Fournitures : comment lutter contre le pillage en interne

La cleptomanie au travail serait-elle monnaie courante ? Sans aucun doute. Cependant, " le phénomène se révèle moins fréquent qu'il y a cinq ou dix ans. Il a pu être en partie canalisé par un meilleur contrôle des dépenses et la mise en place d'outils informatiques ", constate Anne-Marie Guillemoteau, associée chez Effixens, cabinet de conseil en achats et logistique.

Ainsi, l'arrivée du numérique a naturellement engendré une baisse de l'utilisation des petites fournitures de bureau, comme les cahiers ou les gommes. Et cela a inéluctablement entraîné une compression des commandes. " Le pic de vols que l'on enregistrait entre juillet et septembre est moins fort qu'auparavant. Peut-être parce que les ­références sélectionnées répondent-elles moins aux besoins des rentrées scolaires des enfants ", avance Anne-Marie Guillemoteau.

Les motivations de ces pillages en interne sont multiples : combler un stock domestique à moindre frais, diminuer sa facture au moment de la rentrée des classesde ses enfants, signifier un mécontentement ­vis-à-vis de la direction, etc.

Stylos, crayons ou encore Post-it constituent les cibles privilégiées de ces dérobeurs d'un jour, qu'ils agissent intentionnellement ou non. " Prendre un stylo neuf dans le stock est souvent plus rapide que de perdre du temps à fouiller dans ses propres tiroirs ", admet Abdelilah Chaoui, chargé de communication chez Bureau Vallée, enseigne de distribution en libre-service de fournitures.

Une fraude difficile à évaluer

À présent plus étalée dans le temps, la fraude interne n'en reste pas moins difficile à évaluer. " Les directeurs achats ne réussissent à en prendre la mesure qu'avec la pratique d'inventaires réguliers. Lesquels se font rarement sur cette catégorie de produits, car cela prend du temps de compter toutes les références stockées. Surtout si l'entreprise a pour habitude d'effectuer des commandes groupées ", constate Thierry Grimonprez, directeur réseau et développement chez Bureau Vallée.

Des méthodes préventives peuvent être mises en place pour contrer ces pillages internes. Elles sont à déterminer selon les frais qu'elles occasionnent, le volume des vols et la culture de l'entreprise.

Le plus souvent, " les collaborateurs ne mesurent pas l'importance de leur geste, avance Thierry Grimonprez. Leur démontrer l'incidence de leur consommation de fournitures sur la rentabilité financière du groupe voire sur la détermination des primes de fin d'année est une façon opportune et concrète de les convaincre. "

Cela peut se traduire par une séance de sensibilisation appuyée par des chiffres marquants, comme le budget annuel des petites fournitures au regard du chiffre d'affaires dégagé. Ce discours de sensibilisation peut aussi se fonder sur des arguments environnementaux, particulièrement si l'entreprise a défini une politique RSE pour réduire son empreinte carbone.

Limiter les stocks

S'approvisionner en grande quantité contribue, d'une certaine manière, à augmenter les pillages de petites fournitures, surtout si le stock est facilement accessible au personnel. Ainsi, dérober un cahier lorsque la pile est bien garnie est effectivement plus aisé et moins visible que lorsqu'elle ne compte que deux ou trois exemplaires.

De même, si une personne est en charge des fournitures, elle peut être moins regardante dans ses dotations lorsque les volumes restants sont conséquents. " Acheter des produits en vrac constitue un moyen de diminuer le stock et d'améliorer la gestion ", résume Abdelilah Chaoui.

Limiter les stocks, en calculant un seuil minimal pour chaque produit, est également une mesure à envisager, " d'autant qu'elle réduit le temps dédié aux inventaires ", ajoute Thierry Grimonprez. De même, il convient d'éviter les promotions incitatives. " Le salarié en charge de la commande peut être tenté de commander plus que nécessaire, appâté par le cadeau offert passé un certain montant ", met en garde Thierry Grimonprez.

Se cantonner à des références basiques est également recommandé pour limiter les tentations. " Un stylo est avant tout un outil de travail et non un gadget ", rappelle Abdelilah Chaoui.

Idéalement, les fournitures de bureau sont stockées dans un local dédié. Pensez à investir dans des armoires qui ferment à clé pour les ranger. Cela implique de nommer un responsable fournitures, voire un suppléant en cas d'absence. " Il peut choisir de ne distribuer les fournitures qu'une à deux fois par semaine à heure fixe, afin de ne pas être dérangé en permanence ", explique Thierry Grimonprez.

Autre possibilité : affecter une dotation initiale à chaque collaborateur, complétée au besoin et tracée dans un reporting. " Ce suivi aide aussi à identifier les salariés qui "perdent" le plus de matériel tout au long de l'année ", signale Thierry Grimonprez.

Autant de petits gestes anodins qui peuvent permettre de réduire la facture des services généraux...