Fleet management - Des contrats de location à géométrie variable

Dans un contexte d'optimisation des dépenses, les entreprises recherchent des solutions pour réduire les coûts liés à leur flotte (acquisition, location, gestion). Alors que les usages ­évoluent vers l'autopartage ou le covoiturage, elles scrutent leurs contrats de location à la loupe, afin d'identifier des leviers d'action pour ajuster leurs dépenses.

Il semblerait d'ailleurs que la cohabitation de plusieurs dispositifs (LCD, LMD, LLD) soit une piste intéressante, dans la mesure où celle-ci favorise une "consommation" au cordeau en fonction des besoins réels.

La LLD, fortement ancrée dans les usages

La location longue durée reste un modèle qui perdure, puisque l'évolution du parc géré de cette façon a ­enregistré, en 2014, une hausse de 3,1%, selon les chiffres du Syndicat national des loueurs longue durée (SNLVLD). Une tendance confirmée au premier ­trimestre 2015, d'après les dernières statistiques disponibles.

La rationalisation du TCO, inhérente à la LLD, est l'une des motivations incitant les fleet managers à s'orienter vers cette solution, et plus précisément la maîtrise du budget (91%). Toujours selon le SNLVLD, le confort et la flexibilité (80%), les services associés tels que l'entretien, la maintenance, les cartes carburant et l'assurance (80%) et le gain de temps (70%) séduisent également les gestionnaires de flottes. Ces derniers déclarent d'ailleurs consacrer 27% de leur temps au pilotage du parc et 17% aux conducteurs.

Le contrat de LLD doit préciser le nombre de kilomètres à respecter, le montant des pénalités en cas de dépassement et, idéalement, prévoir une clause de remboursement pour les kilomètres non parcourus. Attention aussi au montant des indemnités de retard lors du paiement des loyers, ainsi qu'aux conditions d'utilisation des véhicules, qui doivent être explicitement mentionnées, y compris celles qui sont interdites.

Vérifiez qu'il est possible de bénéficier d'une voiture de remplacement, en cas d'immobilisation. Les managers de flottes devront également être attentifs à la loi de roulage, c'est-à-dire le rapport entre les kilomètres parcourus et la durée d'acquisition des véhicules, qui peut évoluer. En cas de dépassement, il faudra immédiatement demander un avenant pour que le montant du loyer soit modifié en conséquence. Sans quoi le loueur facturera, à échéance, les ­kilomètres supplémentaires.

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LCD et LMD: des alternatives plus flexibles

Face aux nouveaux besoins de flexibilité, induits par le resserrement des budgets, le couple LCD-LMD tire son épingle du jeu. Avec des contrats s'étalant sur un à douze mois, suivant les loueurs, la location moyenne durée (LMD) et la location de courte durée (LCD), ­activité historique des enseignes spécialisées, ont trouvé leur place et répondent à des besoins ­spécifiques: période d'essai, manque de visibilité sur l'activité, attente de livraison de véhicules neufs, ­surcroît d'activité saisonnière, opérations spéciales ponctuelles, tests de motorisation, etc.

C'est pourquoi les acteurs du marché segmentent de plus en plus leurs offres avec, d'un côté, des ­services dédiés à la LCD, tels FitRent (lancé fin 2014 par Europcar) ou Avis Flex, et de l'autre, des ­spécialistes de la longue durée, comme Arval qui s'est positionné avec Louveo ou ALD Automobil e, avec ALD Rent.

S'il est difficile de comparer les différentes formules - les prestations étant forcément différentes les unes des autres -, il reste possible de dégager un ordre de grandeur. Pour un même véhicule loué 800€ par mois en courte durée, comptez environ 350€ en longue durée et 550€ en moyenne durée.

La LMD présente également l'avantage d'offrir un choix très acceptable de modèles (VP et VUL) équipés de motorisations hybrides et électriques. Par exemple, ALD Rent propose désormais des véhicules électriques en moyenne durée, avec des Renault Zoe, des Kangoo ZE ainsi que des BMW i3 et des Tesla Model S. ALD Rent Electric permet aux entreprises de vérifier la compatibilité des voitures électriques, selon leurs usages, en conditions réelles et sur la durée.

Disponible sans engagement de durée, ALD Rent bénéficie de tous les services associés à la LLD (maintenance, assistance, pneumatiques, assurance tous conducteurs, y compris ceux de moins de 21 ans, etc.). Près 2000 véhicules neufs ou très récents sont disponibles, dans une quinzaine de ­segments (huit de VP et sept de VU/VS), afin de s'adapter le plus efficacement possible à la car policy des clients.

Une gestion des amendes simplifiée

Les loueurs se mobilisent pour la sécurité et la responsabilisation des collaborateurs en matière de comportement routier. C'est le cas d'Arval France, qui vient de lancer de nouvelles solutions de gestion des amendes. "La sécurité routière est un axe majeur de notre politique RSE, indique Grégory Libre, ­directeur commercial et marketing de cet acteur de la location. Or, nous savons que la désignation des contrevenants constitue un levier particulièrement efficace pour les sensibiliser et limiter les risques d'accident. Par ­ailleurs, nous souhaitons accompagner les gestionnaires dans l'optimisation du temps qu'ils consacrent aux tâches administratives."

Arval Amendes Basic est un service de gestion manuelle des PV, automatiquement inclus dans le contrat de LLD. Le principe est le suivant: le loueur déclare à l'administration fiscale les numéros ­d'immatriculation des véhicules, le fleet manager reçoit directement les amendes et choisit de les payer ou de les faire régler par le conducteur.

Un autre ­service, Arval Amendes Sécurité, donne accès au portail web d'Arval qui permet, grâce à son ­système de traçabilité, d'obtenir un reporting des contraventions enregistrées. De son côté, LeasePlan France s'est positionnée avec deux solutions, avec ou sans désignation du conducteur, qui diminueraient de 75% le temps de traitement opérationnel des amendes. En outre, LeasePlan offre aux fleet managers la possibilité de bénéficier de conseils additionnels en matière de gestion du risque routier professionnel.

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TCO en ligne de mire

À l'heure du digital, l'optimisation de la gestion de la mobilité passe par l'utilisation d'une solution logicielle. Renouvellement des véhicules (commande, livraison, restitution), attribution, pilotage de la flotte, ce type d'outil permet d'automatiser les process. Il favorise, en outre, la compilation de données au sein d'une base unifiée. Le gestionnaire reçoit des informations de ses divers prestataires (loueurs, pétroliers, assureurs, etc.) qu'il peut ainsi mieux exploiter et consolider, afin de prendre les meilleures décisions, de piloter les actions engagées ou de créer des alertes.

L'objectif reste l'optimisation des coûts, et notamment du TCO, qui englobe les coûts administratifs, les coûts de gestion et les temps de travail dédiés à la flotte ­(commande, immatriculation, restitution, etc.). Le TCO véhicules (entretien, cote Argus, polices ­d'assurance), le TCO utilisateurs (frais occasionnés par le conducteur), ainsi que le TCM (total cost of ­mobility), qui rapproche les coûts liés aux autres modes de ­déplacement et à la mobilité du collaborateur (billets d'avion, de train, frais de taxi, de stationnement, etc.), sont également concernés.

Parmi les avantages de ces progiciels, les alertes ­permettant de détecter les anomalies - augmentation sensible de la consommation de carburant, ­multiplication des amendes - sont particulièrement intéressantes. En identifiant les comportements à risque, le fleet manager peut agir et responsabiliser le conducteur de manière individuelle, simplement en lui adressant un rappel à l'ordre ou en l'encourageant à suivre une formation d'écoconduite.

Sur ce marché, les acteurs historiques tels SIP2 (InfoParc) et WinFlotte (Delta Tech) font face à la concurrence de nouveaux éditeurs comme Gac Car Fleet ou Phoenix Développement. La plupart com­mercialisent leurs offres sous forme d'abonnement, en mode SaaS. Pour en bénéficier, il faut compter 1,2 à 3 € HT par mois et par véhicule chez Phoenix Développement, et de 1 à 4 € HT chez Gac Car Fleet.

Avant d'opter pour l'un ou l'autre de ces services, l'acheteur devra décortiquer les offres, qui sont ­similaires en apparence mais qui se distinguent par des fonctionnalités plus ou moins poussées, et par ­l'ergonomie et la convivialité des interfaces. Tester les produits semble le seul moyen efficace de vérifier s'il répond réellement aux besoins du gestionnaire.

>> Pour aller plus loin, consultez l'article "LLD: 5 astuces pour faire des économies".