Cartes de paiement : du réel au virtuel

Plus nous utilisons des paiements numériques, plus nous expédions les cartes de crédit plastiques à l'histoire. Après tout, pourquoi les voyageurs continueraient-ils à utiliser des moyens de paiement traditionnels quand le paiement virtuel se trouve dans leur main avec leur café ?

Kyle Ferguson, PDG de Fraedom (filiale de gestion de frais et de paiements de HRG) analyse qu'à travers les années, l'industrie du voyage d'affaires a évoluée grâce à deux facteurs : les avancées technologiques et les attentes des voyageurs d'affaires ; la stratégie autour des moyens de paiement souligne ce point. Il précise que les cartes virtuelles et les paiements mobiles deviendront des options de paiement standard en plus des moyens, plus établis, de factures, de cartes logées et de cartes de crédit d'entreprise.

Tout comme les téléphones ne sont plus seulement utilisés pour passer des appels, les cartes ne sont plus seulement utilisées en tant que moyen de paiement. Les cartes virtuelles et les paiements mobiles deviennent de plus en plus l'option préférée de beaucoup de voyageurs.

Les cartes virtuelles s'utilisent comme des cartes de crédit classiques ; la différence est qu'elles existent uniquement en format digital. Sans avoir à se préoccuper de sa carte matérielle, une nouvelle carte virtuelle peut être créée pour chaque transaction que fait une entreprise. Un numéro de carte virtuelle unique et crypté peut être produit pour garantir le paiement d'une réservation et permettre ensuite la réconciliation de la facture avec la transaction et le voyageur. Ces cartes sont idéales pour des voyageurs peu fréquents ou pour des missions temporaires, c'est-à-dire des voyageurs qui ne sont pas employés dans l'entreprise mais qui engendrent tout de même des dépenses voyages dans le cadre de leur mission. Ces typologies de voyageurs possèdent rarement une carte d'entreprise donc, pour eux, une carte virtuelle est adaptée.

La configuration de ces cartes varie en fonction des exigences, des besoins et de la culture de l'entreprise, depuis l'apparition des paiements virtuels les possibilités de customisation et de paramétrages se sont développées. Elles peuvent être utilisées pour de nombreuses raisons, à chaque moment d'un voyage. Une entreprise pourrait aussi assigner une carte virtuelle différente à un voyageur pour chaque typologie de réservation qu'il pourrait faire pour son voyage - par exemple, une pour le logement, une pour les vols et une autre pour la location de voitures.

Pour des directeurs financiers, les cartes virtuelles fournissent un niveau de contrôle supérieur. Les organisations en profitent parce que les cartes virtuelles augmentent la transparence, le contrôle des dépenses et une meilleure gestion des fonds de roulement. Un processus de réconciliation automatique entre la réservation et les moyens de paiements a amélioré le contrôle en plus d'avoir réduit les risques et la fraude avec un besoin diminué pour la réconciliation manuelle - et donc, des coûts inférieurs.

Les cartes virtuelles qui se lient avec une réservation peuvent aussi être liées à une application. Si l'entreprise utilise un système de gestion de dépense, les données peuvent directement y être intégrées.

Une carte d'entreprise traditionnelle peut ne pas fournir suffisamment d'informations sur les dépenses avec un fournisseur. Par exemple, cette transaction ferroviaire était-elle pour un billet de première classe ou de seconde classe ? La facture d'hôtel était-elle plus élevée que le montant de la réservation initiale parce que le mauvais tarif a été facturé lors du check-out ou parce qu'une dépense supplémentaire comme un dîner a été rajoutée ?

A l'inverse, une carte virtuelle est liée à la réservation donc elle contiendra tous les détails de la réservation après la réconciliation. " Le paiement est le premier ordre de rapport. " ajoute Kyle Ferguson, et il permet d'identifier les incohérences entre ce qui a été réservé et ce pour quoi le voyageur a en réalité payé. Comme Kyle Ferguson le souligne à juste titre : " beaucoup de choses peuvent arriver entre la réservation et ce qui se passe en réalité. "