[Tribune] GED et dématérialisation: Objectif zéro papier?

L'aire de la transformation numérique pousse de plus en plus d'entreprises à faire le choix de la dématérialisation. Ce concept, très large, a de nombreuses répercussions sur la vie de l'entreprise et sur ses processus métiers. Parmi les outils disponibles pour accomplir l'ambitieux projet du "zéro papier", les solutions de GED - gestion électronique des documents - dont les performances laissent rêveur - sont les plus prisée. Pour beaucoup, faire le choix de la dématérialisation est une décision motivée par le souci écologique de diminution des ramettes de papier. Préoccupation légitime quand on sait que les entreprises françaises usent plus de 900 000 tonnes de déchets de papiers et ce, chaque année. En réalité, il ne s'agit pas là de la fonction première d'une GED et ces solutions ont en réalité de nombreuses finalités.

Une GED, bien plus qu'une économie de papier

Bien que la GED soit un outil largement plébiscité pour viser le "zéro papier", il a d'abord été pensé pour servir d'autres desseins. Une solution de GED n'est pas qu'un instrument de digitalisation de l'écrit mais une administration informatique de tous les documents inhérents à la vie quotidienne de l'entreprise, et ce, de leur création jusqu'à l'expiration de leur DUA (Durée d'Utilité Administrative). Cela concerne tous les fichiers techniques, documentations en cours, factures, courriers, pièces archivées qu'ils soient produits sur support papier ou qu'ils transitent en réseaux.

En somme, une GED va faciliter la gestion des documents entre l'entreprise et ses interlocuteurs externes, mais aussi - et surtout - internes. Une GED va constituer une base de donnée documentaire, indexée et accessible par tous les salariés. Ce système garantit d'une part l'intégrité des informations ou leur validité, et d'autre part les modalités d'usage des ces documents (exportation, modification, partage, DUA...).

La structuration d'une base documentaire suppose la numérisation des documents, mais également la conservation et la mise à jour de l'historique de ces derniers. Une solution de GED officie à la manière d'une boîte noire, et l'utilisateur est en mesure de connaître "la vie" de chaque document sur demande. Par exemple, quand une facture a été émise, transmise, reçue, payée ou bien encore quand une documentation technique a été modifiée, et par qui. Par ailleurs, une GED gère aussi "la mort" des documents : la durée de validité est déterminée en amont et conditionne la période durant laquelle le document pourra circuler ou être consulté. Ce cycle s'achève par l'archivage d'une version inaltérable, liée à un historique détaillé. Le système d'une GED prévient ainsi la diffusion d'informations qui seraient désuètes et permet de valider leur(s) support(s) de diffusion.