[Interview] Sylvie Noël, CPO de Covea -"L'intelligence émotionnelle est la force de l'acheteur"

Comment sont organisés les achats chez Covea ?

Le groupe Covéa coiffe trois marques : MAAF, MMA, GMF. Ayant besoin de professionnaliser nos achats, en 2011, le projet EMA (ensemble pour mieux acheter) a été lancé dans l'objectif de créer des synergies communes aux trois marques. Le projet fondait ses axes de travail sur trois piliers : la méthodologie du process achat, un pilier outil pour soutenir ce process et un pilier opérationnel pour identifier les synergies potentielles. Ce projet a abouti à la mise en place d'un outil RFI et RFX en mode SaaS choisi par les utilisateurs, déployé sur l'ensemble du groupe, et la création de la DAC, direction achats Covéa, en 2012. Celle-ci était d'abord organisée sur cinq sites.

Puis, tout en conservant l'aspect identitaire des trois marques MAAF, MMA et GMF, et l'agilité de départ, nous avons mutualisé tout le back-office (ressources humaines, comptabilité, contrôle de gestion, etc.). Cela correspondait aussi à une volonté de la direction générale de "covéatiser" le groupe. En moins de quatre ans, nous avons changé trois fois notre organigramme pour coller au mieux aux besoins internes et à la stratégie. Aujourd'hui nous avons deux grands pôles : le pôle métier achats qui regroupe tous les acheteurs, et le pôle support achats pour la gestion des risques fournisseurs, de l'administratif et des outils. La direction achats est restée multisite car c'est dans notre ADN. Elle compte 38 personnes sur la partie métiers achats et quatre en support achats, réparties sur cinq sites. Cette particularité ne nous empêche toutefois pas de mutualiser grâce à la mise en place de fenêtres virtuelles de communication. Nous nous appuyons sur un process achat intégralement digital.

Quels ont été les projets emblématiques de la structuration de la direction achats ?

Tout a démarré avec le projet fondateur EMA. Il s'agit d'un projet structurant à plus d'un titre : d'un point de vue personnel, puisqu'à l'époque j'agissais en tant que consultante externe et par la suite j'ai été amenée à prendre la direction des achats groupe. Mais aussi d'un point de vue entreprise, notamment en matière de structuration et de professionnalisation de la fonction. C'est en effet ce projet qui a initié la logique achat groupe et permis aux trois marques de mener des projets opérationnels communs. Le projet a été mené en total transparence avec des jalons et un calendrier clairs dès le départ. EMA a ainsi bénéficié de l'implication et de la motivation de chacun. Les process et les méthodes achats groupe ont pu être posés pour gagner rapidement en maturité. Depuis, nous n'avons de cesse de progresser du point de vue mutualisation et optimisation.

Un autre important sujet a été la digitalisation des achats. Il faut savoir qu'aujourd'hui, l'intégralité du process achats est digital jusqu'à la contrathèque, les litiges, les plans d'action... Tous les échanges se font via une plateforme unique, plus aucun mail ne circule entre les métiers, les achats et les fournisseurs, tout est accessible à travers la plateforme. C'est un énorme atout en termes de visibilité et d'innovation servicielle. Les fournisseurs ont bien sûr accès à tous les appels d'offres, mais ils peuvent aussi mettre à jour eux-mêmes les éléments et informations commerciales les concernant (rachats, fusions, innovations...). En fait, la seule partie qui manque, c'est du procure to pay (PtoP) entre la facture et le bon de commande.

Quel est le rôle de la direction achats dans l'entreprise ?

L'avantage aux achats est que nous avons une vue à 360° sur l'entreprise, aussi bien sur les filiales françaises qu'à l'international, puisque Covéa a aussi deux filiales au Royaume-Uni, une au Luxembourg, une en Italie, une aux États-Unis ainsi qu'une participation dans une société d'assurance au Canada et une en Espagne. Notre rôle est bien sûr de nous assurer que la politique achat groupe est bien déclinée, tout en l'adaptant parfois selon les particularités. Mais c'est aussi une place privilégiée pour accompagner l'entreprise dans ses évolutions. La politique achat, comme toutes les politiques du groupe d'ailleurs, est revue tous les ans. Nous sommes donc en rénovation perpétuelle pour coller au plus près des besoins des métiers et leur apporter un maximum de visibilité et de fluidité dans leurs demandes d'achats. Notre leitmotiv est d'être une direction proactive et innovante. L'objectif étant de toujours garder une dynamique de support de la transformation et de la croissance du groupe.

Transformation sous-entend conduite du changement, comment gérez-vous cet aspect-là ?

Cela fait aussi partie de notre rôle de coordinateur et de liant. Tout projet achat touche aux hommes et aux femmes, il faut faire en sorte qu'ils aient envie d'adhérer au projet et s'y reconnaissent. Un changement n'est pas synonyme de perte d'identité, surtout pas. L'accompagnement achat va donc se traduire avant tout par des échanges sur le mode de fonctionnement des métiers pour que chacun apprenne à respecter le travail et la valeur ajoutée de l'autre. Il faut arriver à trouver le bon curseur entre les différentes compétences et expertises. Cela sous-entend aussi de faire du marketing achat. Il faut que notre travail et notre valeur ajoutée soient également compris.

Un acheteur ne va pas simplement obtenir 10 % ou 20 % sur un prix, il va s'assurer de la qualité du service ou du produit, garantir les risques liés aux achats, le respect des contraintes légales, cadrer le type d'engagement avec les fournisseurs, etc. Tout cela, il faut l'expliquer. Chacun a sa partition à jouer et doit bien la jouer avec les instruments dont il dispose. Il ne doit pas y avoir un instrument qui domine les autres, sans quoi il n'y aura pas d'harmonie. Et cela se vérifie, tout acte d'achat qui se passe bien aboutit sur une décision collégiale. Si vous faites un dépouillement partagé, qu'il s'agisse de choisir un service, un outil ou d'adopter un changement quel qu'il soit, vous n'aurez pas de souci de confrontations ni de situation de blocage.