Des logiciels de flotte auto pour gagner en efficacité

Entre la gestion des cartes de carburant, le suivi de renouvellement des cartes d'autoroute, le suivi sur l'entretien du parc auto, la gestion des sinistres, des infractions, du remplacement des voitures... les tâches du gestionnaire de flotte sont multiples. Or, nombre de flottes automobiles sont gérées sans outil informatique spécialisé, les gestionnaires ayant recours à un tableur bureautique (Excel notamment).

Ce choix, qui peut être très efficace pour une flotte de moins de 50 véhicules, atteint vite ses limites et présente quelques inconvénients : manque de fiabilité sur la qualité des données, partage presque inexistant, risque de perte d'informations ou de modification non autorisée, difficulté à déclencher des alertes... Pour gérer un parc auto important, les gestionnaires de flotte doivent se tourner vers des spécialistes pour exploiter des outils considérés comme des aides à la décision.

"L'intérêt d'une solution de gestion de flotte est de pouvoir intégrer toutes les informations dans un seul et même outil" - Paul Duchêne

Avoir confiance dans ses données

Les outils spécifiques au métier de la gestion de flotte automobile sont donc devenus indispensables pour que les gestionnaires puissent avoir toute confiance dans les données traitées et les actions déclenchées et ce, dans une organisation qui valorise leurs compétences. "En raison de l'éparpillement de ces informations (chez les partenaires : loueurs, pétroliers, pneumatiques, etc.), l'intérêt d'une solution de gestion de flotte est de pouvoir intégrer toutes ces informations dans un seul et même outil, sans avoir à se soucier de la fiabilité des données traitées", souligne Paul Duchêne, directeur commercial associé chez Phoenix Développement.

Une fois les données "absorbées" par l'outil de gestion, des alertes et des listes de tâches à réaliser peuvent être déclenchées. Le logiciel est donc en mesure de rappeler au gestionnaire les actions à effectuer de manière quotidienne et automatique. L'impact est ressenti vers tous les services connexes au gestionnaire de flotte : le service RH pour les avantages en nature, par exemple, les services achat, qui ont besoin de connaître les coûts, le service comptable, etc. "Attention néanmoins à identifier correctement les processus de gestion, sinon le logiciel devient inopérant", avertit Paul Duchêne. Ce qui incite à structurer la gestion de la flotte automobile.

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