Fleet management - Réduire sensiblement ses primes d'assurance

L'assurance des véhicules peut représenter jusqu'à 20 % du TCO d'une flotte. Même si la période propice à la négociation, en raison de la concurrence entre les compagnies, les fleet managers peuvent commencer par activer deux leviers pour en réduire le montant : limiter la charge des sinistres par la mise en place d'actions de prévention, comme les formations à l'éco-conduite, et jouer sur les garanties. Les entreprises disposant de flottes supérieures à 80 voitures peuvent obtenir un contrat spécifique, qui ne sera plus indexé sur la catégorie de chaque véhicule (comme c'est le cas pour les parcs de moindre importance) mais sur la sinistralité globale de la flotte, observée au cours des trois dernières années. Dans ce cas, l'assurance ne sera pas basée sur le principe du bonus-malus, mais les cotisations seront simplement révisées annuellement, en fonction des sinistres survenus l'année précédente. Bernard Roland, fondateur du cabinet de conseil BRC, spécialisé dans les flottes auto, note que ce système n'est pas sans contrainte. "Les fleet managers doivent disposer de statistiques détaillées sur la sinistralité de leur flotte. C'est indispensable pour gérer le contrat ou lancer une procédure d'appel d'offres".

Ces statistiques sur les sinistres, disponibles auprès des compagnies, constituent la base d'une négociation avec les assureurs et permettent notamment de connaître le rapport du sinistre à la prime. "Si l'assureur perd de l'argent en vous assurant, ou en gagne très peu, n'espérez pas trouver des tarifs inférieurs ailleurs", prévient Bernard Roland. Au contraire, si la prime augmente régulièrement de 2 à 3 % par an, avec une sinistralité contenue, l'assureur sera enclin à faire un effort. Un appel d'offres pourra alors s'avérer intéressant, mais à condition d'effectuer un bilan de sinistralité préalable. Dans tous les cas, l'assurance constitue un achat comme un autre et se négocie au même titre. Autre conseil : si le courtier en assurance peut obtenir des prix compétitifs, il ne sera réellement efficace en sachant que l'acheteur met en concurrence plusieurs courtiers.

Comités de sinistralité

La location longue durée (LLD) est le premier mode de financement des flottes automobiles des grandes entreprises, aussi bien pour des voitures de tourisme que des véhicules de société ou des utilitaires. La majorité des loueurs proposent désormais des contrats d'assurance dans le bail des véhicules pour faciliter le travail des fleet managers. Bernard Roland concède que la formule a longtemps engendré un surcoût, "mais l'écart n'est plus significatif, si bien que passer par une compagnie n'est plus forcément indispensable". Ce regroupement des prestations se montre relativement confortable, le loueur pouvant par exemple fournir un véhicule de remplacement en cas de sinistre. C'est aussi un moyen de simplifier les démarches administratives, avec une facture unique et un seul interlocuteur à gérer.

Toujours pour optimiser les coûts et réduire le taux de sinistralité, de plus en plus de donneurs d'ordres misent sur la prévention des risques routiers, à travers des stages de pilotage ou d'éco-conduite. Les premiers permettent de corriger les mauvaises habitudes des conducteurs et, au final, de réduire le nombre d'accidents dans l'entreprise. Les seconds ont une vocation environnementale (réduire les émissions de CO2 et la consommation de carburant) mais aident également les conducteurs à adopter des comportements plus apaisés sur la route. Ces formations peuvent être également proposées par les loueurs qui accompagnent leurs clients dans l'optimisation du poste d'assurance.

Dans les deux cas, ce sont des leviers de réduction de la prime d'assurance d'une flotte, qui est indexée principalement sur la récurrence des sinistres. En établissant un suivi de la sinistralité, les fleet managers peuvent aussi cibler les collaborateurs à risque et leur proposer des formations afin de réduire leur accidentologie. "Au terme d'un programme de formation de trois ans, la prévention permet de réduire jusqu'à 30 % la fréquence des accidents" indique Lionel Ray. Les programmes de sécurité routière servent également à faire face au comportement à risques de certains conducteurs, identifiés grâce à une analyse des causes de sinistralité. Certaines entreprises vont plus loin en mettant en place des comités de sinistralité chargés de convoquer les conducteurs impliqués dans un sinistre et de les responsabiliser. Des mesures auxquelles les assureurs sont très sensibles.

Adpater les contrats aux besoins

"Depuis une quinzaine d'années, les entreprises ne sont plus sur-assurées et ciblent de mieux en mieux leurs contrats d'assurance, en adéquation avec leurs besoins", souligne Bernard Roland. Mais paradoxalement, Lionel Ray, fondateur du cabinet LR Conseil, affirme : "la plupart d'entre elles ne négocient pas, ou peu, leurs contrats, alors que les cotisations augmentent régulièrement. Il n'est pas nécessaire d'opter pour une assurance tous risques pour être bien assuré". Les sinistres les moins courants, et ceux dont le coût d'assurance se révèle trop élevé par rapport à leur fréquence, ne nécessitent pas de souscrire une garantie spécifique. L'entreprise peut être gagnante en prenant elle-même à sa charge certains dommages. Par exemple, le recours à des systèmes de géolocalisation peut constituer un moyen de réduire un contrat d'assurance contre le vol, car les véhicules ainsi équipés sont plus facilement retrouvés après leur disparition.

L'auto-assurance, un outil d'optimisation fiscale

Pour une flotte de taille moyenne, jusqu'à 150 véhicules, les marges de manoeuvre restent relativement restreintes en termes d'optimisation fiscale. Mais au-delà, "il peut devenir judicieux de faire l'impasse sur certaines garanties et de s'auto-assurer afin de récupérer la TVA sur les frais engagés", préconise Bernard Roland. Car, en assumant elle-même les réparations de certains dommages, comme le bris de glace, l'entreprise peut défiscaliser ces charges, ce qui n'est pas possible avec les primes d'assurance. Mais attention, cette auto-assurance doit être mesurée et suivie, soit en interne, soit en en confiant le contrôle à des consultants spécialisés. Dans certains cas, il peut également être judicieux d'opter pour une facturation détaillée de l'assurance et de récupérer la TVA sur certaines prestations comme l'assistance.