Gestion électronique des contrats : le chemin vers le contract management est encore long

Le contract management est un enjeu majeur aujourd'hui. Désormais plus critique, plus urgente avec une sollicitation opérationnelle forte et des ressources support souvent insuffisantes, la gestion des contrats doit évoluer. D'autant que le contrat papier limite énormément la gestion tant dans la capacité à retrouver l'information que dans le stockage de ces derniers. Mais mettre en place une gestion électronique globale, fluide, qui donne de la lisibilité et de la visibilité demande une transformation profonde des process et des états d'esprit. Et donc du temps.

"La gestion des contrats est encore très hétérogène. Des morceaux de contrats se trouve dans les CRM, d'autres dans les SI achats et la base du contrat est au service juridique. Pour cette raison le contrat perd de sa puissance. Or, plus on va dans la profondeur du contrat plus il devient important et stratégique pour l'entreprise", estime Nicolas Sarraquigne de Legisway. Il devient donc crucial de bien outiller la mutation du process contrats en vue de l'homogénéiser. Pour garantir le succès d'une telle transformation il est nécessaire de procéder par étapes.

Etape 1 : créer un écosystème contrats avec les différentes fonctions concernées (DG, DAF, DHA, direction juridique, DSI) pour bien cerner le besoin car le contrat est l'affaire de tous. "Il est primordial de savoir quel est le besoin et qui ça va aider sinon on risque d'implémenter un outil inadapté qui sera peut être très efficace pour les achats matériels mais pas du tout pour les achats de prestation intellectuelle. Donc attention!" prévient Nicolas Sarraquigne de Legisway.

Lire la suite en page 2 - Etape 2 : outiller la mutation du process

Etape 2 : outiller la mutation du process en trouvant les bonnes interfaces intelligentes selon la structure et l'activité de l'entreprise. Une bonne contratech permettra à terme d'avoir un cadre très précis, une meilleure négociation en amont et donc une diminution du nombre de litiges. "Il faut démarrer avec un spectre atteignable. Par exemple les contrats fournisseurs s'il sont stratégiques pour vous. Et une fois l'outil et les équipes bien en place on peut faire tache d'huile", explique Théodore de Saint Rémy de Legisway.

Etape 3 : le pilotage en binôme. Une collaboration achats/juridique est de plus en plus présent au sein des groupes déjà matures sur la question. Cela permet de libérer les fonctions. Les opérationnels ne sont ainsi plus dépendants du juridique très sollicité. "Nous avons une base de contrats modèles dans notre SI sur lesquels nous appuyer et nous nous rapprochons des juristes seulement s'il y a des particularités, détaille Isabelle Gohier. Cela donne une meilleure visibilité sur la relation fournisseur et permet d'entamer par la suite un travail de massification."

Il ne faut donc pas imaginer tout changer d'un coup. "Nous avons entamé une démarche gestion de contrats il y a trois ans. La partie consolidation des données a même démarré en 2013, convient Isabelle Gohier, directrice achats coordination et performance chez Covea. Toute la valeur ajoutée de ce type de transformation est dans le pilotage. Cela permet d'avoir une vision consolidée sur la gestion des risques et la gestion budgétaire mais cela demande du temps. Et il est important de prendre son temps pour que le projet soit porté par le plus grand nombre dans l'entreprise."

Prendre son temps et procéder par étapes est essentiel pour être performant dans le suivi des contrats car un contrat ne s'arrête pas à sa signature bien au contraire. En proposant les bons modèles de contrats on augmente la réactivité, réduit le time to market et gagne en performance à tous les niveaux.