[Tribune] La dématérialisation des factures fournisseurs en 6 points

4. Et pour le fournisseur ?

Du côté fournisseur, lorsque les factures sont complètement dématérialisées, le règlement est quasi systématiquement (99%) opéré à échéance. Lorsque ce n'est pas le cas, moins de 50 % des factures profitent d'un règlement à échéance.

Ainsi, outre un coût d'envoi réduit à zéro (papier, enveloppe, timbre), le traitement plus rapide des factures et la réduction des délais de paiement a des conséquences positives sur la trésorerie des fournisseurs, et donc globalement sur leur santé financière.

5. Quels sont les freins éventuels à sa mise en oeuvre ?

Malgré le développement du numérique dans les entreprises, la dématérialisation se heurte à des freins qui sont le plus souvent d'ordre culturel. D'abord parce que le traitement d'une facture dématérialisée n'est pas "naturel" : il nécessite de revoir les processus et l'organisation des entreprises. Mais aussi par manque de confiance dans le digital. D'ailleurs, il est encore assez fréquent de constater que des factures fournisseurs, pourtant électroniques, sont... imprimées !

Par ailleurs, les idées reçues ont la peau dure : pour beaucoup, ce type de projet est long, complexe et coûteux à mettre en oeuvre. Or, aujourd'hui, des solutions existent et permettent de profiter rapidement de tous les avantages de la dématérialisation des factures.

6. Projet de dématérialisation : comment s'y prendre ?

En équipe ! En effet, un projet de dématérialisation des factures fournisseurs ne peut pas être mené uniquement par le service achat ou comptabilité/finances. Il implique nécessairement les métiers (qui valident les commandes et la mise en paiement) mais également la DSI, qui sera chargée de l'intégration avec le reste du système d'information (notamment l'ERP ou le logiciel de comptabilité). Le porteur ou les porteurs du projet pourront varier en fonction de la société, de sa taille, de son organisation ou de son historique.

Plus concrètement, il s'agit dans un premier temps de balayer l'ensemble des cas métiers, c'est-à-dire inventorier les circuits de validation types, de la réception des factures jusqu'à leur mise en paiement, en fonction des activités de l'entreprise, du type de fournisseurs, du service donneur d'ordre, etc. Puis de définir le type de dématérialisation souhaitée : PDF, scan et capture des données, EDI). A la suite de quoi, la direction des systèmes d'information entre en jeu pour gérer les aspects techniques (connexion, format, etc.).

Eu égard au nombre de collaborateurs impliqués à terme, l'accompagnement au changement est également primordial. Des utilisateurs pilotes et relais sont généralement un bon moyen pour favoriser un déploiement sans heurts. Tandis qu'en fonction du type de dématérialisation retenue, un certain nombre de fournisseurs pilotes devra également "jouer le jeu" pour une mise en production généralisée.