[Tribune] GED et dématérialisation: Objectif zéro papier?

La dématérialisation et la GED : des bénéfices multiples

Pour une entreprise, opter pour une solution de dématérialisation apporte bien plus qu'une mention "Objectif Zéro Papier" en pied de page des courriels.

Réduction des coûts - Outre une consommation d'encre et de papier réduite, la dématérialisation des plannings, des comptes-rendus, mémos, etc., réduit le coût tout en facilitant et en augmentant la diffusion des documents. Le volume de courrier traditionnel est réduit au minimum obligatoire et ses dépenses logistiques également. Des entreprises se sont d'ailleurs spécialisées dans la dématérialisation des courriers : elles les reçoivent, les scannent et distribuent leurs versions digitalisées... Plus aucun courrier physique ne circule dans l'entreprise. Le volume utile dédié au stockage d'archives et son coût sont réduits de manière drastique : plus d'informations pour moins d'espace.

Sécurisation des informations - Chacun est assuré de travailler avec la dernière version d'un document comptable, ou autre texte de référence, ce qui réduit les risques d'erreurs. Les informations ne subissent plus de risque de perte ou de détérioration. Chacun peut consulter un document source de référence unique. L'outil pour y aboutir : le SAE (système d'archivage électronique). Cet outil est le binôme d'une GED pour le déploiement complet d'une dématérialisation.

Amélioration du service client - Une entreprise partisane du zéro papier offre à ses clients la possibilité d'accéder à ses informations à tout heure et de partout. Un assuré pourra, par exemple, recevoir ses contrats et les signer sans délais et sans avoir à sortir de chez lui. De plus en plus de services administratifs permettent à leur usager de télécharger telle ou telle pièce justificative et de la transmettre par e-mail sans passer par la case imprimante.

Valeur écologique - Les enjeux du réchauffement climatique et la prise de conscience de son importance par les entreprises ont poussé ces dernières à en tenir compte dans les valeurs qu'elles véhiculent. Le choix d'une GED est donc en cohérence, aussi bien en terme de communication d'entreprise que d'image de marque.

Moins de papier, plus de valeur ajoutée

Si les avantages promis par le zéro papier motivent parfois la transition vers une solution de GED ou de dématérialisation, les autres bénéfices de leur apport ne sont pas en reste. En particulier, le gain de productivité engendre une circulation facilitée de l'information au sein du personnel. On parle même de "contenus d'entreprises" dont la gestion devient une priorité stratégique pour de nombreuses structures. Il n'est pas rare qu'un poste dédié soit mis en place, celui d'Entreprise Content Manager. Celui-ci doit gérer le traitement et la diffusion des informations propres à chaque processus métier en tenant compte des attentes des utilisateurs.

Une solution de GED ou de dématérialisation est l'un des aspects les plus parlants de la transformation numérique. Il est dans l'air du temps tout en offrant aux entreprises les moyens de gagner en compétitivité et en flexibilité en tirant avantage des technologies les plus récentes. Si le concept de "zéro papier" permet d'appréhender aisément le concept de GED, il fait parfois oublier la subtilité et l'incroyable puissance de ce type de solution IT. Exemple criant de ce constat : le nombre d'options existantes et les différentes typologies de GED disponibles sur le marché.