[Tribune] Gagner la guerre du papier : un nouvel enjeu pour les entreprises!

Quelle que soit sa taille, toute organisation est continuellement confrontée à l'invasion du papier. Ces dernières années, des efforts considérables ont été déployés pour réduire et gérer au mieux la masse de papier dans l'entreprise. Mais si la numérisation des documents stockés dans les salles d'archives, voire les armoires, est aujourd'hui bien entrée dans les moeurs, le traitement des documents papier entrants (courriers, factures, contrats, etc..) l'est beaucoup moins.

Initiatives " sans papier " : les principaux freins et obstacles rencontrés

Aujourd'hui, on le sait, l'amélioration des résultats et de la performance passe par une stratégie "zéro papier". Or, les trois principaux leviers d'amélioration permettant d'éliminer le papier au sein des organisations (salle de courrier numérique, processus sans papier et capture mobile) peinent à s'imposer dans la majorité des entreprises. En effet, selon une étude "comment gagner l'enquête du papier" de l'association AIIM* , seulement 10 à 20% des entreprises affirment aujourd'hui avoir intégré l'un de ces leviers dans leur stratégie globale.

Toujours selon l'étude menée par AIIM, si réduire le volume de papier fait partie des campagnes en cours dans 3 entreprises sur 4, seules 24% ont réellement mis en place une règle concrète ou un principe spécifique de " chasse au papier ".

Alors, pourquoi sommes-nous encore esclave du papier ?

Un premier élément de réponse peut être trouvé au coeur même de l'entreprise.

Il s'agit d'abord des réserves exprimées par certains salariés quant à l'impact que pourrait avoir un tel changement sur leurs habitudes de travail, voire même par crainte d'une réorganisation de leur activité. D'autre part, il n'est pas rare que les directions ne soient pas particulièrement favorables à ce genre d'initiatives, s'attachant davantage aux éventuelles contraintes plutôt qu'aux bénéfices. Ainsi, les services juridiques sont souvent les plus réticents à la numérisation principalement de part les problématiques soulevées par l'absence de signature physique.

En revanche, les cadres de direction, les responsables financiers et RH sont plus favorables à la numérisation totale des documents papier. Il est donc primordial de pouvoir les sensibiliser en premier lieu et de faire en sorte qu'ils accompagnent les autres salariés dans cette conduite du changement.

Dans leur guerre contre le papier, un grand nombre d'entreprises ont déjà recours à la numérisation des documents. Mais, selon AIIM, seulement 13 % d'entre elles utilisent un système de reconnaissance optique de caractère (ROC) pour extraire les données du document ou du formulaire et améliorer ainsi leur traitement et leur exploitation. Un pourcentage qui, toujours selon AIIM, devrait augmenter dans les mois à venir.

Mais tout ne doit pas uniquement reposer sur la solution logicielle choisie, même si celle-ci est la plus intelligente et la plus performante possible. L'initiative " sans papier " visant à améliorer la performance organisationnelle au sens large, doit être menée à tous les niveaux de l'entreprise. Dans cette optique, différentes actions complémentaires pourront être menées, à savoir :

- remettre en question les vieilles " croyances " selon lesquelles le papier est indispensable pour des raisons de conformité légale.

- auditer les processus actuels utilisant la numérisation et les workflows électroniques afin de vérifier qu'ils exploitent au maximum le potentiel des solutions de ROC et de capture de données et qu'ils sont bien intégrés aux processus clés de l'entreprise.

- empêcher le papier d'entrer dans les bureaux en positionnant un système centralisé unique et puissant immédiatement à la sortie de la salle de courrier numérique et assurer une conversion au format électronique la plus rapide possible.

- faire appel à un consultant spécialiste en externalisation des processus documentaires en cas de besoin

Avec tous les différents processus que l'on peut observer au sein d'une entreprise, la route vers des " bureaux sans papier " est encore longue. Si le papier ne pourra jamais disparaitre totalement des organisations, instaurer des politiques de réduction de son utilisation peuvent donner lieu à des premiers résultats prometteurs et ce quel que soit le département concerné.

*AIIM est une association à but non lucratif consacrée au développement, à la croissance et au soutien de la
communauté des professionnels de l'information.