[Tribune] Optimiser son temps de travail malgré les interruptions

Dans un monde où les informations et les moyens de communication sont multiples il n'est pas surprenant que l'on puisse tous être sujets à une perte de productivité. Si de notre point vue l'utilisation du papier (impression, envoi, etc.) peut limiter notre productivité au travail et nous faire perdre notre temps, il existe d'autres coupables. Un sondage réalisé par Salary.com ("Wasting Time at Work") en 2014 rapporte d'ailleurs que plus de 50% des interviewés confessent perdre ainsi plus d'une heure par jour dans des activités sans grand intérêt qui ne sont autres que :

-Les réseaux sociaux (Facebook en tête)
-Le surf sur Internet
-Les interruptions permanentes des collègues
-Les meetings à répétition sans ordre du jour clairement défini
-Les chaînes e-mail sans intérêt... Et sans fin !

Deux ans plus tard ces chiffres ne peuvent être que d'actualité. Mais comment lutter contre toutes ces interruptions pour être plus efficace et dans bien des cas pouvoir rentrer chez soi plus tôt ?

Réduire les interruptions : une question d'organisation et de stratégie

Inutile de couper tout accès aux réseaux sociaux. Près de 10% des personnes interrogées dans le sondage de Salary.com quitteraient leur job si des politiques d'accès à Internet trop restrictives sont mises en place. Certains refuseraient même une offre d'emploi qui régulerait leur accès Internet ! De plus, aujourd'hui, les smartphones, l'accès à l'Internet illimité, le free wifi... sont autant d'obstacles à une restriction de l'usage d'Internet et des réseaux sociaux. Autant laisser tout un chacun s'aérer l'esprit lorsqu'il le souhaite (et en a besoin). Les excès se voient assez rapidement.

Eviter les meetings improductifs. Avec l'appui des managers, il est plus simple de limiter et rendre les meetings plus productifs : définir un ordre du jour clair et précis, amenant l'établissement d'actions à venir par chacune des parties impliquées. Pour décourager les bavards, choisir un horaire de réunion réduit (ne pas dépasser une heure de réunion) ou sur un créneau stratégique (avant le déjeuner, en fin de journée). Autant de moyens qui peuvent assurer des meetings plus concis.

Limiter les échanges d'emails ou les mini interruptions à répétition. Après deux ou trois emails envoyés, après deux questions posées dans la journée, une réelle discussion s'impose. Parler en face à face (ou à distance grâce à des outils de communication dédiés) sur un vrai laps de temps et non en plein milieu d'un dossier. Cela permet de clarifier les non-dits et évite les interruptions permanentes tout au long de la journée.

Optimiser le temps effectivement dédié au travail

Il semble illusoire d'espérer une disparition des interruptions "habituelles" qui ponctuent nos journées de travail. Un café à prendre ? Un commentaire sur les réseaux sociaux ? Un peu de shopping online ? Ces tentations existeront toujours... Il faut maintenant s'adapter et optimiser notre productivité. Et s'assurer que les meilleures conditions de travail sont à notre portée pour travailler de la manière la plus efficace possible. Une des solutions envisageables est l'automation.

Déjà prisée par des nombreuses entreprises elle fournit de bon résultats :

-Plus de 75% des entreprises (DiscoverOrg Survey) ont implémenté un outil de CRM (customer relationship management)

-Plus de 50% (Forbes) un outil d'HRM (human ressources management)

Le marché de l'ERP représente désormais 10 milliards de dollars (ReferenceforBusiness.com).

On pourrait citer encore de nombreux autres exemples réussis d'utilisations de processus d'automation - que ce soit en Cloud ou sur site. Tout cela permet de gagner un temps précieux et d'optimiser notre journée de travail. Bien entendu il existe encore quelques activités qui ne sont pas largement concernées comme le fait de signer un contrat. En effet dans ce cas on en revient à des tâches qui font perdre énormément de temps. Imprimantes, scanners, fax, papier et crayon... Des aller-retours incessants, une perte de temps évidente qui rend la signature de contrat terriblement obsolète.

80% des managers et directeurs perdent jusqu'à une heure par jour à valider et signer des documents (selon FreshBusinessThinking.com). Intégrer de l'automation lors de l'approbation et la signature des contrats ou processus internes devient nécessaire. Car après tout, perdre du temps c'est perdre de l'argent mais c'est aussi perdre un temps que l'on pourrait consacrer à d'autres activités d'ordre personnel en quittant le bureau par exemple...

Par Pascal Colin, Managing Director & VP Sales chez DocuSign