"Obligation de vigilance, une opportunité pour mettre en place un référentiel fournisseur unique"

Dans un livre blanc intitulé "Obligation de vigilance, une opportunité pour mettre en place un référentiel fournisseur unique", proposé par e-attestations.com et Altaris, Alain Alleaume, fondateur du cabinet Altaris, enseignant Kedge Business School, Essec, Desma, Centrale Paris, propose 6 étapes pour mettre en oeuvre un processus de gestion de la relation fournisseur.

"L'obligation légale pour les entreprises de contrôler la conformité réglementaire de leurs prestataires de service dès que ceux-ci réalisent un chiffres d'affaire annuel supérieur à 5000 € HT nécessite qu'elles aient une vision globale de leur portefeuille fournisseurs y compris et surtout lorsque les référentiels fournisseurs sont multiples du fait de l'hétérogénéité des outils de gestion comptable existants, écrit Alain Alleaume dans son préambule. "Cette obligation de vigilance qui s'impose aux entreprises constitue, pour les directions achats, une excellente opportunité pour mettre en place un référentiel fournisseur unique, et pour développer rapidement, progressivement, et à moindre coût un système d'information de gestion de la base fournisseurs."

"Cette démarche", ajoute-t-il, "peut conduire à terme, si l'entreprise a déjà investi ou anticipe l'acquisition d'une suite intégrée e-achats, à la mise en oeuvre d'un module de SRM (Supplier Relationship Management) tel que le proposent la plupart des éditeurs du marché. L'approche que nous présentons ici consiste à mettre en oeuvre une première approche de SRM "light "dont l'objectif est de créer rapidement de la valeur pour une direction achats, et de manière plus globale pour l'entreprise, dans la gestion de son portefeuille fournisseurs, ce qui constitue un point d'entrée indispensable pour la mise en oeuvre des politiques achats, et en premier lieu pour la gestion des risques fournisseurs."

Les 6 étapes, expliquées et détaillées dans le livre blanc, - extracts :

1 - Mise en oeuvre d'un référentiel fournisseur unique -

Les dispositions réglementaires auxquelles est soumise toute entreprise en matière d'obligation de vigilance nécessite de disposer de la liste complète des fournisseurs actifs sur l'ensemble du périmètre de l'entreprise, tous sites ou filiales confondus. Cela requiert de réaliser dans une première étape un regroupement de l'ensemble des bases fournisseurs locales sur une base de donnée fournisseurs unique moyennant un processus de nettoyage et de dédoublonnage de ces bases fournisseurs. Pour ce faire, il est nécessaire de disposer d'une clé unique d'identification qui est le code SIREN en France, la TVA intracommunautaire pour les pays de la Communauté Européenne ou encore le DUNS au niveau International.

2 - Gestion du contenu pour la mise en conformité vis-à-vis de l'obligation de vigilance -

Le caractère obligatoire pour les entreprises de se conformer à l'obligation de vigilance permet d'éviter le débat sur l'opportunité d'investir ou non dans la sélection puis la mise en place d'un contrat de service avec un des prestataires du marché. La notion de ROI tombe d'elle-même sauf à valoriser le temps passé en interne à collecter auprès des fournisseurs les informations nécessaires. Une fois acquis le principe d'y aller, il reste aux Directions achats de tirer parti de cette opportunité pour commencer à outiller le processus de gestion de la relation fournisseurs.

3- Enrichissement du contenu lié à des besoins complémentaires pour l'entreprise -

Exemple de cas de l'entreprise SNCF: Les fournisseurs vont déposer et mettre à jour leurs pièces dans un espace unique à toutes les étapes de leurs relations contractuelles:

- pour se référencer notamment dans les familles dites à qualification (qualité, références ...),
- pour répondre aux consultations ( lettres d'engagements, conditions générales, bilans et références...),
- à la signature des contrats (obligation de vigilance, assurances, listes d'intervenants),
- pendant l'exécution du contrat (mise à jour des documents du contrat selon cycle de vie (6 mois ou 1 an, généralement),
- pour le paiement (IBAN et coordonnées bancaires).

4 - Intégration de données externes permettant de piloter le risque fournisseur -

L'accès via des webservices (interfaces de programmation applicative ou API) à des données fournies par des prestataires spécialisés dans l'analyse financière ou dans la gestion de la RSE permet d'enrichir le contenu des informations disponibles pour un fournisseur donné, sur une plateforme unique et accessible au plus grand nombre d'utilisateurs de l'entreprise avec la possibilité de différencier par métier les documents complémentaires exigibles (Qualibat, par exemple) et avec une gestion de relance automatique pour leur mise à jour gérée par le prestataire sélectionné dans le cadre de l'obligation de vigilance.

5 - Mise en oeuvre d'une gouvernance des données fournisseurs -

La mise à jour des données fournisseurs constitue un enjeu majeur pour garantir la complétude et la qualité des informations saisies et mises à jour dans une base d'information centralisée. Pour une bonne gouvernance dans la gestion des données, il convient de mettre en oeuvre une table qui définit le " qui fait quoi " ? pour quelle utilité ? à partir de quelles sources et à quelle fréquence ? Par ailleurs, la capacité à disposer de l'information mise à jour régulièrement par des prestataires externes et aussi dans une certaine mesure par le fournisseur lui-même via un portail ad hoc est de nature à faciliter le travail des acheteurs qui ont davantage un rôle à jouer de " gardiens du temple " que d'opérateurs de saisie d'informations qui peuvent venir de l'interne comme de l'externe.

6- Mise en oeuvre d'un portail de gestion de la relation fournisseurs -

La mise en oeuvre d'un véritable portail fournisseur, point d'accès unique de la gestion de l'information fournisseurs tant pour les fournisseurs qui peuvent mettre à jour les données les concernant que pour les acheteurs et leurs clients internes, constitue une avancée importante dansla montée en maturité de la fonction achats et dans la gestion du capital fournisseur de l'entreprise. Une fois déployé un tel outil et à l'appui d'un premier retour d'expérience, il sera plus aisé pour la direction achats de l'entreprise de passer au stade suivant de sélection et de mise en place d'un module SRM d'une des solutions e-achats du marché, en tirant profit de l'existant et de la mise en oeuvre des webservices (API) déjà en place.

Reste un point important non encore évoqué : quelle définition donne-t-on à la base fournisseurs et jusqu'à quel niveau de complétude et d'enrichissement des informations fournisseurs doit-on aller ?

Une première ambiguïté qui doit être levée est de rappeler que l'obligation de vigilance ne concerne que les fournisseurs prestataires de service et dans un champ bien défini par la réglementation française (Code du travail article L-8222-1 et suivants). Cependant, il est tentant de franchir le pas et d'étendre à l'ensemble de ses fournisseurs la démarche, ce que plusieurs grandes entreprises françaises ont déjà fait.

Il appartient ensuite à chaque direction achats de définir avec les directions métier et aussi en accord avec la direction financière - voire la Direction des Risques ou du Contrôle Interne - les données et informations qui devront être gérées et ce, par domaine d'achats.