Quel mobilier de bureau à l'heure du flex office ?

Les Dunes, à Val-de-Fontenay pour la Société Générale, le nouveau siège de Danone boulevard Haussmann ou encore les bureaux de Deloitte dans la Tour Majunga, à La Défense... Toutes ces entreprises ont sauté le pas et sont entrées dans l'ère du flex office, soit la disparition progressive voire totale du bureau partagé. "Les entreprises sont en attente de plus de flexibilité et d'agilité. Et cela se répercute sur le mobilier. L'idée est donc de pouvoir créer des espaces dans l'espace avec un mobilier modulable, à la manière des décors que l'on change dans les comédies musicales..." explique Ghislain Grimm, directeur workplace solutions de Colliers International France, cabinet de conseil en immobilier d'entreprise.

Le concept de bureau fixe se réinvente sans cesse et les fabricants de mobilier suivent la tendance. Pour ces derniers, l'idée est de pouvoir transformer à l'envi des espaces de bureau en espace de réunion ou de formation sans pour autant investir dans du mobilier coûteux spécifique à chaque activité.

"Le salarié devient "utilis-acteur" de son environnement"

Le fabricant Kinnarps a bien compris la tendance et propose Nexus, une gamme de plans de travail multifonctionnelle facilement configurable, modulable et personnalisable grâce à son système baptisé "Flexrail". Ce dernier se compose de trois rails de fixation permettant d'installer ou de désinstaller aisément des accessoires sans aucun outil. Cette gamme permet de passer d'un bureau individuel à un espace plus collectif dédié à un projet ou à des réunions d'équipe. Et les postes sont raccordables, ce qui permet de créer facilement de plus grandes surfaces de travail contiguës (côte à côte ou en vis-à-vis). De son côté, pour répondre à cette tendance du flex office, Majencia lance sa gamme eKlipse, dessinée par Vincent Rouillard. "Le salarié devient "utilis-acteur " de son environnement", explique Vincent Gruau, p-dg de Majencia. Sans grand effort et grâce à des roulettes disposées sous les bureaux et les cloisons, le salarié peut reconfigurer à l'envi son espace de travail. Pour cela, il suffit de pousser une cloison, retourner le bureau... et de faire d'un espace de travail un espace collaboratif ou inversement. La gamme eKlipse promet jusqu'à sept usages différents.

Du mobilier modulaire

Le mobilier devient modulaire. Exemple avec les équipements de la salle VIP du groupe Canal +, une salle modulaire de 116 m² aménagée par le cabinet Moore, spécialisé dans le conseil et l'aménagement dans le tertiaire. Celle-ci peut ainsi, tour à tour, devenir une salle de projection, avec des estrades devant un écran, une salle de formation grâce aux assises et tables basses et une salle "événementielle", avec l'ensemble du mobilier annexé dans le fond de la pièce. Le mobilier retenu est donc léger et facilement déplaçable. Les estrades sont rétractables, pour un rangement facilité, les assises et tables basses sont sur roulettes et empilables.

On y trouve un modèle d'estrade Beatbox du finlandais Martela qui permet de créer des ­configurations "auditorium" pouvant être utilisées pour des réunions ou du travail d'équipe. Facilement déplaçable grâce à ses roulettes, il est idéal pour les reconfigurations fréquentes. Ses gradins télescopiques permettent de le stocker aisément. Côté assise, Canal+ a choisi des poufs empilables "Hyde" de l'anglais Assemblyroom conçus dans une mousse spéciale qui rend l'assise confortable, tout en restant léger et très facile à transporter. Empilables jusqu'à quatre, ces assises polyvalentes sont une nouvelle façon de penser les espaces informels.

Et toujours les casiers et les box...

Si les assises sont empilables et plus facilement transportables, les cloisons plus mobiles, le mobilier classique spécifique à ce type d'aménagement de bureau persiste. Ainsi, les systèmes de casiers et les box de réunion se renouvellent et adoptent de nouvelles technologies. C'est le cas des casiers "the Wall" du finlandais

Martela choisis par le cabinet d'audit Deloitte dans ses nouveaux locaux de la Tour Majunga, à La Défense. Ce système de rangement intelligent est contrôlé par un ordinateur central, les utilisateurs peuvent le consulter pour trouver un casier disponible ou en réserver un. Les casiers fonctionnent avec de nombreux systèmes de fermetures comme les badges d'accès d'une entreprise, un code ou une carte RFID. Le module est disponible en hauteur de trois à quatre casiers et en longueur de deux à sept casiers. Dans les bureaux, des box sont disséminées ça et là pour préserver l'intimité d'une réunion ou d'un coup de fil comme avec la cabine O de Framery distribuée par Moore. Ce box au design d'ancienne cabine téléphonique est équipé d'une tablette avec connectiques et d'un tabouret ou d'une assise fixe. La cabine dispose d'un système de ventilation et d'un éclairage à led avec détecteur de présence et un système d'enceintes hi-fi peut être intégrée à l'intérieur en option. Les couleurs des parois intérieures et extérieures ainsi que les accessoires sont personnalisables à la demande. Jusqu'à fin 2016, un millier de collaborateurs issus de cinq groupes de métiers de Deloitte ont expérimenté cinq configurations différentes d'aménagement de bureaux. À l'issue de cette opération hors normes jamais réalisée par une entreprise à une telle échelle, l'ensemble des 3 500 salariés venus de Neuilly-sur-Seine s'installeront à l'été 2017 sur les 19 étages de la tour.

Ne pas oublier l'ergonomie

"Les façons de travailler changent comme avec le flex office et ce n'est pas une ­mauvaise chose. Si la mobilité est bien traitée les efforts faits sont bénéfiques sur la santé car le corps humain est fait pour bouger et non être statique", explique Santiago Pardo, ergonome consultant chez Humanscale. Pour le spécialiste, il s'agit de bien faire attention à l'ergonomie du siège de travail dans cette notion de flex office et de concentrer les efforts sur ce type de mobilier. La raison ? "Trois à quatre personnes peuvent utiliser le siège. Il faut donc ­simplifier les réglages quasi instantanément car on observe trop souvent, dans les espaces de coworking, des sièges de cuisine ou de jardin mais ce n'est pas la bonne solution", résume-t-il. Pour ce type d'aménagement tertiaire, les conseils d'un ergonome sont primordiaux, selon lui. "L'ergonomie ne doit pas être vue que pour soigner et pour régler les problèmes de troubles musculosquelettiques. Elle ne doit pas être considérée qu'en phase curative mais doit être sur la phase préventive."

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"Nous avons pris le parti de standardiser les postes de travail et de faciliter la connectivité"

3 questions à Jean-Marc Castaignon, directeur de l'immobilier du groupe Société Générale

• Pourquoi le choix du flex office? Quelle différence avec le "nomadisme"?

Le choix du flex office est le résultat d'une démarche de coconstruction avec les collaborateurs, en amont de l'emménagement des équipes aux Dunes. En effet, la proposition du flex office a été abordée pour la première fois lors d'une réunion du comité utilisateurs (représentant les équipes amenées à emménager aux Dunes). Le flex office a fait l'objet d'une période d'expérimentation en mode test & learn de quelques mois à La Défense, en amont de l'implantation de ce mode de travail aux Dunes. Le principe est simple: il y a un poste de travail par collaborateur travaillant sur le site. En revanche, il n'y a pas de bureau attribué. Le collaborateur est équipé d'un poste de travail mobile qui lui permet de travailler à l'endroit de son choix (au sein de son équipe, dans un autre bâtiment des Dunes, dans un espace collaboratif avec d'autres collaborateurs en mode projet).

Le flex work repose sur un environnement dynamique de travail. Il repose à la fois sur le partage des bureaux - pour encourager la mobilité - , à la fois sur l'autonomie et le télétravail - pour améliorer la qualité de vie au travail. Il accroît la performance collective, en favorisant la circulation de l'information, la génération et l'échange d'idées, la reconfiguration des espaces en fonction de l'activité et le fonctionnement en mode projet.

• Quel est le ratio des postes attribués par rapport aux postes non attribués? Est-ce la même politique pour tous les métiers de l'entreprise?

À l'exception d'une dizaine de postes attribués pour des raisons médicales, aucun poste de travail dans les Dunes n'est nominatif. Ce principe s'applique à l'ensemble des métiers du site.

• Quels choix de mobiliers pour ce type d'aménagement ?

Pour faciliter et encourager la mobilité tout en ayant la même expérience utilisateur quel que soit son emplacement sur le site, nous avons pris le parti de standardiser les postes de travail et faciliter la connectivité. Pour qu'ils soient adaptés à tous, nous avons choisi des postes de travail "assis-­debout" motorisés pouvant être réglés à la hauteur que l'on souhaite ; un fauteuil de travail ergonomique, confortable et réglable très facilement et rapidement. Pour ce qui est de la connectivité, les postes de travail sont tous équipés d'un câble USB3 qui relie le laptop à un écran 27 " , le clavier, la souris et le réseau social interne du groupe. Lorsque le collaborateur n'est pas connecté en filaire, le laptop bascule automatiquement sur le réseau wi-fi sécurité lui permettant de continuer à travailler partout sur le site. Le téléphone a été dématérialisé en softphonie (Skype) et a été déployé pour l'ensemble des collaborateurs du site. En complément des rangements collectifs et vestiaires, du rangement individuel a été mis à disposition pour permettre au collaborateur de stocker ses affaires de travail personnelles: un casier individuel à code attribué à chacun est mis à disposition ainsi que des casiers de passage sur chaque niveau. Le flex work nous permet notamment d'optimiser la surface nécessaire pour le travail individuel, ce qui nous a permis de doubler la surface allouée aux espaces de travail collaboratif l'amenant à 30% de la surface bureaux totale. Des espaces de travail individuels alternent avec des espaces de convivialité et de détente, silencieux et propices à l'échange informel, ainsi qu'à des salles de réunion connectées.

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