Comment Crèches de France a optimisé ses achats d'assurances et télécoms

Avant la nomination de Pierre Castillon au poste de responsable des achats du groupe en janvier 2017, Crèches de France, spécialiste de la création et de la gestion de crèches et micro-crèches, ne disposait d'aucune ressource dédiée aux achats. A son arrivée, il a donc décidé de remettre à plat tous les postes de coûts. "Jusqu'à présent les budgets étaient gérés par une équipe réduite de la direction qui assumait d'autres tâches. L'absence de temps est le grand responsable du manque de pilotage de nos achats. Nous avons, en effet, tous fonctionné à plein régime sur des sujets qui avaient trait à notre développement et à notre coeur de métier : la qualité d'accueil des enfants en bas âge. La gestion des fournisseurs est passée au second plan", explique Pierre Castillon. "Et pourtant qui dit forte croissance pour nous (voir encadré ci-dessous) dit accroissement des coûts. Il était temps de tout remettre à plat. Par ailleurs, nous étions persuadés que bon nombre de contrats ne correspondaient plus à nos besoins." Et le programme était vaste car il visait aussi bien les télécoms, les assurances que la restauration des enfants, la flotte automobile, les fournitures de bureaux ou encore les voyages.

Focus sur la démarche d'optimisation menée sur les postes assurances et télécoms:

Pierre Castillon a sollicité l'aide du groupe Euklead, spécialisé dans l'optimisation des achats hors production, pour rationaliser les achats télécoms et d'assurance. "Les assurances et télécoms nécessitent des compétences spécifiques. Par ailleurs, il fallait faire vite. Déléguer à des conseils externes est pour nous la garantie que les choses seraient menées efficacement avec des résultats à la clé", précise-t-il.

Mais, si la donnée économique joue un vrai rôle, les tarifs ne sont pas pour Crèches de France un critère unique de décision. La qualité de services, en revanche, oui. "On ne néglige rien quand on accueille des enfants. Ce n'est pas une opération de cost killing que nous menons. Il s'agit de rationaliser les coûts ; pas nécessairement de les réduire. Et encore moins sans une attention particulière à la qualité de services Par ailleurs, je cherche des prestataires et des fournisseurs de confiance qui proposent des solutions qui faciliteront notre quotidien et qui nous libérerons du temps passé à des tâches administratives sans valeur ajoutée", explique le responsable achats.

Des économies et des services en plus

Acheter au meilleur prix tout en ayant de meilleurs services en adéquation à leurs besoins. Voilà la mission que Crèches de France a confié en 2017 aux conseillers d'Euklead, Benoît de Fontenay, directeur associé expert assurances, et Christophe Alaux, directeur associé expert Télécoms.

La première étape de la démarche a consisté, à partir des contrats, des factures et d'interviews, à réaliser un audit détaillé de l'ensemble de la situation du groupe, siège social et sites d'exploitation. En termes de téléphonie, il est à noter que la mission tient du sur-mesure car chaque crèche est une structure particulière qui a sa propre configuration en termes d'équipements téléphoniques et informatiques, par exemple. Puis, pour chacun des budgets, les experts ont élaboré, avec leur client, un cahier des charges précis et ont identifié les prestataires qui y répondraient rigoureusement.

Ainsi, concernant les télécoms, l'expert a scindé le poste de coûts en deux, fixe et mobile, pour faire appel aux meilleurs fournisseurs de chaque monde. Les assurances quant à elles ont visé les multirisques dommages et la RC Pro. "Nous voulions profiter de cette analyse pour nous assurer d'être bien couverts, précise Pierre Castillon. En effet, en cas d'absence ou d'insuffisance de couverture, les conséquences financières peuvent être très lourdes pour l'entreprise et ses dirigeants". Les experts ont ensuite mené les appels d'offres. "C'est une phase durant laquelle il y a de nombreux échanges avec les prestataires. Les experts sont issus de ces métiers ; ils partagent le même langage que les fournisseurs. C'est un réel atout", commente Pascal Daveau, président d'Euklead.

Résultat: 37 % d'économies sur le budget assurances et 30 % sur les télécoms. Et ce, en bénéficiant, pour la partie assurances, d'une nette amélioration de la couverture notamment sur des risques spécifiques au métier. "Par ailleurs, nous avons obtenu un contrat global pour tout le réseau et le siège", souligne le responsable achats. "C'est une nette amélioration des services. Avant nous gérions un contrat par établissement. Par ailleurs, nous travaillons toujours avec notre courtier historique mais nous bénéficions de l'accompagnement d'un nouvel assureur ; un mutualiste qui partage notre philosophie. Concernant les télécoms, nous avons également changé de prestataires et sommes aujourd'hui accompagnés d'acteurs (fixe, mobile) dimensionnés pour soutenir le développement du groupe ; dont un important prestataire indépendant spécialiste de la téléphonie sur IP. Et la mission a permis d'homogénéiser les solutions techniques."