Quand les étudiants du Desma travaillent au service des directions achats

Groupe Rocher : la gestion des MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Events)

Un groupe d'étudiants a travaillé en collaboration avec le Groupe Rocher pour réaliser un benchmark sur la gestion des MICE. Les dépenses MICE représentent un budget important dans les entreprises, et pourtant, les étudiants ont été surpris de constater que le degré de maturité sur ce poste de dépense était encore relativement faible.

Le groupe s'étonne en effet que la gestion des MICE aujourd'hui lui rappelle étrangement l'état des achats de Facility Management il y a environ 10 ans. L'équipe a donc décidé de reprendre les rênes du projet après une période d'interrogation... La MICE team, forte de ses découvertes, a ainsi pris son courage à dix mains et s'est lancée dans la rédaction d'un questionnaire. Après moults nuits blanches, les coéquipiers ne se doutaient alors pas qu'ils étaient sur le point de révolutionner le marché des MICE jusque là injustement délaissé des institutions de tous secteurs... !

Le groupe a pu constater que ces achats sont généralement gérés directement par les différents services de l'entreprise de manière indépendante, et très rarement centralisés. Ce marché se complexifie d'autant plus depuis le développement de services comme Airbnb, Opodo...

L'équipe a donc tracé une ligne directrice pour chercher à établir une organisation efficace des achats de MICE. La première étape fut la segmentation, indispensable à toute entreprise qui se lance dans l'aventure d'une organisation de sa politique MICE, afin de clairement distinguer les différents évènements, dans le but de leur attribuer des prestataires spécifiques.

La seconde étape fût la bonne compréhension des besoins, parfois importants, des clients internes. Une des principales missions du service dédié à l'achat des MICE sera donc de définir en collaboration avec les clients internes leurs besoins réels, afin de les mettre en adéquation avec les ressources de l'entreprise et ainsi créer une politique de consommation MICE satisfaisant toutes les parties prenantes.

Ainsi, différentes propositions seront finalement exposées afin de déterminer quelle solution sera la plus adaptée à la situation d'achats du groupe. Avec à la clé des économies conséquentes, une meilleure gestion des MICE, un gain de temps, une facilité de communication et une fluidité de l'information pour l'entreprise.