externes : études de marché, benchmarking, veille concurrentielle. Ces données doivent ensuite être organisées et stockées de façon structurée dans des bases de données.

Pour collecter des données fiables, l'acheteur peut s'appuyer sur différentes sources internes comme les prévisions de commandes des services, les niveaux de stocks, les lancements de nouveaux produits ou encore l'historique détaillé des achats passés. Connaître précisément les besoins et la consommation de l'entreprise est indispensable.

Côté externe, l'acheteur réalisera des études de marché sur les tendances, les innovations et les prix. La veille concurrentielle permet de comparer les offres. Le benchmarking avec d'autres entreprises est aussi très instructif. Salons professionnels et conférences sont des viviers de données à exploiter. Les avis consommateurs et les notations fournisseurs peuvent aussi orienter les choix. Enfin, les données publiques des douanes ou d'instituts statistiques offrent un éclairage global sur le marché.

Analyser les données pour éclairer la prise de décision d'achat

L'analyse approfondie des données collectées permet d'obtenir des informations utiles pour préparer et orienter les décisions d'achat.

Analyse des dépenses et de la performance des fournisseurs

L'analyse des dépenses passées par fournisseur et par catégorie de produits permet d'identifier des possibilités d'optimisation et de réduction des coûts. L'évaluation de la performance des fournisseurs (délais, qualité, service) aide à sélectionner les meilleurs.

Analyse des prix et des conditions du marché

La comparaison des prix pratiqués par différents fournisseurs et l'évolution des prix dans le temps donnent une bonne vision du marché. L'étude des conditions commerciales (rabais, ristournes, paiement...) offre des leviers de négociation.

Analyse des risques et opportunités

L'identification des risques liés aux fournisseurs (défaillance, retard...) et des opportunités (innovation, partenariat) éclaire sur la stratégie d'achat à adopter. Une cartographie des risques permet de les hiérarchiser et de mettre en place des plans d'action.

Analyse de la qualité et de la conformité des produits

Le suivi de la qualité des produits et leur conformité aux cahiers des charges et normes est indispensable pour s'assurer de leur aptitude à l'emploi. L'analyse des retours et réclamations qualité aide à résoudre les problèmes récurrents.

À noter : forts de ces analyses, les acheteurs peuvent prendre des décisions optimisées.

Mesurer l'impact des décisions d'achat grâce à une gestion maîtrisée des données

Il est essentiel de mesurer l'impact des décisions d'achat grâce à des indicateurs de performance clés.

Réduction des coûts d'achat

Le suivi précis des dépenses réelles par rapport aux budgets permet de quantifier les économies réalisées grâce aux négociations. La diminution des coûts d'achat contribue à améliorer la rentabilité de l'entreprise.

Respect des budgets alloués

La comparaison des montants dépensés aux budgets alloués par catégorie de produits ou services permet de s'assurer du respect des enveloppes. Le contrôle budgétaire évite les mauvaises surprises et dérives.

Satisfaction des demandes internes

Le taux de satisfaction des commandes, le respect des délais ou encore le suivi des réclamations clients internes mesurent la performance des achats vis-à-vis des attentes. L'amélioration du service achats accroît la compétitivité de l'entreprise.

Ces indicateurs, et d'autres (amélioration de la productivité, réduction des ruptures de stock, etc.) permettront d'ajuster les décisions futures et d'améliorer continuellement les processus.

Pour en savoir plus, lisez également :

• https://www.decision-achats.fr/Thematique/it-digital-1233/Agendas/quoi-gestion-donnee-fournisseur-est-socle-achats-performant-330342.htm
• https://www.decision-achats.fr/Thematique/it-digital-1233/Breves/RGPD-vers-ecosysteme-gestion-donnee-331304.htm