[Avis d'expert] 5 conseils pour simplifier l'exécution d'un projet

Avoir un contrat, c'est bien (et indispensable)... l'exécuter sereinement, c'est mieux. Un peu comme le mariage entre deux personnes, une fois le contrat signé et les premières semaines passées, les premiers petits problèmes commencent à apparaître. Ce moment est critique et la manière de les gérer donnera la tendance pour le reste du projet, tant côté client que fournisseur. Quelles sont, dès lors, les bonnes pratiques pour garantir le succès du projet ? Comment se concentrer sur la résolution des vrais problèmes ?

La première chose à garder à l'esprit, c'est que des problèmes, il y en aura forcément pendant l'exécution d'un projet. La question n'est pas "si", mais "quand". La capacité des deux parties à s'ajuster, à trouver des solutions est clé. Il faut instaurer un véritable climat de confiance, un partenariat entre les deux parties. Le succès dépendra de cette volonté mutuelle, et peut s'appuyer sur ces cinq conseils pour en simplifier l'exécution.

N°1 : la transparence, dans les deux sens

C'est une condition sine qua none de la réussite du binôme. Masquer les problèmes, ou les minorer, ne les résout pas. Il est crucial de partager les risques et leurs impacts, qu'ils concernent le client ou le fournisseur. Régler ensemble les problèmes, quitte même à communiquer trop souvent, permettra de renforcer ce climat de confiance.

N°2 : le maintien du cadre projet, l'assertivité

C'est-à-dire la capacité à s'affirmer, à défendre ses droits tout en respectant ceux d'autrui : un partenariat fort ne doit pas se transformer en une porte ouverte à tout. Le cadre initial du projet aura tendance à bouger naturellement, sans forcément que les parties ne s'en rendent compte. Il est indispensable que ce cadre soit piloté, maintenu dans une zone acceptable, d'un commun accord. Cela permet d'éviter des discussions interminables sur ce qui doit être fait ou pris en charge par l'un ou l'autre. Quand l'effort est mis dans ces discussions, il ne l'est plus sur la génération de valeur du produit ou service : le fonctionnement n'est plus optimal.

Exprimer ses désaccords en faisant preuve d'intelligence, de pragmatisme et de compréhension est la clé de réussite d'une communication efficace permettant d'avancer. Il ne faut pas chercher à tout prix à convaincre l'autre, mais surtout à le comprendre, tout en exposant sa réalité.

N°3 : communiquer en externe

Un succès se prépare aussi via la communication externe du projet. Il faut créer de l'enthousiasme autour du futur produit/service, expliciter ces apports, comment il va faciliter le quotidien des futurs utilisateurs, les perspectives de revenus, etc. Prendre le temps de définir une stratégie de communication (intervalle, contenus, canal de diffusion) permet de maximiser sa portée.

N°4 : le changement, ça s'accompagne !

Un fournisseur amène très souvent son écosystème avec lui, son approche, ses méthodes, sur lesquels le client n'est pas toujours aguerri - et c'est normal. S'il est fréquent d'avoir un client motivé pour apprendre de nouvelles méthodes, il est tout aussi fréquent que le poids de son organisation soit un frein considérable. L'erreur à ne pas commettre : traiter les sujets techniques comme prioritaire, au détriment de l'humain. Oui, indéniablement, s'il y a un écart technique important entre les souhaits/besoins du projet et des savoir-faire historiques du client, cela va entraîner quelques difficultés. Mais leurs résolutions passeront par la prise en compte de l'organisation humaine, des préoccupations des parties prenantes, par l'accompagnement humain sur les changements à venir, plus que par l'aspect technique pur. Aider les organisations clientes à grandir aux travers des projets est un élément critique de succès.

Par exemple, sur les méthodes agiles, certains clients sont souvent emballés par le concept, mais sans disposer préalablement de connaissances approfondies du sujet. L'accompagnement du fournisseur permettra de gagner en efficience et en réactivité dans l'exécution du projet, notamment sur l'affermissement des spécifications au fur et à mesure, la participation aux instances agiles, ou encore la réalisation de la recette continue.

N°5 : l'avenir, ça se prépare !

L'une des forces des méthodes agiles est la capacité à adapter son produit rapidement en fonction des besoins utilisateurs, de leurs retours, des possibilités de génération de valeurs complémentaires. Tout prévoir au départ est impossible ! En ce sens, il est nécessaire d'anticiper budgétairement, intellectuellement et contractuellement le "lot 2". Cela permet de maintenir le rythme de livraison, la satisfaction utilisateur et par extension le niveau de valeur/revenus générés par votre produit. Et qui de mieux placé que le partenaire pour accompagner le client sur la suite du projet.

Les conseils transmis ici ne sont bien entendu pas exhaustifs. Il existe, au-delà de la simple obligation contractuelle qui incombe (telle que l'exécution de bonne foi, de loyauté de coopération entre les parties) et du bon sens, d'autres leviers de réussite à un projet. Ces cinq facteurs clés de succès - la transparence, l'assertivité, la communication externe, la conduite du changement et l'anticipation - nous ont semblé être les plus pertinents à mettre en avant, car ils relèvent plus d'une posture, de l'humain, que de la technique et leurs bénéfices n'en seront que plus pérennes.

Par Mélanie Spagnuolo Peuf, Founder & CEO d'Achats Consulting - Mélanie monte son entreprise Achats Consulting, en juin 2020, pour accompagner les entreprises dans leurs démarches d'achats projets dans le domaine des travaux, de l'industrie et de l'informatique. Elle bénéficie d'une dizaine d'années d'expérience dans les achats publics et privés.

"En tant qu'acheteur, il ne faut pas embellir la situation ou le projet", explique-t-elle. "Il arrive que nous voulions jouer la carte de l'attractivité ou essayer d'avoir plus de gains financiers en ne faisant pas état des points difficiles. Hors c'est une très mauvaise pratique. Je conseille d'être transparent sur les risques et les points de difficultés relevés, si nous en avons connaissance, et ce le plus tôt possible, idéalement dès la phase de consultation ou d'appel d'offre".

Et

Jérémie Peuf, Project Management Director, Fabernovel. Jérémie Peuf dirige l'équipe pilotage de projets chez Fabernovel. Il accompagne les grands groupes dans la génération de valeur au travers de leurs applications métiers et mobiles.

"Ce que je demande systématiquement à mes project managers/directors, c'est d'être transparent avec nos clients : une difficulté ne peut se résoudre si elle n'est pas partagée, si elle n'est pas pilotée. Le client doit être éclairé sur les impacts pour être en mesure de décider. Une bonne communication est primordiale pour la réussite des projets."