Des tâches en mutation
L'intégration de la signature électronique avec cryptage, le recours aux certificats dans le cadre de l'archivage à valeur probante concentrent une grande partie des demandes, tout comme les modifications de formats PDF destinés visant à assurer la transformation de textes, d'images ou les traitements en vue de leur archivage (PDF/A). La réorganisation de documents volumineux à partir d'outils technologiques suscite également un grand intérêt.
"Dans un dossier juridique, si on veut fusionner différents documents pour constituer un dossier unique, mais en supprimant malgré tout certaines pages, l'opération peut se faire très facilement", illustre François Thevenot.
Alors que les données sont omniprésentes, toujours plus nombreuses et éparpillées dans l'entreprise, la maîtrise des contenus et leur mise à disposition deviennent complexes. " C'est pourquoi les plateformes DAM (Digital Asset Management) intéressent de plus en plus. Elles permettent de centraliser l'accès aux contenus de toute nature. Il peut s'agir de vidéos, d'images, de représentations 3D, de documents textuels associés...", indique Grégory Carlin, au sein de l'équipe produits de l'éditeur de solutions de gestion de contenus numériques Nuxeo.
Une plateforme DAM forme une avancée pertinente pour plusieurs catégories de collaborateurs. Les systèmes en place dans les entreprises se caractérisent souvent par une approche spécifique : les solutions PIM (Product Information Management) sont centrées sur le produit, les applications marketing sont orientées Planning Project. "Il manque ainsi une vue centralisée sur l'ensemble des contenus du système d'information. Ce type de plateforme est voué à jouer le rôle de socle commun pour des acteurs variés, tels que les chargés de sites e-commerce, les collaborateurs du marketing, ou encore les créatifs travaillant sur des séances de shooting. Lorsqu'une photo est utilisée, il importe de pouvoir s'assurer facilement qu'il s'agit du bon élément à mettre au bon endroit, dans la bonne résolution, avec la certitude de disposer des droits de diffusion associés", illustre Grégory Carlin.
Les clés d'une adhésion réussie
Reste à oeuvrer en faveur d'une appropriation effective de ces solutions innovantes par les collaborateurs des différents départements dans l'organisation. Potentiellement, elles impliquent des profils divers ayant des cultures technologiques très variables. "C'est pourquoi il est essentiel de veiller à la manière dont on réalise la réception des documents, les workflows de validation. Même si toutes les entreprises disposent du même type de processus, tous les cas de figure sont uniques. La formation et les ateliers utilisateurs doivent être axés dans ce sens pour véritablement garantir l'adhésion des utilisateurs finaux", assure Ruggero Pizzo. Pour mettre toutes les chances dans le sens d'une adhésion collective, Foxit Software propose la mise en place de "power users", un groupe de 5 et 40 salariés chez le client qui seront mis à contribution par la DSI pour les tests et la diffusion de leur expérience auprès des autres collaborateurs. Le travail en coopération avec la DSI est crucial dans ce type de projet, car celle-ci se retrouve en difficulté si l'outil logiciel est mal adopté.
Focus - Un basculement vers les automatisations intelligentes
À quoi ressemblera la gestion documentaire dans l'avenir à court terme ? Si l'automatisation de tâches élémentaires se démocratise, certains décideurs se projettent déjà sur la prochaine étape de la transformation digitale. Après l'extraction des données, leur classification et leur traitement, les fonctionnalités d'intelligence artificielle ont vocation à créer des règles pour apporter de la pertinence, en apprenant de façon autonome les pratiques et règles à suivre.
"Dans une masse de documents divers à classer, on peut ainsi demander au système de créer des catégories en fonction d'objectifs. La solution distinguera, par exemple, les contrats des avenants, ou séparera certaines pièces comme des RIB, des bons de commande, etc.", explique Ruggero Pizzo. La pertinence dans cette segmentation des données varie bien sûr selon les métiers et domaines d'activité. Dans les compagnies d'assurances, les courriers des clients répondent à des demandes comme des questions simples concernant leur police d'assurance, des inquiétudes consécutives à un sinistre, des insistances virulentes en raison d'une absence de réponses malgré leurs relances. Une intelligence artificielle permet alors de prioriser les réponses en fonction des urgences, du dossier concerné, du ton employé par le client, etc.
Zoom - Accélération du processus
D'autres opérations concernent l'automatisation de la conversion de formats, la modification de la résolution de photos, des vérifications du contrat associé. "Lors de l'intégration d'une image d'illustration au sein d'une offre, le système est en mesure de reconnaître la catégorie à laquelle elle appartient, les déclinaisons possibles, ainsi que la campagne marketing associée. De multiples informations peuvent être préremplies, avec en conséquence une accélération des processus de validation et des prises de décisions. La gestion de la sécurisation relative aux contenus (copyrights, droit de propriété, etc.) en ressort également facilitée ", illustre Grégory Carlin.
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