[Avis d'expert] Maîtrise des données fournisseurs : préparez-vous au "Predictive Procurement"

Les données font partie des sources les plus stratégiques en matière de création de valeur à moyen et long terme pour les entreprises. Pour les directions achats, maintenir à jour les données fournisseurs, assurer leur qualité et les enrichir constitue un véritable défi. C'est pourtant un travail indispensable : les acheteurs doivent avoir une bonne vision de leurs achats et dépenses pour bien négocier. C'est aussi le moyen de s'assurer que les données identitaires et relatives à la conformité de leurs fournisseurs sont bien à jour.

Les acheteurs, pilotes du risque fournisseurs

Depuis quelques années, le quotidien des acheteurs s'est enrichi, mais aussi complexifié. Gardienne des deniers de l'entreprise, la direction achats a en effet vu son champ d'intervention s'élargir après les différentes crises financières et au gré de l'évolution de la réglementation pour devenir, dans les organisations les plus matures, un véritable business partner au côté des directions métiers.

Elle doit réussir le mariage délicat entre performance achats et gestion du risque sans entraver le business, mais au contraire en le facilitant. La gestion du risque fournisseurs est désormais au coeur de la gestion des risques de toutes les entreprises. Et parce qu'elles travaillent généralement avec une myriade de fournisseurs de toute taille, le moindre défaut d'information ou manquement dans la mise à jour des différentes données fournisseurs peut entraîner des risques importants : mauvaise vision des dépenses (donc perte d'économies potentielles et erreur de stratégie), amendes pour non-conformité, problèmes d'image ou encore risques de fraude.

Longtemps perc¸ue comme une tâche chronophage et un coût supplémentaire pour l'entreprise, la gestion du risque fournisseurs et le travail nécessaire à l'obtention de données de qualité est une réelle opportunité pour être plus compétitif.

Il est donc stratégique d'identifier les problématiques liées à la non-qualité des données fournisseurs et leur impact direct sur le business. Si le travail de nettoyage et de mise à jour des bases fournisseurs peut, en apparence, s'apparenter à un travail titanesque, une démarche bien structurée permettra aux acheteurs de se préparer plus sereinement à l'avènement du "Predictive Procurement" qui leur permettra, grâce à l'intelligence artificielle, de prévoir leurs dépenses et d'aller encore plus loin dans la performance achats !

Miser sur le Predictive Procurement

En plus d'une meilleure conformité et d'un niveau de risque mieux maîtrisé, autre intérêt d'une démarche qualité des données fournisseurs : préparer le terrain pour la future révolution qui s'apprête à toucher l'univers des achats, le "Predictive Procurement". Car pour être à même de se lancer dans cette nouvelle aventure qui permettra aux acheteurs de prévoir leurs achats et leurs dépenses grâce à l'intelligence artificielle, il est capital de disposer de données fournisseurs fiables, de qualité et exhaustives.

Prévoir ses dépenses grâce à l'intelligence artificielle : comment ?

Il sera possible de prévoir ses dépenses grâce à la rencontre de l'intelligence artificielle avec les dernières technologies de robotisation de processus (RPA) dont la puissance et la fiabilité sont largement éprouvées dans d'autres secteurs, et qui ont été adaptées aux exigences et spécificités des métiers achats. Des robots qui comprennent, interprètent et s'enrichissent de vos demandes, puis, à la manière de "super-macros" Excel, se connectent à différentes sources ou applications pour effectuer des calculs et des modifications sans que l'utilisateur n'ait à intervenir. Ils peuvent ainsi aller collecter seuls l'information sur le web, dans les ERP, les bases de données pour les assembler et les retravailler. Ce type de robots peut d'ores et déjà être mis en place pour aider les directions achats sur certaines activités comme le traitement automatisé des masters data achats par exemple.

Ces nouvelles capacités viennent renforcer les solutions existantes qui intègrent parfois déjà les paniers de commandes prédictifs, des fonctions d'alerte et d'assistance aux acheteurs pour la gestion d'appels d'offres et l'évaluation fournisseurs notamment. En utilisant des solutions de Digital Procurement qui intègrent déjà ces technologies, les organisations achats font le premier pas vers le "Predictive Procurement". Elles s'assurent de mettre à disposition de leurs acheteurs des outils plus simples qui leur permettent de gagner énormément de temps au quotidien en leur fournissant de meilleures données : moins de temps passé aujourd'hui pour mieux préparer demain !

Par Sebastien Dumas, vp marketing & business developpement Synertrade France