Quand les achats passent à la démat'

Annoncé en juin 2015, le déploiement de la suite e-achats Ivalua Buyer, interfacée aux ERP du groupe GKN, leader britannique sur le marché des composants automobiles et aéronautiques, va permettre à l'entreprise anglaise de centraliser l'ensemble de ses processus d'achat. Traitées dans différentes applications, tableurs et autres BDD, les données seront désormais disponibles au sein d'une plateforme unifiée entièrement intégrée. GKN bénéficiera ainsi d'une meilleure visibilité sur ses dépenses directes et indirectes, estimées à deux milliards d'euros.

L'outil devrait faciliter les process pour les 250 acheteurs qui sont en contact avec les quelque 6000 fournisseurs de l'entreprise. "Dans un contexte ­d'évolution constante de notre environnement, nous avons voulu nous associer à un partenaire en mesure de nous offrir un outil de gestion des dépenses innovant qui couvre l'ensemble des activités de notre département achat et qui soit doté de fonctionnalités standards, mais ­également modulables et suffisamment souples pour répondre à ­l'ensemble de nos besoins", a indiqué José Luis Sainz, VP direct commodity purchasing & strategic sourcing de GKN Driveline.

La 3^e édition de l'enquête internationale Ivalua Décideurs Achats⁽¹⁾ révèle un état d'esprit propice au déploiement de solutions e-achats, telle que la plateforme intégrée par GKN. Les décideurs interrogés sont en effet 58% à estimer que leur intégration représente une opportunité de disposer d'outils qui évoluent au gré des transformations de l'entreprise et de leurs besoins. Ces progiciels sont également considérés comme étant plus compétitifs que ceux de première génération (25%), tandis que leur déploiement est jugé plus simple et plus rapide (17%). Au-delà de l'investissement qu'elles représentent, ces solutions permettent, aux dires des acheteurs, d'améliorer non seulement la ­qualité globale du service délivré, mais aussi d'en ­développer de nouveaux et de réhumaniser les relations fournisseurs.

D'ailleurs, d'après la 9^e étude e-Achats 360° réalisée l'IMA (Ingénierie & management des achats, université Léonard de Vinci) et le cabinet Faits & Chiffres, dans le cadre du salon Solutions 2015, les directions des achats sont farouchement décidées à accélérer la mise en oeuvre ou la modernisation de leurs outils. Ainsi, à la question de savoir quels postes de dépenses seront consacrés à la modernisation du service des achats, l'acquisition ou l'évolution de progiciels est citée par 20% des personnes interrogées. Arrivent ensuite le recrutement et la formation aux outils (16%), l'intégration du SI (14%) et le conseil en SI achat (8%).

(1) Un questionnaire mêlant QCM et questions ouvertes a été administré par e-mail entre mai et août 2015 auprès d'un échantillon de directeurs des achats, supply chains, opérations, DSI, comptables et financiers de grandes entreprises internationales. 479 réponses issues de 321 entreprises ont été collectées et analysés.

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La vague de dématérialisation qui déferle dans la quasi-totalité des directions de l'entreprise et qui se propage tout au long des processus-clés, comme celui du procure to pay, constitue également une importante motivation en termes d'investissements. Ce mouvement déborde d'ailleurs du périmètre des services concernés et touche au fonctionnement des directions opérationnelles, du terrain et de la production elle-même. Même les fournisseurs peuvent y gagner si l'on automatise et rapproche, dans un même continuum, la facturation, son traitement, la réception des articles et son règlement, l'automatisation permettant à ce stade de mettre en oeuvre un outil de reverse ­factoring via un portail dédié.

Plusieurs acteurs se partagent ce marché, tels Ivalua, cité plus haut, ou Determine, qui est l'émanation de la fusion entre Selectica (Iasta) et B-pack. Jusqu'alors spécialisé dans les solutions de gestion de contrat, le nouveau groupe élargit ainsi le spectre de ses offres et couvre désormais l'e-sourcing, le sourcing stratégique, le procure to pay et le Business Analytics. Determine a d'ailleurs annoncé le lancement d'une nouvelle plateforme: Source-to-Pay SaaS Cloud.

BravoSolution (sourcing stratégique), autre poids lourd, a inauguré en mai dernier BravoAdvantage, une plateforme achats nouvelle génération. D'après l'éditeur, celle-ci contribue à "l'amélioration de ­plusieurs tâches comme l'identification des ­opportunités de gains, l'analyse des dépenses grâce à des données nettoyées et classifiées, ce qui permet d'identifier de manière proactive de nouvelles opportunités de sourcing et de mieux gérer la conformité". Aidant les acheteurs à améliorer le suivi de la ­performance fournisseurs, la solution facilite ­également les opérations de sourcing en offrant la ­possibilité d'évaluer des produits, des travaux ou des services, de façon automatisée et collaborative. Les bénéfices annoncés sont l'obtention d'un ROI plus rapide et une transparence accrue au niveau de la ­gestion des processus d'achat.

Le lean, en ligne de mire

Le lean management comme outil de la performance des achats? L'idée est séduisante. Afin d'améliorer ­l'efficacité opérationnelle des processus et de fédérer les acteurs-clés autour des enjeux et des leviers de la performance en matière d'achat, Axys Consultants, conseil en management, prône la mise en oeuvre de démarches collaboratives, directement inspirées du lean management. Le lean purchasing permet en effet de mettre en évidence les éléments porteurs de valeur ajoutée dans le cycle de production d'une organisation et d'éliminer ceux qui ne le sont pas.

Dans l'article paru en mai dernier et intitulé "Lean Purchasing: une démarche robuste pour développer l'excellence opérationnelle de vos achats", Philippe Lame, dirigeant associé du Kaizen Institute, et David Brechet, manager de consultants opérationnels et stratégiques au sein du cabinet Meotec, expliquent que "les entreprises ont besoin de souplesse et de réactivité pour optimiser leurs coûts et pour être compétitives sur leurs marchés. Réduire les circuits de décision, limiter le temps nécessaire entre la conception d'une idée et sa mise en oeuvre deviennent une nécessité".

Les acheteurs ont un rôle de chef d'orchestre à jouer entre leurs clients internes et les fournisseurs, afin de mettre en place des outils efficaces et interopérables, au service d'une meilleure efficacité. Les auteurs ­proposent deux approches: acheter moins et acheter mieux. La première nécessite de passer d'une ­obligation de moyens à une obligation de résultats, de mieux suivre l'exécution des contrats et de mettre en ­adéquation les achats avec les besoins réels des ­utilisateurs internes, en contrôlant précisément les consommations. La seconde passe par la mise en oeuvre de démarches de simplification, de standardisation, de plans de productivité et de meilleurs services (délais, ponctualité), le tout en ligne avec les contraintes des fournisseurs et les besoins de la chaîne de valeur de l'entreprise.

"Plus le service des achats intervient en amont du process, plus sa contribution à cette ­création de valeur sera importante", résument les experts. La direction des achats peut alors optimiser le rapport coût/qualité/délai et service, et négocier avec les fournisseurs. En ce sens, le déploiement d'une ­organisation en mode lean purchasing est source de performance et de productivité.

Passer, dans les faits, au Big Data

Alors que le Big Data représente un axe majeur de performance pour les entreprises, sa mise en oeuvre effective et opérationnelle est loin d'être généralisée. Une récente étude menée par OpinionWay⁽²⁾ pour Axys Consulting, société de conseil en management, montre qu'une grande majorité de dirigeants jugent que le niveau de maturité de leur entreprise dans ­l'exploitation des données est élevé (77%), mais que, dans le même temps, le développement de stratégies intégrant le Big Data reste marginal (moins de 20%) et qu'à peine 25% des patrons interrogés sont capables d'en donner une définition précise.

"Il est essentiel que les entreprises prennent conscience de ces enjeux et qu'elles soient en mesure de négocier ce virage, avec les investis­sements technologiques et humains que cela implique. Les gains de performances et d'efficacité sont à ce prix", estime Marc Sailly, p-dg d'Axys Consultants. Loin d'être seulement le carburant de la connaissance client, cheval de bataille des directions marketing et commerciales, le Big Data constitue aussi un levier favorisant l'amélioration des procédures internes. Reste aux entreprises à s'en persuader.

(2) Étude réalisée auprès d'un échantillon de 500 dirigeants et managers d'entreprises, membres du comité de direction, représentatif des entreprises françaises de 50 salariés et plus, hors secteur public. Questionnaire effectué par téléphone du 9 au 24 avril 2015.

>> Pour aller plus loin, consultez l'article "Big data : la voie des achats intelligents".