[Tribune] Impression : quand les flottes remplacent les parcs

Il peut paraître étrange que des entreprises ne sachent pas précisément combien de solutions d'impression elles ont dans leurs murs. Et pourtant ! La prolifération des imprimantes personnelles, la confusion liée à la convergence des copieurs et des imprimantes, les multiples marques et prestataires ne sont que quelques-uns des raisons qui compliquent indiscutablement la tâche des acheteurs.

Si la mode du "zéro papier" a, un temps, donné l'illusion que ce dernier était voué à disparaître, ce concept est devenu obsolète. Environ 340 millions de tonnes de papier sont aujourd'hui consommées au niveau mondial. Il est illusoire, dans ce contexte, de songer à s'en passer. Le but est plutôt de rendre le papier, et surtout sa gestion, "intelligents".

Recenser précisément le matériel en place (nombre, types, marques)

La solution peut sans doute s'inspirer des véhicules ou des téléphones mobiles, aujourd'hui achetés et gérés en flottes et non plus en parcs.

Comment les services achats et les gestionnaires peuvent-ils concrètement suivre l'exemple de cette mutation ? Tout doit commencer par la mise en place d'outils pour recenser précisément les matériels en place, les marques et les modèles, sans oublier les volumes d'impression réels de chacun des modèles et les usages qui en sont faits.

Installer des logiciels de suivi des consommables et des usages

Ces données sont ensuite récupérées par des logiciels développés par l'industrie de l'impression, dans le nom desquels on retrouve d'ailleurs souvent le mot "fleet" ou "flotte".

Une fois cette connaissance acquise, il devient possible et assez simple de mettre en place des indicateurs et d'imaginer des processus d'amélioration continue, comme réduire les coûts ou maîtriser l'utilisation des consommables, des problématiques qui sont au coeur des préoccupations des services achats.

Anticiper les dysfonctionnements grâce aux outils de gestion de flotte

Il est important de comprendre que la première utilité des outils de gestion des flottes d'impression est d'éviter - par une opération de maintenance préventive ou par la commande de consommables, notamment - les dysfonctionnements, dont les exemples fourmillent.

Il suffit de rappeler un fait divers récent pour mesurer l'enjeu que peut représenter une bonne ou une mauvaise gestion des matériels d'impression : un détenu a été libéré par erreur, parce que le fax transmis n'avait pu être imprimé, faute d'encre.

Mettre en place une maintenance préventive et une gestion intelligente des consommables

Autre bénéfice d'une gestion en mode flotte, et non des moindres : la génération de rapports sur les volumes et les coûts d'impression par machine ou par service, l'usage de l'impression couleur, le degré d'exploitation des machines, ou même les commandes groupées de papier et d'encre.

Des indications à forte valeur ajoutée, qui améliorent les politiques achats de l'entreprise et favorisent une réduction des coûts.