Le guide d'utilisation des centres d'affaires

Trouver, ailleurs que dans son entreprise, un bureau entièrement équipé pour un ou quelques jours. Telle est l'offre que proposent les centres d'affaires aux professionnels nomades. Ces bureaux existent dans tous les QCA (quartiers centraux des affaires) et ils commencent à apparaître dans les gares et aéroports. À Lyon Part-Dieu, on peut organiser sa réunion à la descente du train (Multiburo), ainsi qu'au Mans (Regus).

La plupart des acteurs de ce marché disposent d'un portefeuille diversifié incluant différentes localisations (qui sont un critère de variation du prix). Le standing est variable selon les centres d'affaires.

Chaque prestation est facturée

Concernant les bureaux, leurs surfaces commencent à 9-10 m² et ils comprennent à minima le bureau avec deux sièges, un poste téléphonique, l'éclairage et la climatisation. Les prix augmentent selon la taille ou encore l'exposition à la lumière du jour. Dans la plupart des cas, il existe une application de réservation en ligne qui permet de retenir un bureau pour sa réunion, même à la dernière minute (attention aux disponibilités pour certaines adresses très demandées). La facture en ligne fait également partie des prestations.

Ici, toute prestation est facturée, y compris l'accès au réseau wi-fi. Même approche concernant les espaces communs : la cuisine équipée est en libre accès mais les boissons ne sont pas comprises dans la location. Autre point à savoir : tous les centres d'affaires facturent leurs services d'impression. Et comme il s'agit d'imprimantes réseaux, renseignez-vous sur la possibilité de contrôler la sortie des documents par un code confidentiel. Enfin, les centres d'affaires peuvent satisfaire d'autres demandes : par exemple Servcorp propose les services d'une assistante bilingue (7 €/10 min), tandis que Regus met à disposition un serveur téléphonique dédié pour sécuriser ses communications (tarif au cas par cas).

Abonnements et forfaits

Pour choisir le meilleur tarif, il importe de savoir si le besoin est ponctuel ou s'il est amené à se représenter. Dans le premier cas, chez Servcorp, le forfait "bureau virtuel" représente 90 € HT par mois, avec une facturation en fonction du temps passé dans un bureau privatif ou une salle de réunion (par jour, heure et même par tranche de 10 min) et de l'accès aux salons d'affaires. Pour une utilisation récurrente, le forfait "bureau virtuel global", à 430 € par mois, inclut quatre jours d'utilisation d'un bureau. Chez Regus, le programme Business world repose sur un abonnement mensuel : pour travailler cinq jours par mois près de la Bourse à Paris, il en coûtera 399 € pour un bureau privé et 239 € s'il est partagé. Ces contrats donnent accès à la réservation de salles de réunion à des tarifs préférentiels. À noter, la possibilité de réserver une salle de réunion en soirée, mais avec une facturation spéciale (coût horaire plus celui du personnel présent sur le site).

Par ailleurs, au moment de la réservation d'une salle, il est indispensable de demander à l'avance la configuration ainsi que les équipements techniques souhaités, certaines n'étant pas équipées pour des visioconférences, par exemple. Enfin, les centres d'affaires ne proposent aucune restauration mais ils mettent une cuisine à disposition (accessible aux clients sans supplément) et peuvent se charger, sans surcoût, de commander des plateaux-repas ou d'indiquer des restaurants à proximité.

Essor du coworking

Les centres d'affaires développent une offre plus accessible et plus souple de bureaux partagés. Chez Multiburo, Le Spot permet, moyennant 270 €/mois (ou 10 €/heure), d'accéder à un bureau en open space durant un mois. Une offre qui séduit particulièrement les jeunes entreprises. Regus a développé une offre de salon d'affaires sans bureau. Les clients s'installent sur des sièges, des fauteuils ou dans des bulles individuelles (Thinkpod). Le wi-fi, le café et l'accès aux espaces communs sont compris (37 €/mois pour un accès national).

Ces espaces partagés sont adaptés au travail individuel mais silencieux. Pour téléphoner, il sera nécessaire de quitter les lieux afin de ne pas perturber les autres coworkers. Enfin, pour travailler en équipe ou pour recevoir un client, aucun espace n'est prévu et il convient de réserver un budget pour la location de salles de réunion.