La GED au coeur de la transition numérique

"Un employé passe en moyenne une heure par jour à chercher des documents. C'est considérable. Avec une GED, cette durée est bien évidemment fortement diminuée", résumait Clément Kévin, responsable marketing au sein de la société Spigraph, spécialiste de la dématérialisation documentaire, à l'occasion du récent salon Documation à Paris en mars dernier. Pourtant, 66 % des entreprises ne sont pas encore équipées d'un tel système de gestion, selon le baromètre Canon 2016 portant sur transformation numérique des organisations. Dans le même temps, elles sont 68 % à déplorer une perte de productivité liée à la saisie manuelle des factures.

L'intérêt de gérer électroniquement l'ensemble de ses documents ne fait plus de doute, même s'il reste beaucoup à faire en matière de convergence et d'intégration de ces derniers. Dans un contexte où 60 % du temps est consacré par les employés à l'utilisation des documents, l'agilité et la souplesse de fonctionnement deviennent des critères différenciants. Mais une solution GED ne permet pas uniquement des traitements meilleurs et plus rapides. Il s'agit bel et bien d'un enjeu de valorisation des documents et de la donnée, transformant l'outil en un véritable tremplin aux avantages multiples et jusque là insoupçonnés.

De vastes projets en déploiement

Le numérique révolutionne les métiers et accélère le déploiement de nouveaux systèmes dans les entreprises. Plusieurs acteurs de renom négocient actuellement un virage majeur dans leur organisation pour se doter d'une solution intelligente de gestion documentaire. La société CRMA, filiale d'Air France KLM spécialisée dans la réparation de matériel aéronautique, a choisi Sollan pour l'accompagner dans la mise en place d'une solution de GED. Le but est de garantir la disponibilité de la bonne information technique aux 200 opérateurs techniciens sur le terrain et d'assurer une mise à jour régulière de la documentation.

L'entreprise Sollan a également été choisie par SNCF Voyageurs pour mener le projet de migration et de déploiement documentaire de l'entreprise sur la plateforme de gestion de contenus Nuxeo. Un projet qui concerne 5 000 utilisateurs initiaux et qui se destine à s'ouvrir à l'ensemble de la branche Voyageurs. Avec ses 75 000 collaborateurs, SNCF Voyageurs utilise de nombreux documents pour son activité opérationnelle, en particulier dans le cadre de référentiels projets (documents projets, d'organisation, modèles documentaires...). Ses besoins sont centralisés autour de fonctionnalités de gestion collaborative pour la coproduction, la gestion des historiques de versions, ou encore le partage, ainsi qu'autour des règles de sécurité avancées.

"Nous menons beaucoup de projets, avec des axes très différents. Ce domaine couvre une multitude de réalités variées. Plutôt que de parler de projets de GED, il est préférable de parler d'objectifs dans la réorganisation de son entreprise. Un travail important doit être fait au préalable pour segmenter et comprendre le besoin exprimé", rappelle Paul Terray, Consulting Manager GED / Archivage chez Sollan. Le référentiel documentaire est un des grands axes qui motivent la mise en place de ces projets. "Les employés veulent pouvoir retrouver le bon document contenant la bonne information au bon moment, qu'il s'agisse d'une note de services, d'un contrat, d'une convention. C'est un élément important dans le cas de CRMA et, de façon générale, un point devenu clé pour les entreprises et qui est très souvent demandé", poursuit-il.

Au-delà de la numérisation des documents, il s'agit de disposer des outils pour les gérer, les mettre à disposition dans les meilleures conditions. Sollan travaille beaucoup aux côtés des conseils départementaux où "les mêmes pièces sont souvent utilisées dans le cadre de tâches différentes comme la gestion d'un marché, d'une commande, d'une facture. Il est alors précieux d'unifier et de centraliser les pièces documentaires permettant l'instruction des cas métiers."

A chacun sa GED

Plusieurs offres existantes s'avèrent particulièrement adaptées aux besoins de l'industrie qui concentre un grand nombre de projets. La solution Isoflex, proposée par le spécialiste de la transformation numérique Visiativ, permet aux entreprises industrielles de gérer et de maîtriser l'ensemble des documents de l'entreprise en lien avec leur ERP et d'assurer ainsi une liaison entre les pôles de conception et de fabrication. Il est possible d'accéder directement au coffre-fort Isoflex depuis Word, Excel et Outlook. Selon son profil, chaque utilisateur dispose d'un accès rapide et fiable aux fiches clients, fournisseurs et articles directement depuis l'ERP. "Dans beaucoup d'ateliers de fabrication, le document à l'état numérique reste encore totalement absent. On travaille sur du papier sur lequel on schématise les interventions et opérations à venir. La documentation technique relative à la fabrication d'un produit se retrouve alors déconnectée des éléments existants dans l'ERP, des bons de commandes, des emails qui concernent pourtant directement le produit. La solution Isoflex est née de ce constat", souligne Guillaume Lecuyer, directeur Marketing Produits chez Visiativ.

D'autres offres du prestataire comme la solution Novaxel sont plus adaptées aux métiers des services. Elle offre un accès multi-canal aux dossiers de travail, quels que soient la nature et l'origine des documents qui les composent. Elle permet une consultation en local, à distance, en mode web, sur tablette ou smartphone. Novaxel se décline aussi en modules personnalisables, adaptés aux métiers ou aux différentes fonctions présentes dans l'entreprise. "Pour un cabinet d'expertise comptable par exemple, c'est un choix tout à fait adapté", estime Guillaume Lecuyer.

Une meilleure expérience Collaborateurs

L'amélioration des échanges entre employés est plus que jamais d'actualité et au coeur des objectifs affichés. Les entreprises souhaitent que leurs employés puissent travailler, échanger de façon constructive par le biais de la GED. "Dans le cas de la SNCF par exemple, nous avons mis en place un espace collaboratif de ce type. C'est l'équivalent de la salle de réunion en quelque sorte, mais en mode virtuel. Si une fonctionnalité n'est pas disponible, elle sera systématiquement utilisée à l'extérieur par l'intermédiaire de Dropbox par exemple pour l'échange de fichiers, d'où l'intérêt de proposer une offre complète sur ce plan", constate Paul Terray.

Ce volet concernant le travail collaboratif est poussé par l'entrée en vigueur au 1er janvier dernier de la loi El Khomri "qui fait que les demandes en matière de bulletins de paie dématérialisés explosent littéralement, en raison de l'incitation à de telles initiatives via le compte personnel d'activité", remarque Frédéric Durand, Information Management Product Manager chez Canon. "De multiples projets ont vu le jour en matière de démarche de dématérialisation du bulletin de salaire, allant même parfois bien au-delà, depuis le début d'année 2017." Le bulletin de paie n'est qu'une petite partie d'une transformation numérique souvent bien plus vaste qui s'exerce dans le domaine RH. Les directions financières, Achats, administratives sont également à l'origine de mutations fortes à ce niveau-là. Le portail de facturations des collectivités Chorus, lancé à l'initiative de l'Etat, incite là aussi à accélérer les déploiements.

Cette nouvelle donne impulsée par l'Etat est conforme à la tendance globale qui est à la définition de standards de formats de factures électroniques. Chaque émetteur pourra bientôt envoyer un fichier à son client selon un format commun aux deux acteurs. "Celui-ci pourra l'interpréter directement et l'absorber dans l'outil de comptabilité, sans avoir à passer par une solution de lecture automatique de documents avec toute l'imprécision que celle-ci peut comporter. C'est un important gisement de productivité dans les entreprises. Aujourd'hui, la saisie documentaire reste une activité importante dans de nombreux secteurs, parfois alors même que ces données existaient déjà en format numérique à l'origine", constate Guillaume Lecuyer.

Par ailleurs, l'aspect collaboratif est particulièrement intéressant pour les intervenants en possession de l'image de l'entreprise, comme les designers, les publicitaires qui vont produire, échanger des contenus. Il s'agit là d'une collaboration pour créer de la valeur. Pour certains aspects, il est souvent préférable d'intégrer des outils existants plutôt que de créer des applications qui n'auront jamais le même niveau de performance. "Au sein de Nuxeo, il est ainsi possible de référencer des documents gérés chez Google, Office, ou Dropbox. On pourra utiliser leur capacité d'édition en ligne, de notification, de commentaires avancés et faire participer ces documents à la solution Nuxeo en workflow collaboratif pour confier des taches à des personnes, les rendre disponibles pour des recherches. Puisque désormais le poste bureautique se déplace vers le Cloud, il faut trouver le moyen d'interfacer la GED avec le Cloud, d'où cette possibilité que nous avons souhaitée mettre en place", décrit Alain Escaffre, directeur Produits chez le fournisseur de solutions de GED Nuxeo.

Le levier de la convergence documentaire

Un nombre croissant d'acteurs proposent de faire tomber les barrières existantes naturellement entre les solutions de capture documentaire d'une part et les systèmes de gestion d'autre part. Kofax met ainsi à disposition une plateforme polyvalente intitulée TotalAgility visant à connecter un large éventail de services, allant de l'intégration accélérée de nouveaux clients à l'optimisation de la collaboration tout au long du cycle de vie des opérations. Concrètement, au stade de la capture, elle propose une intégration multicanale en veillant aux respects des règles métiers et à la normalisation des documents. Ceux-ci sont ensuite intégrés automatiquement en vue de transformations et de collaborations en toute simplicité, en situation de mobilité ou non. L'outil propose également la validation des transactions, avec une signature électronique par simple clic, incluant les vérifications qui s'imposent dans ces cas de figure. A noter que des instruments d'analyse offrent une visibilité complète et pertinente (présentations visuelles des éléments, vues par couloir d'activité...).

Pour s'assurer d'une convergence réussie et bénéficier d'un maximum de souplesse, les offres globales sont souvent privilégiées. ELO Digital Office fait également partie des acteurs présents à 360 degrés sur la question de la GED. "Notre intervention commence avec l'acquisition du document, notamment en terme d'automatisation de l'extraction et de classification des documents, ce que d'autres acteurs font généralement par le biais d'alliances avec des partenaires. Nous proposons un package répondant à des besoins verticalisés, comme la gestion des factures entrantes, à la gestion de contrats qui offrent des workflows, des formulaires web préparamétrés, des systèmes de gestion de droits préparamétrés, ce qui a l'avantage de gagner en rapidité sur la mise en place de process", indique Aymeric Martin.

La relation clients - fournisseurs est également au coeur des enjeux. "Dans le secteur télécoms médias sur lequel nous sommes très présents, on voit que toute la chaîne se numérise, des publicitaires aux canaux de diffusion, avec des applications permettant de contracter l'ensemble des échanges en standardisant ces derniers. Un autre de nos clients, dans l'industrie agroalimentaire, utilise Nuxeo pour raccourcir le temps entre les fournisseurs alimentaires et les clients en mettant à disposition des plateformes pour échanger des informations sur des produits de façon totalement digitalisée. On voit là concrètement l'apparition du besoin d'avoir des standards d'échange d'informations, comme en son temps la solution EDI s'était avérée nécessaire pour l'échange d'informations de factures", détaille Alain Escaffre. Ces éléments se situent au centre des activités de Product Information Management, mais celles-ci sont aujourd'hui très liées à la GED. "De plus en plus, les tarifs des fournisseurs sont exposés en ligne, et ce sont des machines qui viennent les étudier, les comparer, dans le but de voir dans quelle mesure ils sont adaptés, s'il est possible de négocier. Tout ceci de façon transparente sans intervention humaine", poursuit-il.

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Vers une GED intelligente

La digitalisation dans les entreprises passe, au-delà de la mise en place d'une GED, par l'intégration de solutions applicatives intégrées permettant de répondre aux différentes taches à réaliser. Ces solutions conduisent à une information globale beaucoup mieux structurée dès sa naissance. Les GED sont ainsi amenés à évoluer pour mieux interopérer avec des systèmes de production, mieux capter les informations et être un meilleur réceptacle pour interpréter ces dernières, l'enrichir, en tirer une valeur plus grande. "Un outil de gestion documentaire a vocation à devenir un véritable outil intelligent capable d'aller recueillir des contenus sur des réseaux sociaux ou sur des objets embarqués comme on le voit parfois déjà. L'enjeu est d'interfacer le système avec une solution de machine learning, de type big data, pour rendre l'information exploitable", confirme Alain Escaffre.

L'objectif est par exemple d'acheminer la bonne information au bon employé au bon moment, de fournir des services supplémentaires comme des contenus structurés tels des images, des vidéos, des solutions de conversion de fichiers, de lecture de contenus enrichis. "On peut citer en exemple notre client Solocal, qui gère les Pages Jaunes. Pour chaque coiffeur ou électricien répertorié, on peut indiquer des photos relatives à l'adresse, la boutique, les vidéos publicitaires associées...", illustre-t-il. En allouant un index à chaque document quel qu'il soit, il est possible de générer des rapports graphiques ou textuels, des tableaux de bord permettant d'avoir une vision synthétique et significative de son champ d'action. Le temps gagné en productivité grâce à la GED peut ainsi être orienté vers des tâches synonymes de valeur ajoutée ou d'analyse des contenus.

"Il existe déjà des briques technologiques sur le marché pour analyser les réseaux sociaux. C'est une demande qui émerge dans certains services comme le marketing notamment. L'une des tendances d'avenir est par ailleurs l'interaction avec les solutions métiers, les CRM, les ERP. Dans certaines organisations, les employés ne voient jamais notre interface de GED. Le point d'entrée sera leur ERP. En un clic, il est ainsi possible de remonter aux pièces ou commandes", décrit Aymeric Martin. La GED peut ainsi être masqué, être présente en transverse dans l'entreprise sans pour autant être le point d'entrée à l'information. Dans le cas de l'accompagnement de CRMA par Sollan, la solution a été interfacée à l'ERP de l'entreprise. Elle permet aux opérateurs de consulter la documentation applicable pour chaque opération. Deux familles de support ont été déployées, une famille fixe et une solution mobile sur tablette industrielle. Le projet est aujourd'hui totalement déployé dans les ateliers.

Paul Terray ajoute "qu'au sein de la recherche d'un groupe comme L'Oréal par exemple, les documents stockés sont porteurs d'un grand nombre de connaissances scientifiques importantes. La question n'est alors pas tant de savoir où retrouver le document intéressant, mais de savoir où est l'information recherchée. Ce sont les outils d'extraction de connaissances, de type Google, qui seront alors les plus adaptés. Dans le secteur industriel en particulier, ces fonctionnalités d'avenir sont déjà très demandées."

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Des réglementations favorables

Le 5 décembre dernier a été publié un décret sur la fiabilité de la copie numérique. Grâce à cette évolution, il sera possible de s'affranchir de la copie papier dans les échanges en étant assuré que la copie numérique est conforme à l'original papier. "Les lois évoluent et font bouger les lignes. Pour des raisons de fluidité des échanges, de normalisation ou de régulation, on tend à mettre en place des modèles en veillant à faire en sorte que les systèmes soient interopérables. Ce contexte est favorable au développement de systèmes de GED plus aboutis", précise Christophe Laurent, chef de marché Solutions au sein de Konica Minolta Business Solutions France.

L'utilisation de tels documents à valeur légale est intéressante dans de multiples cas de figure comme lorsqu'il s'agit d'établir un diagnostic, de faire part d'une preuve, gérer un litige vis-à-vis d'un client ou d'un fournisseur. Dans un contexte toujours plus strict, externaliser la conservation et l'archivage des documents devient une pratique de plus en plus courante. "Il faut garantir l'intégrité du document dématérialisé sur la durée. Pour le bulletin de salaire, ce sera 50 ans. Pour une facture ordinaire, ce sera 10 ans. Pour un appel d'offres, ce sera entre 10 et 30 ans selon les cas. Faire appel à un tiers permet de ne pas avoir à assumer l'obligation légale de l'intégrité du document dans le temps. Se tourner vers un tiers, c'est aussi l'assurance d'être toujours en phase avec l'état de l'art, tant sur le plan juridique que technique", estime Charles du Boullay, président de CDC Arkhinéo, spécialiste de l'archivage à valeur probante.

Christophe Laurent souligne par ailleurs que "la traçabilité de l'information est un volet toujours plus important. Même si nous n'en sommes pas au niveau du Patriot Act aux Etats-Unis, nous remarquons qu'il s'agit de plus en plus de montrer pattes blanches dans une multitude de domaines. En conséquence, les systèmes doivent être des outils de preuve, des moyens de suivi, ce qui n'était pas le cas jusqu'à présent."