DossierL'e-procurement dans la cour des grands

1 L'e-procurement séduit les entreprises

BErTrand GaBrIEL (Acxias)

Selon l'étude Prospective de l'offre et de la demande en solutions et services e-achats (2012- 2013) publiée par Demat Infos et IMA, 35 % des grandes entreprises sont équipées de solutions de gestion de catalogues et de commande en ligne, autrement dit d'outils d'e-procurement. Grâce à ces solutions d'e-achats, les acheteurs peuvent déployer des catalogues électroniques correspondant aux contrats qu'ils ont négociés auprès des directions opérationnelles, et cela en prenant en compte les services, les tarifs, les produits, etc. " Il s'agit de déléguer l'approvisionnement au plus près des demandeurs/prescripteurs, en se servant des contrats signés par les directions achats ", précise Bertrand Gabriel, directeur associé chez Acxias, cabinet de conseil spécialisé dans l'optimisation du SI achat et l'approvisionnement, jusqu'au purchase-to-pay.

2 L'e-procurement, une offre fonctionnelle qui part de loin

Pourtant, au début des années 2000, l'e-procurement était perçu comme un simple système de catalogues accessibles à partir d'une place de marché. Une dizaine d'années plus tard, le concept s'est transformé en un système interactif et collaboratif avec les fournisseurs, d'une part, et les clients internes, d'autre part. Généralement, les objectifs recherchés sont clairs : en donnant les moyens aux utilisateurs d'appliquer les contrats signés par la direction des achats, une réduction des coûts est envisageable.

Longtemps considéré comme un domaine réservé aux achats indirects, l'e-procurement semble désormais "marcher" sur les plates-bandes des achats directs. En effet, la couverture fonctionnelle s'est considérablement élargie sous l'impulsion des besoins des utilisateurs, qui réclamaient notamment des outils de récupération des factures, des rapprochements automatiques avec les commandes... " Les fonctions couvrent désormais un périmètre allant des processus d'approvisionnement jusqu' à la comptabilité fournisseur ", estime Bertrand Gabriel. Même observation de la part de Xavier Pierre-Bez, responsable du développement chez b-pack, " la couverture fonctionnelle des solutions e-procurement va bien au-delà du simple "outil d'appro'" en fournitures de bureaux, pour intégrer aujourd'hui la gestion fournisseurs et des appels d'offres, en passant par les données issues de la finance (gestion budgétaire et des engagements, comptabilité, etc.) ".

En outre, compte tenu des difficultés des utilisateurs à gérer le contenu des catalogues et du besoin de rafraîchir les informations liées aux produits présentés (surtout en cas de rotation rapide des articles), l'offre s'est adaptée. En effet, lors de la réception de nouveaux catalogues, plusieurs milliers, voire plusieurs millions de lignes de références, doivent être validées par les utilisateurs. Or, les outils d'e-procurement permettent de prendre en compte l'ensemble du cycle de vie du projet catalogue et d'identifier les changements des références. D'ailleurs, le terme de "catalogues en punch out" est souvent évoqué. Il s'agit, sur une base standard "OCI 3", de s'interconnecter directement avec le site d'e-commerce du fournisseur dans le cadre de relations contractuelles avec ce dernier, au lieu d'importer et d'internaliser son catalogue.

Présentation : Evolution de l'e-procurement (en anglais) par Bravo solutions

3 Une meilleure ergonomie et un déploiement plus agile pour les outils d'e-procurement

Sur la question de l'ergonomie, là encore, les nouveaux besoins des acheteurs ont contribué à rendre les outils bien plus conviviaux à utiliser. D'ailleurs, l'ensemble des acteurs interrogés sont unanimes : les éditeurs proposent désormais des outils très proches des standards observés dans l'univers du commerce en ligne, version B to C. " Nous assistons à une convergence des solutions e-procurement vers des solutions de type e-commerce ", confirme Bertrand Gabriel.

Autre tendance en matière de déploiement, les grands comptes n'hésitent plus, aujourd'hui, à se lancer dans des projets en mode SaaS/cloud, comme le confirme Xavier Pierre- Bez : " Depuis la rentrée 2012, plus de 80 % des projets signés sont en mode SaaS auprès des grandes entreprises. "

4 Moins de "dépenses sauvages" grâce à l'e-procurement

Une des problématiques de l'acheteur réside dans sa capacité à faire un choix. Pour cela, la direction achats doit définir des pistes d'optimisation du processus achat en diffusant un contrat-cadre au sein de l'entreprise. Cette diffusion implique non seulement le déploiement d'une stratégie de communication interne sur la nature des contrats signés, mais également l'utilisation d'une solution dédiée.

" L'e-procurement va permettre aux utilisateurs d'effectuer les achats à partir des contrats négociés préalablement, ce qui va leur octroyer un gain de productivité ", explique Gérard Dahan, vice-président marketing communication customer care d'Ivalua. Un gain de productivité estimé entre 15 à 20 %, auquel vient s'ajouter une réduction des dépenses dites "sauvages" (dépenses hors périmètre des contrats signés), évaluée entre 25 et 50 %. Un respect des bonnes pratiques, qui a notamment été suivi par le groupe Covéa, lorsque l'entreprise s'est tournée vers la solution d'Ivalua pour une remise à plat de son process achat. " Mutualisation des achats, mise en place d'une base de données fournisseurs commune à Covéa, et pérennisation du déploiement des bonnes pratiques achats ont présidé à la création du socle de notre programme EMA (Ensemble pour Mieux Acheter) ", expliquait récemment dans nos pages Sylvie Noël, la directrice achats. A noter que, pour la direction financière, le fait d'avoir une vision globale sur les dépenses achats, rassemblées sur un seul et même outil, est le gage d'un pilotage en temps réel via des tableaux de bord, notamment sur les aspects budgétaires ou le suivi du contrôle de gestion.

L'e-procurement est de plus en plus utilisé grâce à une couverture fonctionnelle élargie et une ergonomie proche de celle des solutions e-commerce.

5 Outils e-procurement : " Le processus d'approvisionnement est plus fluide et plus rapide "

Anne-Marie Guillemoteau, présidente associée (Effixens)

6 Comment percevez-vous l'évolution des outils d'e-procurement ?

Nous sommes passés d'un marché où l'achat de licences de solution dominait largement à un marché où les offres sont présentées en mode SaaS/cloud. Par ailleurs, les fonctionnalités se sont étoffées, puisque les éditeurs proposent aujourd'hui des fonctions de procure-to-pay (dématérialisation de facture), alors que les outils étaient principalement centrés sur la commande, voire la réception des achats. Enfin, l'e-procurement a longtemps été associé avec les achats hors production. Mais la frontière avec les achats de production tend à disparaître, car l'intégration avec l'ERP est théoriquement faisable aujourd'hui sans trop de difficultés.

7 Quels sont les principaux gains des pour les utilisateurs des outils d'e-procurement ?

D'une part, le gain en ergonomie comparé à un ERP est appréciable. En outre, la productivité gagnée n'est pas négligeable, même si elle est difficilement quantifiable. Le processus d'approvisionnement est plus fluide et plus rapide. Côté fournisseurs, comme le processus de règlement est accéléré, il est plus facile de négocier des conditions avantageuses d'achats, et surtout, de paiement.

8 Quel est le budget à prévoir pour une solution d'e-procurement ?

Tout va dépendre du point de départ et de la capacité à interfacer la solution avec l'ERP existant. Mais le budget moyen observé est de l'ordre de 200 000 euros pour les grands comptes. Le prix d'entrée est souvent bas, mais l'intégration des coûts d'interfaçage et la perte de production durant cette phase font grimper la note. Par ailleurs, l'explosion des coûts est due au développement spécifique demandé par les clients, une forte spécificité française. Au final, le ROI est présent, puisque le coût de passation d'une commande peut être divisé par deux ou trois.

Trois questions à Anne-Marie Guillemoteau, présidente associée d'Effixens : Comment évoluent les outils d'e-procurement ? Quel gain pour les utilisateurs ? Combien cela coûte-t-il ?

9 Comment mettre en place une solution e-procurement ?

Le prérequis à l'adoption d'une solution e-procurement est de disposer d'une analyse précise de ses dépenses : qui achète quels services et comment ? Ensuite, l'aspect technologique doit être pris au sérieux grâce à une étroite collaboration avec la direction des services informatiques afin de déterminer si la solution peut s'interfacer avec le(s) ERP existant(s).

Gérard Dahan (Ivalua)

" Certes, l'adoption des offres en mode SaaS tend à simplifier le déploiement des solutions d'e-procurement, mais le parc hétérogène et vieillissant des ERP peut nécessiter de nombreuses journées d'adaptation ", met en garde Gérard Dahan. À ce titre, une intégration native SOA (Service Oriented Architecture) en web services (un mode lié au SaaS) de l'outil est souvent privilégiée. Par ailleurs, dans une logique d'intégration, l'entreprise doit s'assurer que la codification des données présentes dans le SI achats et l'ERP est identique. Afin de limiter le temps de déploiement, l'aide apportée par un intégrateur peut être utile (voir encadré).

Enfin, l'adoption rapide d'une solution d'e-procurement sera déterminante pour l'avenir du projet. Il ne faut pas hésiter à lancer des campagnes de communication en interne pour convaincre les utilisateurs de s'approprier l'outil. Bien sûr, une solution, avec une prise en main aisée et une ergonomie intuitive (une commande en trois clics, une approbation en un seul), pourra être adoptée sans trop de réticences côté utilisateurs.

Vidéo : 6 conseils pour la mise en place d'une solution de e-procurement réussie (en anglais)

Pour faciliter l'adoption d'une solution e-procurement, une collaboration étroite avec la direction des services informatiques s'impose.

10 Mise en place d'une solution e-procurement par le Crédit Agricole Technologies

En poursuivant le projet d'e-procurement initié en 2007, le Crédit Agricole Technologies souhaite boucler le vaste programme d'unification de son SI. En démarrant, dès 2007, le projet e-procurement, le Crédit Agricole (GIE Atlantica) souhaitait équiper son service achats d'un véritable outil professionnel. Un choix également motivé par une volonté d'intégrer rapidement la solution au SI, tout en conservant une certaine maîtrise sur l'outil.

Vincent Gibert (Crédit Agricole Technologies)

L'entreprise se tourne vers Ivalua, en raison de son architecture technique facile à déployer, son interface web et une base de données standard SQL. Avec un budget de 300 000 euros pour 500 utilisateurs, la solution a été déployée en mode licence classique en trois mois, avec la mise en place des référentiels fournisseurs et contractuel, et les premiers éléments d'un catalogue. Douze mois supplémentaires ont été nécessaires pour assurer la stabilisation. " Généralement, un projet d'e-procurement réclame beaucoup de temps pour arriver à une entente de toutes les parties prenantes. Or, nous avions l'avantage d'être rodés et bien documentés ", déclare Vincent Gibert, chef de projet utilisateurs SI Achat et acheteur IT.

Lorsque Crédit Agricole Technologies voit le jour en 2011 via un GIE, il a pour objectif de réaliser la production informatique bancaire pour l'ensemble des 39 caisses régionales, mais également de mener le projet NICE (nouvelle informatique convergente et évolutive) de mise en oeuvre du SI unique des caisses régionales, orienté client et multicanal. Le projet d'e-procurement s'inscrit dans l'accompagnement de cet ambitieux projet informatique, afin de répondre aux besoins des clients internes et d'optimiser globalement toute la chaîne de valeur achats.

11 Solution e-procurement d'Ivalua : un projet qui fait ses preuves

La solution d'Ivalua semble avoir joué son rôle en termes de fluidité administrative, tout en apportant une plus grande qualité de service au niveau des prescripteurs (budget tenu à jour, suivi de leurs demandes, validation des factures, etc.) Preuve du succès d'un projet initialement orienté e-procurement, de nouveaux utilisateurs se sont approprié la solution à des fins de gestion et de comptabilité... ce qui ne s'est pas fait sans poser certaines difficultés. En effet, l'outil n'étant pas nativement prédisposé à ces fonctionnalités, des développements spécifiques ont été, à l'époque, nécessaires. Ils sont aujourd'hui inclus dans la solution Buyer.

Une migration vers la V7 en intégrant des modules complémentaires et en élargissant son périmètre fonctionnel est prévue. Le projet s'annonce ambitieux, puisque la V7 va permettre de faire table rase du passé, en partant quasiment d'une feuille blanche. L'objectif ? Une mise en production fin décembre 2013, début janvier 2014. " Il est d'ailleurs amusant de constater que la V7 d'Ivalua dispose de quelques fonctionnalités que nous leur avons demandé de développer en spécifique, notamment le module budget. Ils ont capitalisé sur notre expérience pour améliorer leur produit, preuve d'une bonne écoute de leurs clients et d'une belle réactivité en termes de recherche et développement ", conclut Vincent Gibert.

Le Crédit Agricole Technologies a opté pour Ivalua pour la mise en place de son outil e-procurement. Selon Vincent Gilbert, chef de projet utilisateur SI Achat et acheteur IT : " Nous avions l'avantage d'être rodés et bien documentés ".

12 Pour aller plus loin

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