[Tribune] La dématérialisation des factures fournisseurs en 6 points

Véritable fléau pour la pérennité des entreprises et donc pour l'emploi, les retards de paiement sont désormais pointés du doigt voire sanctionnés par Bercy. Pour réduire les délais de paiement, l'État incite désormais à faire le choix de la dématérialisation des factures. Un projet bien moins complexe qu'il n'y parait, à condition de bien s'y prendre.

1. Qu'appelle-t-on dématérialisation des factures fournisseurs ?

Quand on évoque la dématérialisation des factures, plusieurs définitions coexistent, car le terme couvre plusieurs réalités. Ainsi, et bien qu'il s'agisse du simple "niveau 1", l'envoi par mail d'une facture PDF est déjà une forme de dématérialisation, bien que le traitement qui s'ensuit (enregistrement, paiement...) reste manuel.

Un cran au-dessus, on trouve la lecture automatique des factures (technologies OCR, RAD, LAD), que ces dernières soient reçues par voie électronique ou papier. Dans ce cas, les informations contenues dans la facture sont automatiquement intégrées au système de comptabilité fournisseurs, de façon à simplifier, fiabiliser et accélérer le traitement de la facture, depuis sa réception jusqu'à son paiement.

Enfin, et ce devrait être, à terme, la solution utilisée par une majorité d'entreprises : la dématérialisation complète sur l'ensemble de la chaîne : le fournisseur transmet les informations de la facture par voie électronique grâce à un système d'EDI (Échange de Données Informatisé). Ces informations sont alors automatiquement enregistrées et vérifiées via la plateforme du fournisseur, avec mise en paiement à la date indiquée.

2. A qui s'adresse la dématérialisation des factures fournisseurs ?

A tout le monde, de l'artisan à la multinationale ! Pourtant, la France est un peu en retard par rapport à ses voisins. En effet, si l'envoi de factures PDF s'est développé ces dernières années, la dématérialisation de bout en bout (de l'envoi en EDI à la mise en paiement, en passant par le rapprochement entre commande et facture) est encore loin d'être généralisée. Pourtant, des solutions pré-packagées, et interopérables les unes avec les autres, existent et ne sont pas si compliquées (et/ou coûteuses) à déployer.

La dématérialisation devrait pourtant se généraliser prochainement... notamment sous la pression législative qui s'intensifie ces dernières années. Avec l'obligation d'envoyer des factures dématérialisées via Chorus Factures pour les fournisseurs de l'État et des Institutions Publiques (ordonnance du 26 juin 2014) ou encore l'article 222 de la loi Macron (du 6 août 2015) qui autorise le gouvernement à rendre obligatoire, par ordonnance, l'acceptation de factures dématérialisées entre entreprises privées (B2B)."Le gouvernement est autorisé, dans un délai de neuf mois à compter de la promulgation de la présente loi, toute mesure relevant du domaine de la loi afin de permettre le développement de la facturation électronique dans les relations entre les entreprises, par l'institution d'une obligation, applicable aux contrats en cours d'acceptation des factures émises sous forme dématérialisée, entrant en vigueur de façon progressive pour tenir compte de la taille des entreprises concernées."

3. Pour le client, quels gains attendre de la dématérialisation des factures fournisseurs ?

Comme c'est souvent le cas dès lors que l'on évoque une certaine forme de digitalisation, l'intérêt principal de la dématérialisation des factures est économique. Au total, on estime que le coût du traitement d'une facture dématérialisée est 5 fois inférieur à celui d'une facture papier (3€ contre 16€). Cette différence s'explique en partie par l'absence de fournitures (enveloppes, papier...) mais aussi et surtout par le gain de productivité des équipes : ainsi, là où 6 000 factures papier sont traitées annuellement par un équivalent temps plein, cette même personne peut en vérifier 90 000 par an avec une dématérialisation à 80 %.

De fait, les temps moyens de traitement des factures sont considérablement réduits : de 15 jours en 100 % papier à 3 jours avec un taux de dématérialisation de 80 %. Sans compter que ce traitement automatisé réduit également les risques d'erreurs.