Assurer la conformité de la facturation électronique à l'échelle mondiale : un réel enjeu pour les entreprises

La part croissante de gouvernements et d'entreprises adoptant la facturation électronique contraint les entreprises à envoyer leurs factures au format électronique si elles veulent continuer à collaborer ensemble et se faire payer. Cependant, le nombre grandissant de règles, de formats, de plateformes et de certificats rend la conformité très complexe.

Le point sur la situation mondiale

En 2017, la France a estimé à 12 milliards d'euros la perte de recettes de TVA. La mise en place de la facturation électronique et la transmission systématique des données de factures à l'administration fiscale vont clairement contribuer à la lutte contre la fraude à la TVA et à la simplification de la collecte auprès des entreprises.

L'Amérique latine a été la première à imposer l'utilisation de la facturation électronique à la fin des années 2000, en utilisant le modèle de contrôle fiscal appelé "Clearance" (vérification en temps réel des factures par l'administration fiscale locale). En Europe, la directive européenne sur la facturation électronique et les achats publics a été mise en place pour faire de la facturation électronique la méthode la plus utilisée en Europe en 2020. Pour soutenir cette directive, plusieurs pays ont instauré une réglementation obligeant les fournisseurs à envoyer leurs factures aux administrations publiques par voie électronique.

L'Italie est allée encore plus loin en devenant le premier État membre européen à rendre obligatoire la facturation électronique B2B et B2C pour les entreprises italiennes.

D'autres semblent disposés à suivre cette voie. La France lui emboîte désormais le pas en étendant l'obligation de facturation électronique au secteur B2B.

En effet, voté le 28 décembre dernier, l'article 153 de la loi de finances 2020 prévoit la mise en oeuvre de la facture électronique dans les relations inter-entreprises et la remise d'un rapport sur les conditions de cette mise en oeuvre. Tout comme pour le B2G, l'article prévoit d'instaurer cette obligation de manière entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025.

Le calendrier et ses modalités sera fixé par décret en fonction de la taille et du secteur d'activité des entreprises concernées. A date, le modèle de contrôle fiscal n'a pas été arrêté mais il est fort probable que ce soit le modèle de type Clearance.

La part croissante de gouvernements et d'entreprises adoptant la facturation électronique contraint les entreprises à envoyer leurs factures au format électronique si elles veulent continuer à collaborer ensemble et se faire payer. Cependant, le nombre grandissant de règles, de formats, de plateformes et de certificats rend la conformité très complexe. De plus, le délai entre la publication de la loi et l'échéance à laquelle les entreprises doivent se conformer est très court, tandis que le nombre de réglementations continue d'augmenter.

Des efforts ont été faits pour standardiser les achats publics et simplifier les échanges de documents entre les entreprises et les administrations publiques, notamment avec PEPPOL. Toutefois, la conformité reste encore très complexe dans la réalité.

La facturation électronique en plein essor

De plus en plus d'entreprises remplacent leur processus de facturation papier par des solutions de diffusion et d'archivage de factures électroniques moins coûteuses et plus efficaces. Elles découvrent ainsi de nouvelles façons d'accroître leur avantage concurrentiel et leur productivité (par exemple, réduction des erreurs liées aux factures, gains de temps et d'argent, paiement plus rapide, etc.).

Bien que la facturation électronique soit en pleine ascension, l'une des raisons pour lesquelles elle n'a pas encore été largement adoptée est la confusion autour de la conformité fiscale.

Une nécessité et un enjeu au niveau global pour les entreprises

Face à cette complexité et à la multiplicité des réglementations au niveau mondial, les entreprises doivent aujourd'hui se doter d'outils à la pointe pour répondre à ces besoins spécifiques. Certaines s'appuient sur plusieurs prestataires de services locaux pour assurer la conformité des factures électroniques dans différents pays, mais trouvent compliqué de respecter toutes les exigences locales et de gérer plusieurs fournisseurs.

L'enjeu est donc aujourd'hui de disposer d'une solution unique et globale pour 5 raisons essentielles :

1. Augmenter la visibilité

Une organisation internationale, implantée dans plusieurs pays, a besoin d'une solution qui offre une visibilité sur l'ensemble des factures envoyées au niveau mondial, mais également par filiale ou entité. L'accès multi-utilisateurs améliore la collaboration entre les équipes en charge de la gestion du poste client.

2. Respecter les réglementations locales

Les entreprises doivent se conformer aux différentes réglementations en vigueur dans les pays où elles exercent leurs activités afin d'éviter les pénalités, soit en fournissant leurs factures au format XML, soit en trouvant un moyen de se connecter aux plateformes des autorités fiscales pour soumettre leurs factures (par exemple, PEPPOL).

3. Anticiper les futures réglementations

Les entreprises doivent s'assurer qu'elles sont au fait des nouvelles exigences en matière de facturation électronique et qu'elles sont en mesure de réagir rapidement face aux évolutions.

4. Optimiser les processus internes

Les entreprises cherchent toujours à accélérer leurs processus et à améliorer la productivité de leurs équipes. Grâce à l'automatisation, elles peuvent gérer 100% de leurs factures quel que soit leur format, réduire les erreurs et les coûts associés au traitement manuel et réduire leur DSO.

5 Améliorer l'expérience utilisateur

Les taux d'adoption des utilisateurs à la solution sont plus élevés lorsqu'une seule et unique solution est utilisée.

Pour en savoir plus

Emmanuel Olivier - dirige les activités commerciales, marketing et consulting d'Esker pour l'ensemble des filiales du groupe.