[Tribune] Et si vous mettiez un accélérateur contractuel dans vos achats ?

Le temps consacré à la contractualisation des achats de prestations intellectuelles est souvent considéré - à juste titre - comme trop long et disproportionné par rapport au processus d'achat global et aux attentes des interlocuteurs "métiers". En pratique, on passe plus de temps à discuter les termes d'un contrat que ses conditions commerciales. De ce fait, plusieurs mois peuvent s'écouler entre la sélection d'un prestataire et la signature de son contrat, créant ainsi un décalage avec le besoin opérationnel. On comprend mieux alors pourquoi les prestations débutent souvent avant que le contrat n'ait été signé.

Or, dans une telle situation, l'acheteur expose son entreprise à des risques juridiques et perd surtout tout levier dans la négociation du contrat, le prestataire déjà en place étant moins enclin à accepter les exigences contractuelles de son client. En matière d'achats innovants, ce temps perdu dans la contractualisation devient un lourd handicap dès lors que l'achat d'innovation est censé permettre de rattraper un retard sur des concurrents ou de prendre une avance sur eux.

Dans tous les cas, cette lenteur dans la contractualisation des achats de prestations intellectuelles est de moins en moins tolérée dans les entreprises qui cherchent des solutions à ce problème récurrent sans toujours en comprendre la cause. Cette cause a souvent pour origine l'inadéquation des modèles de contrats généralement trop complexes et/ou trop difficiles à négocier ainsi qu'un démarrage tardif des négociations contractuelles, le contrat étant trop souvent perçu comme la "dernière chose" à négocier. Or, au contraire, comme dans beaucoup d'autres domaines, tout est affaire d'anticipation.

Le projet de contrat doit être communiqué dès l'appel d'offres et tenir compte des pratiques du marché afin d'éviter des allers-retours inutiles et des discussions juridiques sans fin sur des niveaux d'exigences contractuelles souvent inacceptables pour des prestataires, surtout lorsqu'il s'agit de start-up. L'expérience montre qu'une négociation de contrats adaptés menée en parallèle de la négociation commerciale permet d'aboutir à la fois à une signature plus rapide et à un meilleur "résultat contractuel", le client conservant un maximum de levier pour obtenir un niveau d'engagement contractuel cohérent avec ses attentes.

Une fois l'acheteur formé, il est possible de créer avec un juriste un binôme plus agile et efficace

Cette méthode de négociation implique que les acheteurs puissent s'approprier les modèles de contrats et avancer le plus possible dans la négociation contractuelle sans la présence continue des juristes qui manquent parfois (voire souvent) de disponibilités. Ainsi, il est possible de ne mobiliser les juristes que pour la négociation des clauses strictement juridiques ou relatives à la compliance. Bien évidemment, cet "accélérateur contractuel" implique une montée en compétence des acheteurs sur les clauses et les techniques de négociation contractuelle. Cette montée en compétence peut se faire dans le cadre de formation ainsi qu'en les associant à la rédaction de nouveaux modèles de contrats plus proches des réalités opérationnelles et commerciales auxquelles ils sont confrontées. Une fois l'acheteur formé, il est possible de créer avec un juriste un binôme plus agile et efficace.

La phase de contractualisation devenant moins chronophage, l'acheteur peut ainsi consacrer plus de temps aux tâches qui sont au coeur de son activité et aux autres projets ou demandes en provenance des interlocuteurs "métiers" de son entreprise. En synthèse, les entreprises qui souhaitent accélérer leur temps de contractualisation doivent adapter leurs modèles de contrats et leur processus de négociation après avoir formé leurs acheteurs.

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Par Me Franklin Brousse, Cabinet +Avocats