Révélation UX Achat - Les projets digitaux, orientés vers de nouveaux besoins

Plus de 82% des décideurs estiment que les solutions logicielles achats sont absolument indispensables. Plus de 62 % indiquent être insuffisamment outillés sur ce plan. Les organisations sont pourtant largement équipées en outils innovants. A quel niveau se situent alors les manquements ? A cette question, la nécessité d'enrichir les technologies en place par de nouvelles briques applicatives arrive largement en tête d'une liste de 10 suggestions (38 % des réponses mentionnées). Ces nouvelles attentes dans un contexte déjà digitalisé en grande partie est au coeur de l'enquête 2021 Révélation UX Achats réalisée par Media dell'Arte pour Décision Achats, en partenariat avec le CNA, avant l'été, sur les retours d'expérience des décideurs d'organisations de tous horizons, quant à leur rapport aux outils numériques dédiés.

Les indicateurs de la digitalisation au vert

La dynamique d'évolution vers l'intégration technologique est positive, en dépit de la crise sanitaire de la Covid-19. "La pandémie n'a fait que conforter les convictions et l'intérêt de se tourner vers une digitalisation poussée. Comme d'autres organisations, nous avons été affectés par la pénurie des semi-conducteurs. Nous avons aussi soufferts de manque de matières tels que le cuivre, l'acier, le plastique. Il est évident que les outils technologiques sont une réponse importante dans l'optimisation des approvisionnements", témoigne Joseph Peterle, directeur des achats chez Alcatel-Lucent Enterprise.

Structurellement, la contrainte d'être confinée par période a quelque peu ralenti l'avancée des projets digitaux. "Mais dans les intentions, les priorités n'ont pas changé et les dirigeants ont maintenu leur cap en la matière", constate Isabelle Carradine, associée spécialiste de la transformation de la fonction achats chez PwC France et Maghreb. Les seules initiatives de mutation digitale qui ont connu un coup d'arrêt concernent l'industrie 4.0. "L'industrie manufacturière a été beaucoup sous tension. On a observé d'importants arrêts d'usine, faute de ressources. L'urgence était donc plutôt focalisée sur la sécurisation des approvisionnements", poursuit-elle.

Les acteurs ayant déjà entamé un processus de digitalisation depuis quelques années semblent convaincus de la nécessité de poursuivre dans ce sens.

Joseph Peterle

"Grâce à une approche de rationalisation, nous avons réduit notre base de fournisseurs de 15 000 à 2 000 références. Le processus Procure-to-Pay a été divisé par 2,5. Quant au délai moyen de création d'un fournisseur, il a été divisé par 3. Les bénéfices sont évidents", illustre Joseph Peterle.

Les démarches de digitalisation se sont notamment poursuivis sur les volets les plus stratégiques.

Frédéric Brousse

"Dans ce domaine, nous remarquons une part en croissance de 31 à 36% entre 2019 et 2020. L'écart devrait a priori être plus grand encore entre 2020 et 2021", confirme Frédéric Brousse, directeur commercial Europe du Sud chez DocuSign. Les attentes relevées dans l'enquête de Décision Achats corroborent cette tendance, puisque la gestion des plans d'action et plans de progrès concerne depuis un an 38% des projets digitaux, contre 32% des déploiements lancés il y a plus d'un an. Frédéric Brousse précise par ailleurs que le cabinet PwC prévoit que "chaque grande entreprise investisse environ 2,5 millions d'euros pour sa transformation digitale au cours des deux années à venir. Toutes catégories d'entreprises confondues, la moyenne est à 900 000 euros."

L'émergence de nouvelles priorités

La Covid-19 et ses effets néfastes ont laissé des traces dans les développements. "Depuis les premières semaines de la crise sanitaire, les responsables métiers demandent aux directions achats de pouvoir être agile, de poursuivre l'intégration de fonctionnalités technologiques innovantes, tandis que les directions générales demandent avant tout des réductions de coûts. Ces demandes peuvent paraître contradictoires, mais au final, ce n'est pas antinomique", assure Frédéric Brousse. Les fonctionnalités innovantes de gestion des risques et de smart sourcing seraient la réponse à ce dilemme. Dans ce but, "la possibilité de s'intégrer nativement dans le système achats du client fait partie des principales attentes actuelles", ajoute-t-il.

Le contexte de crise sanitaire a également précipité les pratiques et réflexions en termes de gestion de contrat et de signature électronique, du fait du travail à distance. Les solutions de gestion des modifications documentaires permettant de savoir exactement qui est l'auteur de tel changement et à quel moment (par exemple entre un acheteur, un client et un responsable juridique) gagne actuellement en popularité. Qui n'a jamais vécu le cauchemar du document word qui circule entre plusieurs parties prenantes, avec des annotations de modification qui finissent par rendre le document illisible ?

Docusign fait partie des fournisseurs de solutions intéressantes sur ce plan : plutôt que d'être échangé par e-mail, le document se trouve sur une plateforme à partir de laquelle sont apportés les changements et sur laquelle les workflows sont définis. Le document peut être adressé automatiquement à la bonne personne dans le processus de suivi. Il en ressort des gains de temps et des échanges plus productifs. "La direction achats inclut ainsi son fournisseur dans un dialogue plus clair, plus coopératif", résume Frédéric Brousse.