Innovations technologiques - Les entreprises changent de visage

Téléphonie mobile, e-mails, communication vidéo, réseaux sociaux... Jusqu'ici, chaque vague d'innovation technologique s'est traduite par l'ajout d'un canal de communication aux solutions déjà existantes dans les organisations. Vécues comme des aubaines, ces avancées successives ont aussi conduit à un empilement des outils, occasionnant des dépenses non négligeables. "La démultiplication d'outils pour couvrir différents besoins est pesante et coûteuse pour les entreprises. Elles prennent conscience des atouts multiples d'unifier les solutions. Les fonctionnalités de chats, de call centers, d'échanges documentaires au sein d'un même ensemble sont aujourd'hui très demandées", remarque Guillaume Dethan, vice-président régional du fournisseur d'outils de communications unifiées Fuze France. "Dans un schéma ancien, avec les PABX (autocommutateur téléphonique privé) et les autres solutions de communication, on totalisait 17 postes de coûts différents. Désormais, une seule plateforme réunissant toutes les fonctions est nécessaire."

Les contours d'une nouvelle ère semblent se dessiner dans les façons de travailler. Et les innovations logicielles jouent un rôle de levier pour faire collaborer davantage les salariés. Jean-Marc Gottero, directeur général France de la plateforme collaborative Slack, rappelle que "par le passé, chaque innovation apportait son lot d'atouts. Pour autant, travaillait-on forcément ensemble ? Rassembler les fonctionnalités utiles au travail en groupe au sein d'un unique outil se présente comme un changement notable." "Les collaborations de groupe doivent aussi se faire en situation de mobilité, c'est pourquoi nous avons mis en place une offre adaptée", indique Sonia Hadjadj Ouaknine, Country Manager France de ViewSonic. Les jeunes générations de travailleurs sont plus particulièrement demandeuses de solutions agiles, simples, ludiques. L'ergonomie des plateformes professionnelles s'inspire ainsi de la culture des réseaux sociaux (likes en lien avec les actualités de l'entreprise et de son activité, affichage et écriture de commentaires, etc.).

Des échanges innovants

Largement connu du grand public, Dropbox est également présente aux côtés des entreprises depuis 2005. Son but était à l'origine de remplacer la clé USB. Mais aujourd'hui, elle ne cesse de faire évoluer ses fonctions dans le sens des collaborations toujours enrichies, avec la possibilité de créer et partager des dossiers et fichiers de différentes natures.

Thibaut Champey

"Nous nous sommes focalisés sur le collaboratif avec l'idée de le faire évoluer en permanence. On passe de plus en plus de temps sur des applications très diverses. En moyenne, on utilise au quotidien une trentaine d'applications qui contribuent largement à segmenter le travail. Faire converger les outils est plus que jamais un impératif d'efficacité", assure Thibaut Champey, directeur général France chez Dropbox.

Tel un noeud de communication, ce type de plateforme a vocation à attirer et orchestrer l'ensemble des applications communément utilisées : les échanges se font par message, par chat, et les partages concernent autant les documents de tous formats que des usages logiciels. Pour Jean-Marc Gottero, "Le but à long terme est de supprimer les e-mails qui ne favorisent pas les échanges collaboratifs. Au contraire, on conserve des silos par ce biais." Une plateforme comme Slack permet aux utilisateur de créer les canaux qu'ils souhaitent, mais qui transitent systématiquement par ce support d'échanges. Il peut s'agir d'un article, d'un document, d'une application. "C'est une nouvelle façon d'irriguer les données", résume Jean-Marc Gottero.

La mise en place via le même outil de visioconférences, de communications téléphoniques, de webinars, de groupes de chats, au sein de l'entreprise, mais aussi en dehors, en incluant des acteurs partenaires fait basculer les collaborations dans une nouvelle ère. "Nous assurons une compatibilité totale avec les solutions les plus répandues telles que Microsoft 365 ou Google Suite pour le partage documentaire", décrit Guillaume Dethan.

Vers un modèle collaboratif intelligent

Pour le commerce ou l'innovation inter-entreprises, il s'agit d'un levier important. "Une collaboration entre une cinquantaine de personnes de plusieurs entreprises se fait classiquement par e-mail. Très vite dans ces cas, c'est l'enfer. La gestion de versions devient très complexe. Nous proposons une intégration incluant des droits d'accès, des dispositifs de sécurité qui rendent l'exercice possible en toute confiance. Les outils entre les sociétés diffèrent souvent, mais ce n'est pas un obstacle aux échanges. Il faut voir la plateforme comme une bulle qui harmonise les communications ayant des sources et formats variés", souligne Jean-Marc Gottero. Le secteur des médias est d'ores et déjà très demandeur, notamment pour gagner en efficacité dans les échanges avec les sociétés de production. Les centres R&D, les supply chains figurent également parmi les premiers clients.

Ces solutions innovantes s'apparentent à des carrefours des applications par lesquels transitent des services cloud, des services logiciels installés en propre. Une nouvelle étape des développements dans ce domaine consiste à intégrer de l'intelligence artificielle. "Si par exemple une réunion est récurrente, notre solution suggère l'ouverture préalable de fichiers concernés par la réunion à venir. Grâce aux systèmes de machine learning, Dropbox peut aussi suggérer l'usage de tels documents, de tels outils qui peuvent intéresser l'utilisateur spécifiquement. C'est particulièrement pertinent dans la mesure où nous utilisons tant de documents et d'applications différentes qu'on s'y perd", précise Thibaut Champey.