[Tribune] SRM: 5 conseils pour réussir votre onboarding fournisseurs

Faire le choix d'un Supplier Relationship Management (SRM) est un pas vers plus de performance et de valeur ajoutée pour votre entreprise. Le bon fonctionnement de votre solution nécessite bien sûr une adhésion de vos collaborateurs, mais également de vos fournisseurs. L'intégration ou onboarding de ces derniers est une étape cruciale, qui exige du soin et de la précision. Il faut avoir en tête que la digitalisation du processus achat fait passer votre organisation dans une dynamique 3.0 et introduit une dimension participative.

1/ Créez et maintenez une base de données précise et exhaustive à l'aide de vos fournisseurs

Votre base fournisseurs est le coeur de tous vos processus achats ; il est donc capital de disposer d'informations les plus complètes et les plus pertinentes possible. Les solutions eSourcing, via leur module de gestion de la relation fournisseurs (SRM), vous permettent aujourd'hui d'adopter une approche collaborative pour l'intégration de nouveaux fournisseurs à votre environnement. Elles responsabilisent votre fournisseur également en lui donnant la possibilité de créer et de maintenir ses propres informations. Mais c'est à vous que reviennent la structuration de cette démarche et la définition des objectifs à atteindre. Assurer un onboarding de qualité garantissant un déroulement aval du processus est crucial, d'autant qu'il est une opportunité de renforcer la relation fournisseur.

2/ Identifiez les informations dont vous avez besoin

Au fil de nos différentes tribunes, nous sommes régulièrement revenus sur l'importance de la qualification fournisseur, sur les risques que cette relation peut faire peser sur votre entreprise, et sur l'impact positif d'une gestion précise des flux d'informations. Dès lors, il vous faudra faire le point sur tous les renseignements que vous devez collecter auprès de votre fournisseur, mais avec justesse. Vous devrez, avant toute chose, faire une liste exhaustive des informations à collecter, et hiérarchiser les informations obligatoires et celles qui ne le sont pas.

Par exemple, si vous souhaitez pouvoir mesurer le taux de dépendance de votre fournisseur, il vous sera nécessaire de connaître son CA global, pour ensuite le comparer à votre montant de dépenses.

Cette étape peut être effectuée bien avant la mise en service de la solution. Plus vous anticipez, plus vous donnez à votre fournisseur d'assurance et d'aisance pour l'onboarding. N'hésitez pas à vous appuyer sur votre cahier des charges pour vous assurer de toutes les informations nécessaires prévues, et communiquez le plus en amont possible vers vos fournisseurs, pour qu'ils puissent préparer leur intégration dans de bonnes conditions, et éventuellement vous soumettre leurs interrogations. La préparation est un facteur clé de succès dans un projet.

3/ Pensez au "sur-mesure"

Chaque direction achat construit ses processus et méthodes en fonction du contexte de son entreprise et des spécificités de son activité. L'onboarding fournisseurs, parce qu'il vise à préparer votre collaboration, à en poser les bases, n'échappe pas à cette règle fondamentale.

Ainsi, optez pour un questionnaire d'onboarding le plus précis possible. La plupart des solutions proposent des parcours uniques, mais vous exposeront au risque d'un oubli, et il sera très compliqué de changer les choses une fois votre SRM actif. De même, un pilotage très fin de la relation fournisseur est un gage de performance pour l'entreprise dans sa globalité. Ce pilotage exige donc d'avoir collecté toutes les informations en amont. Et contrairement à bien des idées reçues, un questionnaire adapté à un secteur d'activité particulier sera toujours plus facile à remplir pour votre fournisseur qu'un questionnaire général : lorsqu'on se trouve dans un environnement familier, il est toujours plus facile d'agir.

Il faut également pouvoir tenir compte des spécificités de votre activité et de celles de vos fournisseurs. Un questionnaire unique et/ou un parcours unique permet de simplifier la gestion du processus, mais risque de ne pas couvrir l'intégralité de vos problématiques.

Adapter les informations en fonction de la catégorie achat est une première étape pour capter une information claire et valoriser votre fournisseur.