Dans les coulisses d'un intégrateur - De la phase avant-vente à la conclusion

Phase Avant Vente - Contrat

Préambule : Lundi matin. L'équipe e-procurement arrive au bureau. Tous pensant avoir personnellement reçu l'appel d'offre de l'année : le dossier DOPRA SA. Arrivée de Xavier-Pierre (XP), chef de projet pertinent, rempli de bon sens mais quelque peu "rabat joie" et rigide qui renverse déjà le couple inséparable que forment Victoire et son café, responsable de la BU (Business Unit) Procurement quelque peu surexcitée, illuminée et sans filtre mais assez visionnaire, décalée et sympathique. Tous deux se rendent en salle de stand-up meeting, rituel du lundi matin.

Sasha, le junior sympa, détendu quelque peu naïf, à la vanne qui pique toujours prête, les y attend déjà.

Scène 1 : Dans la salle du stand-up meeting, devant le "tableau à idées", Victoire et XP annoncent ensemble l'arrivée du superbe appel d'offre full suite S2P et BPO qu'ils viennent de recevoir.

XP : C'est moi qui ai amené le lead, je l'ai reçu directement de l'éditeur @Buy ! On doit le faire avec eux, c'est obligé.

Victoire : Ah non, C'est le cabinet AMOA xxx qui me l'a poussé jeudi matin, mai j'ai eu une fin de semaine de dingue, je n'ai pas eu le temps de t'en parler. Pas de précipitation. Tu l'as lu au moins ? Je te rappelle que nous avons deux partenaires SI Achats, et tu connais la devise du cabinet : "chaque client a sa solution" et non l'inverse !

XP : Euh... je n'ai pas lu tous les détails, mais bon, contextuellement ça va être compliqué de le faire avec un autre éditeur que @Buy de toutes manières.

Victoire : Il n'y a rien de compliqué, "Client first ! C'est élémentaire". Alors, déplions l'AO et voyons ce qu'ils veulent exactement. Sasha, stp, tu peux projeter ?

Sasha à mi-voix : Comment elle va l'assassiner... 3,2,1 show !

[Sacha s'étouffe de rire derrière son écran et attend le début des hostilités]

Victoire : Alors déjà, ils veulent de la dématérialisation de facture avec un coffre fort numérique

PX : Oui, ça c'est bien, car nous pouvons leur mettre en place directement à la sortie du P2P, nous l'avons déjà fait avec les deux éditeurs.

Victoire : Exact, et puis en tant qu'intégrateurs et éditeurs, nous contrôlons toute la chaîne, ce qui sécurise le projet et c'est un véritable gage de valeur pour le client.

PX : Ensuite, ils veulent du Saas mais pas forcément mutualisé, ce qui nous laisse le choix entre nos deux éditeurs partenaires sachant que la formule mutualisée leur laisse moins de choix lors de la mise en place mais les sécurise plus lors des montées de version après la mise en production

Victoire : C'est vrai. Donc pour départager les deux éditeurs, il faut qu'on regarde les exigences qu'ils ont par rapport à leurs objectifs de ROI et à leurs fonctionnalités et ce qu'on peut challenger mais ce dossier me rappelle un autre client, sur lequel on peut faire un beau retour sur expérience et mettre en avant la flexibilité achat de la solution IBuy car ils ont beaucoup de demandes diverses par rapport à leurs succursales. Ils vont être difficiles à normaliser et je ne suis pas certaine qu'ils soient déjà assez matures, qu'en penses-tu ?

PX: Je suis assez d'accord avec toi, en plus on a le connecteur avec IBuy et l'exemple client aussi, donc c'est d'accord pour moi.

Sasha à mi-voix: Elle lui vend toujours ce qu'elle veut de toutes manières, et il s'en rend à peine compte, hi hi hi ....

Scène 2 : Distribution des tâches de la rédaction de l'AO

Victoire: Sasha, tu ne voudrais pas répondre à DOPRA SA stp ? Toi qui adores le luxe, tu devrais adorer cet exercice non ?

Sasha : Tu plaisantes ?

Victoire : Non, ce n'est pas compliqué. Tu reprends la dernière réponse dans le secteur du luxe, tu fais copie/ remplacer par DOPRA SA et tu envoies à XP. Enfin... plus ou moins...

XP : Tu rigoles ou quoi Victoire ???? Tu as lu l'AO au moins ??? Avec la liste des exigences à remplir et justifier ? J'ai un peu parcouru les documents cette nuit, et il y a tout de même quelques lignes d'explication à donner sur notre modèle de configuration et sur l'architecture d'interfaces proposée.

Victoire : Ah, ce n'est pas standard alors ?

XP : Pas vraiment. Ils ont quelques demandes spécifiques à leurs modèles organisationnels. Tu ne te souviens pas ? Les succursales...

Victoire : Alors on a choisi, le bon partenaire avec IBuy, c'est bien ! Tu t'en occupes, je validerai, merci !

Sasha : Victoire 1, XP 0 .....

Scène 3 : Arrivée chez le client. Tout le monde est prêt et entre en salle. Sasha branche les ordinateurs et internet mais rien ne fonctionne .... Ce n'est pas la première fois. Vite, vite, Victoire donne son téléphone mobile pour utiliser internet et fait diversion en présentant les sociétés Numen & IBuy pendant que Sasha et XP s'occupent de la partie "technique" de mise en place du matériel. Car le temps nous est compté et derrière nous, les concurrents attendent... Et là, miracle, la solution IBuy apparaît en grand d'un coup sur l'écran, le "show" peut commencer.... C'est parti pour 2 h de démonstration de la création de DA jusqu'à la dématérialisation de facture en passant par la gestion des fournisseurs et la contrathèque avec ses catalogues.

Client 1: Je comprends assez bien votre positionnement produit, mais quelle est votre méthodologie projet et quelles sont vos particularités ?

Victoire (sourire légèrement figé en recevant la question et clignant des yeux pour mieux organiser son discours) : Disons que, nous avons une méthodologie projet tout à fait particulière, utilisée, approuvée et appréciée de nos clients pour son efficacité et sa flexibilité. C'est un mixte entre du cycle en V qui va être appliqué pendant les ateliers et pendant la première relecture des spécifications. Après cette première relecture, on passera en méthode agile dans l'application pour une meilleure appréhension de l'application par vous client et une meilleure projection du résultat via la manipulation au quotidien de vos équipes projet.

XP : Victoire, je tiens à modérer ton utilisation du terme "méthode agile" qui est ici abusive car nous ne procédons pas au cérémonial de cette méthode.

Victoire : Oui, Oui, XP, nous faisons du Agile light et conceptuel bref, nous configurons en direct dans l'application avec le client et documentons en direct aussi.

Client 2: Comment vous organisez-vous avec l'éditeur ? Comment travaillez-vous ensemble sur le projet ?

XP : C'est le partenaire, donc Numen, qui est responsable de la prestation de service et qui est votre interlocuteur principal en signant le contrat de service.

Victoire : Exactement. En tant qu'intégrateurs, nous sommes responsables de la bonne implémentation et configuration de la solution que vous avez spécifiée dans votre cahier des charges. Nous sollicitons systématiquement l'éditeur en tant qu'expert à hauteur de 30% de la proposition que nous vous avons fait pour le projet pour vous assurer de la qualité de la prestation. Mais nous ne sommes pas dans l'obligation de consommer cette enveloppe de jours, c'est une "assurance qualité" pour vous client.

Sasha, à voix basse : Oui enfin, on sait ce qu'on fait quand même, on ne les consomme pas les 30%...

Victoire (faisant les gros yeux noirs) : Chuuutttt !!!!

Client 3: Dernière question qui fâche : pourquoi votre solution est-elle la meilleure ?

Victoire : Monsieur, ce n'est pas une solution que vous achetez, c'est un couple sur du long terme !

Sasha (derrière son écran, tout bas) : C'est parti, le Diable sort de sa boite...

Victoire : Je m'explique, ou plutôt je vous explique : vous achetez la solution IBuy et vous faites confiance à Numen pour la mettre en place en projet. Numen va devenir votre conseil, votre oreille attentive, le réalisateur de vos demandes, de vos souhaits et désirs autant que la solution Saas le permet. Mais il y a aussi une vie après le projet pour que la solution vive et évolue. Et qui de mieux placé que l'équipe projet pour continuer à faire vivre votre solution. Donc nous allons vous accompagner lors des phases d'administration, d'évolution, d'aide de vos utilisateurs... Nous serons toujours là pour vous aider et nous savons faire tous ces métiers pour ne jamais vous laisser pour compte. Voilà monsieur, pourquoi entre autres, nous sommes les meilleurs.

Scène 4 : Retour au bureau, commentaires en chemin...

Victoire : Alors les garçons, vous le sentez comment ce dossier ?

XP : Bah... C'est pas gagné...

Sasha : Ma démo était bien je trouve, à part XP qui m'a coupé la parole tous les deux mots, stp la prochaine fois, tu évites merci... Mais bon finalement je pense que cela a fait rire le client...

Victoire : Au moins, ils ont vu que nous travaillons dans la bonne humeur et la réussite ! Alors pronostiques ?

Sasha : 75%

XP : 51%

Victoire : XP, j'aime ta précision, moi j'y crois à 200% !!! On va gagner, vive la team Numen !!!

Epilogue :

Quelques mails plus tard - Quelques appels plus tard - Quelques pages d'échanges de questions et de revendications de la part de DOPRA SA plus tard - Quelques calls explicatifs supplémentaires plus tard - Quelques échanges de formats de contrats plus tard - Quelques démonstrations à de nouveaux utilisateurs potentiels plus tard...

Le téléphone de Victoire retentit un matin et là .... Victoire !!!! Le client annonce la victoire du contrat à Victoire. Maintenant, il n'y a "plus qu'à..."

Par Erika Perrotin, responsable P2P, Numen