Délais de paiement et sanctions : la data est-elle la solution ?

L'analyse de données, bien utilisée, se révèle particulièrement utile dans la gestion des délais de paiement, et de plusieurs façons : évaluer le risque de pénalité, identifier les sources de retards, apporter des arguments de défense lors du contrôle, inciter à l'amélioration des processus internes, avoir une vision d'ensemble pour le groupe.

De plus en plus de contrôles, pour tous types d'entreprises

La DGCCRF poursuit et accélère même sa campagne de contrôles et de sanctions des délais de paiement. 18 publications d'amendes en 2017, 101 en 2018, et très probablement plus de 200 en 2019 (déjà 143 au 25 septembre).

Le sujet de la maîtrise des délais de paiement est donc devenu un sujet pour toute entreprise. Sans aller jusqu'à résoudre d'éventuels problèmes de trésorerie, l'analyse de données permet de faire face sereinement à de nombreuses situations.

Evaluer le risque de pénalité

Il suffit de disposer de l'extraction d'un grand -livre correctement renseigné et de maîtriser l' analyse de données comptables, pour réaliser les contrôles que la DGCCRF peut conduire . On dispose ainsi de nombreuses informations sur les factures qui seront soumises au contrôle, ainsi que sur le montant et l'étendue de la rétention de trésorerie que les contrôleurs qualifieront comme tel. Il est tout aussi possible de savoir comment évolue dans le temps le délai moyen et la proportion de paiements en retard.

La possession de ces indicateurs permet de savoir quel est le risque de pénalité potentielle encourue, et donc d'accorder la priorité adéquate à ce sujet.

Identifier les sources de retards et inciter à l'amélioration des processus internes

Les raisons, bonnes ou mauvaises, d'un retard de paiement sont multiples. De façon non exhaustive, nous pouvons citer :

· la facture qui ne parvient que tardivement au service comptable,

· l'absence de la personne en charge de réceptionner une prestation ou une livraison,

· la facture reçue avec une date bien antérieure à sa date de réception,

· un litige avec le fournisseur,

· un problème de trésorerie,

· etc...

La mise en place d'indicateurs permet d'identifier une partie de ces catégories, ou de se rendre compte que l'on ne dispose pas des informations nécessaires à cette identification. Il faut alors se poser la question d'un renfort des moyens de contrôles internes de ce processus. De plus, il peut être utile de mettre en place d'autres axes analytiques comme, la nature des achats concernés, les tiers concernés, les services de l'entreprise concernés, ... Cela permet de savoir s'il est nécessaire par exemple de revoir le processus d'achat concernant certaines prestations intellectuelles, ou de passer des consignes fermes à certains départements de l'entreprise sur leur manque de diligence à réaliser les réceptions.

Ces indicateurs permettent aussi de suivre l'amélioration ou la dégradation de ce processus dans le temps.

Préparer des arguments de défense en cas de contrôle

Disposer de ce type d'analyse démontre que ce sujet est traité sérieusement par l'entreprise, ce qui peut parfois avoir un impact sur le jugement des contrôleurs. Connaitre, pour les avoir identifiés, les factures, les tiers, les natures d'achats, sur lesquelles la rétention estimée de trésorerie sera la plus importante permet surtout de documenter, lorsque cela est possible, la raison de ces retards. Il sera plus facile alors d'opposer ces arguments lors de l'éventuel contrôle, et ainsi réduire significativement la base de calcul de la pénalité.

Avoir une vision d'ensemble pour un groupe

Il ne faut pas oublier que les contrôles se font société par société, et qu'un groupe peut donc cumuler de nombreuses amendes. Le 25 septembre 2019, un seul et même groupe a vu la publication de 4 pénalités pour 4 de ses filiales, pour un montant global de 346 k€, alors que les filiales concernées représentent moins de 10% de l'activité du groupe en France.

Il est donc possible de mettre en place des comparables entre les filiales et d'inciter à propager les meilleures pratiques. Autre point important, les paiements intragroupes sont eux aussi visés par les délais de paiement, alors que c'est un sujet facile à régler une fois qu'il est clairement identifié et suivi.

En conclusion, quel ROI de l'analyse des données sur les délais de paiement ?

L'utilité d'une analyse pertinente des données est indéniable et peut se manifester de nombreuses façons :

• Une amélioration du contrôle interne, des problèmes mieux identifiés et mieux suivis
• Un assainissement progressif des pratiques internes
• Une réduction probable du montant d'éventuelles pénalités
• L'identification d'erreurs dans le cycle achat (double règlements, avoirs dormants, ...)
• La défense de l'image du groupe, d'un point de vue global ou vis-à-vis de ses fournisseurs actuels et futurs

Il suffit donc de rapprocher le montant de l'investissement nécessaire (souvent très raisonnable si l'environnement comptable est correctement maîtrisé) et les avantages listés ci-dessus. Bien appréhendée, la menace externe des contrôles de délais de paiements peut donc se transformer en levier interne d'amélioration des processus d'achats et du contrôle interne des entreprises.

Pour en savoir plus

Jean-Marc Allouët, associé en charge du pôle Digital de BM&A, travaille depuis plus de 20 ans au mariage des expertises mathématiques, informatiques et financières pour apporter une intelligence augmentée aux différents métiers du chiffre et du contrôle. Concepteur du système d'investigation comptable GEO utilisé dans de nombreux contextes dont l'analyse des délais de paiements, le respect de Sapin II, l'audit interne ou les opérations de M&A.