[Tribune] Location d'espaces de travail : et pourquoi pas ?

Optimisation des actifs immobiliers, coworking et location d'espace sur-mesure à la dernière minute... telles sont les aubaines proposées par certaines plateformes qui s'emploient grandement à penser "expérience client" en premier. La mobilité et la flexibilité seraient-elles les clés de la réussite ?

La location d'espaces de travail ou l'optimisation des actifs immobiliers

Selon les enquêtes annuelles de l'Observatoire du management immobilier, l'immobilier représente le deuxième coût le plus important dans le compte d'exploitation d'une entreprise. Près de trois-quarts d'entre elles considèrent que leur stratégie immobilière peut être améliorée. Tandis que près de la moitié n'a qu'une vision fragmentaire de sa situation immobilière. De plus, bon nombre d'entre elles n'ont pas mis en place d'indicateurs et, vont parfois jusqu'à freiner les procédures d'embauches par manque de place.

C'est ainsi que des services de gestion du patrimoine immobilier, souvent également dédiés au bien-être des salariés, voient le jour, et n'hésitent plus à faire appel à des plateformes de location d'espaces de travail. L'objectif principal est clairement affiché : optimiser les coûts liés aux actifs immobiliers en maximisant l'occupation des postes existants et en proposant des espaces de travail temporaires externes à certains collaborateurs lorsque cela est nécessaire. Un dispositif d'autant plus facilité par le développement d'une digitalisation des métiers toujours plus exacerbée au sein des entreprises.

Homeworking, coworking... : un geste écolo et favorable au bien-être

Pollution atmosphérique, pollution sonore, risque d'accidents, stress, temps de trajets parfois très longs... le trajet domicile-travail n'est pas toujours une sinécure pour les collaborateurs. Selon l'Institut d'Aménagement et d'Urbanisme (IAU) d'Île-de-France, un francilien perd en moyenne une heure et demie par jour dans les transports pour se rendre à son lieu de travail. Ce qui équivaut tout de même à 330 heures perdues sur une année, sans compter les déplacements professionnels eux-mêmes.

Même si les coûts liés aux temps passés dans les transports ou aux retards des salariés sont aujourd'hui difficiles à chiffrer, il n'en demeure pas moins que ces déplacements ont un impact négatif réel sur leur productivité. Le homeworking ou télétravail, même partiel, constitue bien sûr l'une des réponses les plus simples à cette problématique. Mais il n'est pas toujours aisé de s'isoler chez soi, surtout que la place peut également manquer.

Là aussi, la location ponctuelle d'espaces de travail peut s'avérer pertinente : un RDV à l'autre bout de la ville ? Plutôt que revenir au bureau et perdre une heure dans les transports, mieux vaut louer à la volée un bureau équipé dans l'espace locatif le plus proche. Et c'est une heure gagnée tant pour l'entreprise que pour le bien-être du collaborateur. Le principe est bien sur le même en cas de difficultés dans les transports ou de rendez-vous en province...

Un marché qui s'organise : plateforme de booking, d'espaces de travail, services complémentaires lors des réservations, offres last minute...

En matière de location ponctuelle d'espaces de travail, les possibilités sont nombreuses : bureaux individuels privés, bureaux partagés, coworking, salles de réunions, salles de formations et de séminaires... Une offre "très atomisée" qu'il n'est pas toujours simple de gérer pour les entreprises lorsqu'il s'agit de trouver un desk ou une salle de réunion pour leurs collaborateurs en situation de mobilité. C'est pour cela que les plateformes se révèlent être de véritables comparateurs d'offres et de prix très efficaces. Chacun peut désormais trouver en quelques clics le service qui convient le mieux à ses besoins et son budget, alors qu'auparavant des utilisateurs temporaires ne trouvaient pas facilement d'espaces réservables en ligne.

A l'inverse, des entreprises proposent elles-mêmes la location de bureaux ou de salles pour amortir leurs coûts immobiliers. Ces "providers", dont les espaces ne sont pas totalement remplis, donc pas rentabilisés, peuvent même décider de louer à la dernière minute et être mis en relation avec des utilisateurs "seekers" au tout dernier moment.

Pour faire se rencontrer ces deux besoins, des plateformes de mise en relation existent désormais. L'idée est de s'inspirer du principe des sites de réservation de voyages, de chambres d'hôtel ou de nuitées chez l'habitant tels Booking ou encore Airbnb, et l'appliquer au marché de la location d'espaces de travail et de salles de réunion.

Ces nouvelles offres collaboratives ont le mérite de simplifier grandement la vie des entreprises, et surtout des collaborateurs, qui ont l'assurance de trouver un espace disponible et de s'y rendre dans la foulée. D'autant plus qu'il n'est pas toujours facile de savoir, plusieurs jours à l'avance, que l'on aura besoin d'une salle de travail tel jour, à telle heure, dans tel lieu.

Un besoin de souplesse d'un côté, et d'optimisation des taux de remplissage de l'autre, qui n'a pas échappé à ces nouveaux acteurs de la location d'espaces, qui proposent désormais des offres parfaitement adaptées aux nouveaux modes de travail, plus digitaux et flexibles que jamais.

Entreprises, utilisateurs "seekers" ou loueurs "providers", tout le monde y trouve son compte.