Carte carburant : un outil de gestion devenu incontournable

L'offre est vaste, autant ne pas faire fausse route. L'adoption d'une carte carburant est avant tout conditionnée par l'implantation des stations affiliées au moyen de paiement choisi. Les gestionnaires de flottes de grandes entreprises dont les salariés se déplacent sur tout le territoire auront tendance à choisir la carte d'un grand pétrolier. Total, Esso, Shell et BP proposent ainsi un bon maillage des stations dans l'Hexagone. Pour Valérie Maris, responsable du parc automobile de Linde France, cette densité constitue le principal critère de choix : " Les salariés ne paient pas cette carte, ils ne feront donc pas l'effort d'effectuer un détour pour trouver la station adéquate. Pour eux, ce serait aussi une perte de temps dans leur journée de travail. " Dans le cas d'une entreprise dont les besoins de déplacement se concentrent sur une zone définie, le recours à une carte de grand distributeur devient alors envisageable. Leclerc, Auchan et Intermarché ont investi ce segment et se démarquent des pétroliers par des tarifs plus agressifs, mais leur réseau reste peu développé. Valérie Maris a testé sans succès la carte carburant d'un grand distributeur. " Faute de maillage suffisamment dense, les collaborateurs ne l'ont pas utilisée comme une carte de pétrolier. "

Thierry Forien, directeur adjoint de la division carburant de Leclerc, confirme que son réseau de grandes surfaces ne peut pas satisfaire ce type de besoin mais qu'il reste, malgré cela, adapté à la grande majorité des flottes. Il cite de nombreux clients dans les collectivités locales, les administrations ou de grandes entreprises comme France Telecom. Les transporteurs peuvent également l'utiliser facilement, car leurs besoins de ravitaillement sont moins fréquents.

Des services à la carte

La carte carburant ne constitue pas seulement un moyen de payer son essence. Elle est aussi acceptée pour régler le lavage, les lubrifiants ou le liquide lave-glace. Certains pétroliers ajoutent d'autres services comme le paiement du parking chez les grands opérateurs - comme Vinci - ou le télépéage. Les grandes surfaces ne sont pas en reste sur ces services complémentaires et proposent maintenant des prestations comparables à celles des pétroliers. Au rang des services additionnels : leur paramétrage par les gestionnaires de flottes, afin d'éviter les abus ou l'utilisation frauduleuse en cas de perte. Le débit mensuel peut ainsi être limité et la zone géographique, restreinte, tout comme l'heure de retrait du carburant. Ludovic Lagrange, responsable administratif et financier d'Intersurgical, entreprise spécialisée dans le matériel médical, ne préfère pas imposer de blocage et laisse la possibilité aux salariés de faire face à des situations problématiques. Mais pour s'assurer du bon usage de sa flotte de 13 véhicules de société, il utilise les relevés de consommation. " Ce n'est pas un instrument de surveillance mais juste un moyen d'être alerté sur des abus, comme des pleins effectués le vendredi puis le lundi suivant. " Car, selon la législation fiscale, les véhicules qu'il gère ne peuvent pas être utilisés le week-end.

Une gestion financière simplifiée mais des astuces à déployer

La gestion comptable est la fonction la plus évidente de ces cartes. Les factures de carburant et des autres services sont directement remontées à l'entreprise, ce qui évite les notes de frais, fastidieuses pour les salariés comme pour les services comptables. Lors de chaque plein, l'utilisateur de la carte doit indiquer le kilométrage du véhicule pour valider le paiement. Cette information est transmise au gestionnaire de parc qui peut s'en servir pour gérer ses véhicules. Mais tous ne s'appuient pas sur ces chiffres. Valérie Maris déplore l'absence de contrôle de cohérence lors de la saisie par le salarié ; elle reconnaît que ces derniers jouent bien le jeu, mais des erreurs ou des approximations peuvent fausser les calculs automatiques de consommation susceptibles d'être effectués à partir de ces informations. " Nous partons du principe que ces données ne sont pas fiables et nous les corroborons avec les remontées kilométriques issues des opérations d'entretien des véhicules ", confie-t-elle.

Une carte de paiement, pas de réduction

Reste qu'une carte de carburant n'est pas une carte de réduction même si, au moment des négociations, des remises sont consenties sur les gros volumes par les pétroliers, ce qui n'est d'ailleurs pas le cas dans la grande distribution. Par ailleurs, la souscription d'une carte n'impose pas de consommation minimum de carburant, mais implique un abonnement annuel de quelques euros, variable suivant les options choisies. Leclerc, comme les autres enseignes de la grande distribution, applique, en plus de cet abonnement annuel, une commission d'un à trois centimes d'euros par litre. Mais le coût final reste plus compétitif que chez les grands pétroliers. Pour concilier petits prix et grand réseau de distribution, le gestionnaire d'Intersurgical a opté pour la carte Esso. " Elle donne accès à un grand réseau (Esso, Shell, Avia) dont certaines stations, comme Esso Express, pratiquent des prix réduits ", souligne Ludovic Lagrange. Chaque responsable de parc devra donc trouver le bon compromis en tenant compte à la fois des besoins de sa flotte et des attentes en matière de services.