Achats industriels : maîtriser ses risques contractuels

400 millions d'euros. C'est la somme qu'a dû débourser un groupe industriel du secteur pétrolier et gazier pour remplacer l'ensemble de ses vannes de pipelines installées il y a quelques années en Belgique. La cause : l'existence de normes locales techniques et réglementaires qui ont échappé à la vigilance des décideurs. Cet exemple évoqué à l'occasion du récent événement du groupe métier Centraliens Achats, sur le thème de la maîtrise des risques contractuels dans le cadre des projets industriels, illustre l'un des messages forts mis en avant : les enjeux et réglementations propres à un secteur d'activité doivent être au coeur des réflexions.

Anne Le Gurun, consultante Procurement et Purchasing, constate qu'au sein des grandes entreprises, " très peu de personnes lisent les contrats, alors que c'est le devoir le plus élémentaire. On laisse généralement cette tâche au service juridique. Pourtant les aspects purement juridiques sont une petite minorité du contenu. L'essentiel est composé d'éléments qui concerne directement les fonctions métiers, les techniciens, les ingénieurs, et bien sûr les acheteurs. Ces derniers doivent absolument se pencher sur toutes les parties d'un contrat. "

La négociation, fil rouge de la gestion des contrats

Forte de son expérience à la tête de directions Achats de plusieurs groupes industriels, elle estime par ailleurs qu'un contrat doit être vu comme un guide plus qu'une contrainte. " Appréhender le niveau de risque que traduit le contrat doit se faire très en amont. Il existe globalement 4 possibilités : accepter les risques en les incluant dans l'offre et en en tenant pleinement compte dans tous les domaines, les transférer au moins en partie via des assurances (garanties obtenues par la Coface ou autres) ou par l'externalisation auprès d'un sous-traitant, limiter les risques en jouant sur d'autres leviers, les refuser totalement ", décrit-elle.

La négociation est bien entendu le coeur d'un travail réussi sur ce plan. Elle ne doit surtout pas se faire trop tard dans les échanges et doit être remis en cause facilement au fil du temps. " Renégocier est essentiel, car au fil des années, les rapports de force et d'influence évoluent, tout comme les enjeux, le contexte sectoriel comme le prix des matières premières concernées ", poursuit Anne Le Gurun, en précisant par ailleurs " qu'en cas de désaccord, il importe de continuer les discussions dans le but de se mettre d'accord sur l'ensemble des points de désaccords. Le conflit doit être appréhendé le plus possible comme un élément faisant partie de la gestion de projet, et non pas comme quelque chose à éviter à tout prix. "

Pour les PME qui évoquent souvent comme obstacle le fait de ne pas avoir de Contract manager, elle précise qu'il est important de ne pas négliger ce rôle et de confier cette tâche au Project manager ou Procurement manager qui peuvent tout à fait en prendre la responsabilité.