Les outils d'automatisation avancés se démocratisent

Entre les gains d'efficacité apportés en interne et la possibilité de mieux enrichir les offres adressées aux clients, les technologies innovantes au service de l'optimisation de la gestion documentaire sont souvent décrites comme un double levier pour les entreprises. Si le premier atout devient évident, le second semble moins évoqué dans les intentions qui président aux projets de transformation digitale, alors même que les attentes des clients finaux sont toujours plus fortes. Une étude réalisée en février?2020 par Censuswide indique que 54?% des acheteurs sont prêts à changer d'offre si l'expérience numérique proposée n'est pas en phase avec leurs attentes. Chez les 18-24 ans, la part atteint même 60?%. La disponibilité en toute simplicité de contenus enrichis agrégés détaillant les produits est en passe de devenir un critère central du parcours d'achats.

Beaucoup d'entreprises prennent conscience des nouveaux enjeux et adoptent aujourd'hui le virage technologique dans leur organisation.

"Même si, assez logiquement, les plus jeunes structures semblent davantage sensibilisées à la pertinence de se tourner vers des solutions cloud intelligentes apportant des gains d'agilité, de l'automatisation, les offres se démocratisent actuellement. Des sociétés de divers horizons s'y intéressent plus facilement. Cette tendance est née en 2015-2016, et se développe rapidement depuis 3 ans?", remarque Ruggero Pizzo, directeur Division Business & Digital Solutions de Konica Minolta.

L'évolution conduit les responsables à davantage considérer leurs données comme un patrimoine business important qu'il s'agit de valoriser. "L'accessibilité toujours grande aux technologies innovantes est l'occasion de franchir le pas : il y a quelques années encore, en dessous de 100 000?euros, on n'intégrait pas de solutions GED (gestion électronique des documents). Désormais, à partir de 4 000?à 5 000 euros auxquels s'ajoutent ensuite 200?euros par mois d'abonnement, les entreprises peuvent intégrer des solutions tout à fait intéressantes", décrit-il.

Quel que soit le secteur d'activité, l'objectif pour la société cliente est de délivrer une expérience utilisateur optimale visant à améliorer la productivité des employés. Permettre d'oeuvrer avec une plus grande agilité s'avère d'autant plus judicieux dans un contexte de mobilité professionnelle fortement accrue (télétravail, déplacements...). Il s'agit également de mieux intégrer techniquement les données dans ce but : un document consulté doit s'ouvrir dans le bon format, simplement, de la manière souhaitée, afin d'optimiser le workflow dans son ensemble.

Des besoins omniprésents

"Tout le monde utilise des documents en grande quantité à l'heure actuelle, y compris les petites entreprises de quelques salariés", rappelle Ruggero Pizzo. François Thevenot, directeur des ventes de la région France et Europe du Sud au sein du fournisseur de solutions Foxit Software, souligne "la forte mutation qui s'est opérée dans les administrations publiques où la demande est aujourd'hui très forte, tout comme les entreprises dotées de nombreuses informations confidentielles (industriels des domaines chimiques, pharmaceutiques...)." Indépendamment des secteurs, le marché se caractérise par une verticalité de la demande. "Les départements juridiques, de façon générale, sont en grand besoin d'innovations de ce type", illustre-t-il.

D'autres opérations d'automatisation portent sur la dématérialisation des factures fournisseurs, des factures clients, de documents RH tels que les bulletins de paie. Le contexte de confinement lié à la crise sanitaire de la Covid-19 a été un grand problème pour de nombreux petits acteurs de l'industrie notamment, comme le souligne Ruggero Pizzo : "Jusque-là, ils ne s'intéressaient pas à la digitalisation des pratiques, et ont compris à leurs dépens que dans une organisation digitalisée, l'impression, la mise sous pli, l'envoi par voie postale sont des problématiques inexistantes. Ces profils sont désormais de nouveaux clients." Mais dans la jungle des prestataires positionnés sur ce créneau, encore faut-il savoir quelle offre correspond véritablement au besoin exprimé.

Konica Minolta a pris le parti d'étudier une base de 200 de ses clients dans le but de comprendre quel type de solution est le plus approprié en regard de la problématique posée. Consécutivement à cette analyse d'une multitude de cas de figure, les Digi Packs de l'entreprise ont vu le jour. Différents livrables sont alors fournis portant sur le cadrage et la planification du projet dans un premier temps, sur l'outil technologique dans un deuxième temps, et enfin sur la documentation, la formation dispensée et les propositions d'ateliers utilisateurs.